Лайфхак от разработчика: как безопасно сэкономить при покупке ПО

Итак, вы провели большую подготовительную работу, выяснили потребности компании в цифровизации бизнес-процессов, составили список необходимой функциональности, изучили рынок и выбрали самую оптимальную для вас систему. Но ее стоимость выходит за рамки запланированного бюджета.

Что делать? Найти средства, урезав бюджеты других стратегических проектов или отказаться от части функциональности? Ни то, ни другое! При покупке системы можно сократить расходы, если с умом подойти к размещению ПО, его доработкам и услугам внедрения.

Экономим на размещении ПО

Многие поставщики ПО предлагают два варианта размещения:

• локальный (On-premise) — программа устанавливается на ваш сервер.

При покупке системы в локальном варианте поставки покупатель получает бессрочное право использования купленной версии. Новые версии системы приобретает со скидкой.

• облачный (SaaS) — система разворачивается на мощностях поставщика.

Такой формат называется «подписка». Это ежегодная небольшая оплата за использование программного обеспечения.

Облачные решения на старте цифровизации — более экономичны. Например, Directum Lite в облаке в первые годы обойдется дешевле, потому что не нужно закупать дорогостоящее оборудование и оплачивать его обслуживание.

В долгосрочной перспективе, на горизонте 5 лет, стоимость владения облачным и локальным ПО может выровняться.

Размещение системы в облаке экономит примерно 30% бюджета

Снижаем цену на доработках

Если разработчик предлагает вам ПО со стандартной функциональностью, без доработок под индивидуальные особенности вашего бизнеса, не отказывайтесь! Как мы уже не раз говорили, это самый выгодный и эффективный вариант, который «закрывает» самые необходимые потребности. Система Directum Lite c базовыми возможностями начинает приносить результат уже через 2-3 месяца после установки.

А модификация включает в себя не только разработку новой функциональности, но и адаптацию под обновления системы, более дорогое обслуживание и больше времени на внедрение. Это дополнительные и немаленькие затраты.

Стандартная функциональность снизит стоимость внедрения от 50% до 200% (цифра зависит от планировавшихся доработок)

Уменьшаем ценник за счет услуг внедрения

Внедрение — это работа в несколько этапов:

• установка ПО на сервер (в случае локального размещения);
• функциональная настройка системы под процессы бизнеса;
• обучение администраторов и пользователей;
• тестирование настроенных возможностей;
• поддержка в промышленной эксплуатации.

Если у вас компания сегмента СМБ, в которой менее 200 пользователей, вы покупаете систему со стандартной функциональностью и у вас в штате есть опытный ИТ-специалист, то часть работ он может взять на себя. Это:

• установка ПО на сервер;
• обучение пользователей;
• консультационные ответы на вопросы коллег;
• точечная донастройка системы под изменения бизнеса.

Чаще всего ИТ-специалист является и администратором системы. Но если должность сотрудника ИТ у вас не предусмотрена, важно кому-то поручить обязанности по администрированию ПО. Если программа работает на no-code-платформе, то для этой роли подойдет любой сотрудник с критическим и логическим мышлением.

Какие услуги поставщика обязательны при первом внедрении ПО:

• настройка ПО. Но если в системе будут работать до 25 пользователей, то настройку системы можно передать вашему ИТ-специалисту;
• обучение администратора. Он сможет самостоятельно решать многие вопросы;
• несколько часов консультаций на первые 3 месяца для администратора.

Самостоятельное проведение некоторых этапов внедрения уменьшит стоимость ПО до 80%

Экономия на покупке программного обеспечения — это не только вопрос выбора между облаком и локальным размещением, но и грамотного подхода к внедрению и сопровождению. Важно заранее оценить свои ресурсы и возможности, чтобы минимизировать затраты. Не забывайте, что обучение администраторов и пользователей — это инвестиция в будущее вашей компании, которая поможет избежать дополнительных расходов на сопровождение системы.