Контроль перемещения бумажных документов использованием сканеров штрих-кодов

При увеличении роста компании, увеличивается бумажный документооборот и тем тяжелее отслеживать местоположение оригиналов документов и все чаще происходят потери документов. К сожалению, по тем или иным причинам, компании не могут перейти на полностью безбумажный документооборот.

–Поэтому важной задачей, стоящей перед компаниями, является определение местоположения оригинала бумажного документа, на котором проставлены все правоустанавливающие подписи. Важность такого документа неоспорима, так как  он может в дальнейшем служить доказательством, например, в суде.

Использование стандартных средств систем электронного документооборота решает эту задачу, но имеет и ряд минусов:

●    необходимо вводить в систему детальную информацию о месте нахождения документа (при этом часто совершаются ошибки);

●    необходимо наличие на местах получения документов (подразделениях) ПК для занесения информации о перемещении;

●    необходимо сверять бумажные и электронные варианты документов.

Использование технологии штрих-кодирования для регистрации и отслеживания местоположения бумажных документов значительно упрощает эту задачу. Огромным плюсом выбора метода штрих-кодирования является оперативность получения информации, уменьшение затрачиваемого времени и удобство занесения информации, но все это сильно зависит от выбранного варианта решения и существующих ограничений.

Схемы регистрации и работы с документами могут быть построены в организациях разными способами, в том числе с использованием единого центра для первичной регистрации и сканирования, курьеров для доставки до автоматизированных и неавтоматизированных подразделений и сотрудников.

В любом случае требуется более детально рассмотреть требования, чтобы выбрать подходящий вариант решения задачи:

1. Мобильный сканер с wi-fi.

Данное решение имеет ряд преимуществ: работа через стандартную сеть wi-fi (которая в большинстве организаций уже есть и настроена); легкость устройства; минимальное количество требуемых устройств (так не привязаны к стационарной базе); современная ОС для мобильного устройства (позволяет разрабатывать на языках высокого уровня).

К минусам данного подхода можно отнести дорогостоящие оборудование, а именно сканеры (средняя стоимость варьируется от 1100$ до 1500$); потребуется значительная разработка, так как у сканеров имеется собственное серверное ПО, с которым потребуется взаимодействовать.

2. Мобильный сканер с Bluetooth.

Данный подход отличается тем, что не требует значительной доработки системы из-за того, что работает как стационарный сканер, только без проводов на довольно-таки большое расстояние около 40-50м. Стоимость оборудование немного меньше, чем мобильного сканера wi-fi.

Минусом является то, что сканер привязан к своей базе и связь с базой должна осуществляться относительно в прямой видимости. База подсоединяется к ПК, соответственно потребуется его наличие вместе с приложением системы для каждой базы, что потребует скорей всего дополнительных лицензий системы. Радиус действия подобных сканеров велик, но если компания занимает несколько просторных этажей, то ей точно приобретать все это оборудования и лицензии на каждый этаж, а возможно и в нескольких экземплярах.

3. Мобильный телефон с поддержкой wi-fi, встроенным фотоаппаратом и ПО на Java для распознавания штрих-кодов.

Данный подход по сравнению с п. 1 отличается только в сниженной стоимости оборудования (500-900$). Так же возможно увеличение времени на сканирование штрих-кода, так как целевое назначение фотоаппарата не сканирование штрих-кодов.

Из опыта известно так же, что скорость сканирования сильно зависит от освещенности, от дрожания рук и от способности камеры к автофокусировке. При плохом освещении камера телефона не может «прочитать» код, в отличие от сканеров шрих-кодов, которые сами себе подсвечивают сканируемую поверхность и не нуждаются в фокусировке, как таковой.

4. Ноутбук (планшет) с wi-fi и сканер штрих-кодов.

Данный подход имеет преимущество в стоимости оборудования, около 500-700$ за ноутбук (планшет) и 30-70$ за сканер. Основным минусом является вес оборудование, которое потребуется носить и удобство использования.

5. Накопительный сканер.

В этом варианте стоимость разработки значительно снижается и оборудования не высока, но возникают трудности с актуализацией информации и с логикой работы при фиксирование перемещения документов в случае ошибочного ввода.

6. Стационарные точки сканирования штрих-кодов, например, в каждом здании и на каждом этаже.

Данный вариант является абсолютно стандартным, плюсы и минусы его очевидны.

Значительные преимущества использования новой технологии всегда влекут за собой определенные затраты, а именно на доработку решения и налаживание взаимодействия между незнакомыми устройствами, но как говориться: «за комфорт и оперативность получения информации приходиться платить больше».

При выборе решения необходимо руководствоваться многими критериями, например, если небольшая компания, которая территориально охватывается wi-fi, то самый удачный вариант, на мой взгляд - это сочетание мобильного сканера с wi-fi для сотрудников передающих документы (для курьеров, например) и стационарные точки сканирования для сотрудников обрабатывающих документы. 

Оригинал записи опубликован на DIRECTUM Club