Кто главный по документообороту: бюрократия или бизнес?

В любом проекте важно правильно определить спонсора: найти в организации заказчика человека, который занимает достаточно высокий пост и понимает, какую пользу можно получить от внедрения новой технологии. Это применимо и к автоматизации документооборота. Индустрия СЭД сегодня пробует переориентироваться с традиционной автоматизации делопроизводства на более широкий спектр задач. Процесс объяснимый: деньги там, где центр прибыли. Обычный документооборот всегда считался центром затрат – а финансирование затратных проектов вызывает меньше энтузиазма у руководства.

Исторически внедрение СЭД шло через управление делами. Сегодня этот ресурс близок к истощению, как угольные пласты в Донбассе. Регистрация документов и контроль исполнения в электронном виде есть практически у всех. Последнее ралли на этом рынке пройдет под флагом развертывания СМЭВ и МЭДО – и внедрения электронных госуслуг. Однако это уже не острие технического прогресса, а подтягивание отстающих хотя бы до среднего уровня.

Управление делами или канцелярия – наш главный оплот?

Для бизнеса (если это реальный бизнес, а не полугосударственная бюрократическая структура) классическая СЭД не слишком интересна. Конечно, все поставщики СЭД могут предъявить весьма внушительные списки клиентов из бизнеса, но масштаб проектов СЭД все-таки несопоставим с расходами на внедрение ERP. Если в бизнесе классическая СЭД и используется, то в основном для автоматизации аппарата руководителя и работы делопроизводителей в подразделениях. Это объясняется тем, что управление делами имеет ограниченный взгляд на бизнес-процессы своей организации и поэтому не может поставить достаточно амбициозные цели проекта, увязанные со стратегией компании.

Поставщикам СЭД стоит пересмотреть свою ориентацию на управление делами

Наверное, поставщикам СЭД стоит пересмотреть свою ориентацию на управление делами как на основного функционального заказчика, если они намерены выйти на более широкий рынок. Пора честно признать: автоматизация корпоративной бюрократии имеет мало общего с автоматизацией реальных бизнес-процессов.

Кому выгодно?

Согласно латинской поговорке qui prodest (кому выгодно?), всегда надо искать того, кому это выгодно. Внедрение СЭД тоже может быть полезно, если позволит бизнесу сократить издержки и (или) уменьшить риски. Нужно только правильно идентифицировать людей в компании, которые заинтересованы в улучшении работы с документами. К сожалению, это не всегда легко сделать, потому что бизнес относится к СЭД шаблонно и часто не видит других применений данной технологии, кроме как для решения общих задач документооборота. А на самом деле потенциал СЭД/ECM гораздо мощнее.

Огромный пласт документов, которые требуют самого пристального учета и внимания, связан с проведением различных бизнес-транзакций, как то выставление и оплата счетов, отгрузка товаров и прочее – так называемая первичка. Обычно эти документы сразу попадают в линейные подразделения, а затем в бухгалтерию и там обрабатываются, причем чаще всего вручную, без всяких ECM. По количеству документов поток финансовой "первички" значительно превосходит "входящие-исходящие" в любой бизнес-структуре, но до сих пор эта задача была вне поля зрения поставщиков СЭД.

Бизнес-процессы, построенные на использовании бумажных документов, катастрофически тормозят движение денег и товаров, и следовательно – уменьшают прибыль. К тому же с "исходников" снимается большое число копий – часто просто на всякий случай, чтобы были под рукой, а вовсе не исходя из требований законодательства. Это еще больше удорожает сам процесс.

Казалось бы, ответ на вопрос, кому выгодно автоматизировать обработку финансовых документов, очевиден: это акционеры и топ-менеджеры, чей доход зависит от общих результатов хозяйственной деятельности компании. Но пока мы не видим массового внедрения технологий СЭД в интересах бизнеса, а не бюрократии.

"Для успешного проекта нужен внятный бизнес-заказчик с понятными целями, и СЭД/ECM – не исключение", – размышляет Александр Ольхов, менеджер по развитию бизнеса продуктовой линейки SAP ECM Suite в САП СНГ. Следует оптимизировать процессы бизнеса предприятия в целом, а не отдельных его участков, уточняет эксперт.

Что мешает проникновению СЭД в бизнес?

Как всегда, основная проблема – коммуникации. Разработчики СЭД все еще говорят языком бюрократии, а не бизнеса. Бизнес же привык общаться с консультантами и специалистами по BPM, которые многие вещи делают правильно. За одним исключением: обычно у них, по сравнению со специалистами в СЭД/ECM, мало практики работы с большими потоками документов.

Ведь если подходить к задаче комплексно, нужно решать не только оперативные вопросы оптимизации бизнес-процессов, но и задумываться о политиках доступа, организации хранилища документов, а также о своевременном их уничтожении.

Все это вполне типично для проектов по автоматизации документооборота, и данный опыт был бы полезен для решения более широкого круга бизнес-задач. К тому же, по мнению экспертов, в бизнес-сегменте следует ждать увеличения числа "тяжелых", комплексных программных продуктов.

"В ближайшее время стоит ожидать появления на рынке СЭД серьезных продуктов, основанных на технологиях ЕСМ и ориентированных на применение в бизнесе, – уверен Александр Бейдер, директор по развитию бизнеса компании Terralink. – Широкий рынок применения подобных решений обеспечивается их открытостью и масштабируемостью, а также поддержкой интеграции с сетями крупнейших российских провайдеров услуг передачи документов".

Сначала нужны законы, потом – технологии

Важным стимулом развития СЭД является работа государства по стандартизации и обеспечению необходимой законодательной базы. Недавние изменения в законодательстве относительно правил использования электронной подписи, а также принятие постановления правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, которое предоставляет базу для обмена юридически значимыми документами в электронном виде между хозяйствующими субъектами и утверждает форму счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, дает стимул для расширения области применения технологий ECM в бизнесе.

Это событие давно ожидалось всем бизнес-сообществом, особенно в секторе ритейла и дистрибуции, где происходит обмен документами по каждой отдельной поставке товара и бумажные счета-фактуры были обязательны. Теперь всю бизнес-транзакцию можно провести исключительно в электронном виде.

При том, что межкорпоративный обмен электронными документами становится возможным в принципе, вопросы извлечения и загрузки передаваемых документов в учетные системы не регулируются и не могут регулироваться в государственном масштабе. Понятно, что отсутствие интеграции сетей провайдеров услуг по передаче документов с финансово-хозяйственными учетными системами может стать "узким местом" и потребовать дополнительных затрат на организацию обмена юридически значимыми электронными документами. Чтобы избежать этого, нужна совместная работа поставщиков ECM, специализированных операторов связи и консультантов по ERP.

СЭД и ERP – лучше вместе

Наиболее заметно развитие СЭД в направлении поддержки систем управления ресурсами (ERP), в которых применение технологий управления контентом позволяет существенно повысить качество и достоверность учета, снизить стоимость корпоративных бизнес-процессов и сократить цикл выполнения хозяйственных операций. Это заметно, в первую очередь, по тому, что лидирующие игроки рынка ЕСМ приступили к выпуску готовых, встраиваемых в ERP и ориентированных на работу с документами решений.

Интеграция СЭД в ERP устранит "узкие места" в организации бизнес-процессов

Александр Ольхов рекомендует строить комплексную систему документооборота, которая позволит в первую очередь автоматизировать процессы ДО в ERP. "При этом не стоит забывать и про канцелярию, ведь канцелярия – это тоже часть бизнеса и она также не должна быть оторвана от него, – уточняет Александр. – Яркий пример: приказ о вводе в эксплуатацию – это документ ОРД, одновременно с этим это проектный документ по капитальному строительству и финансовый документ позволяющий стартовать процессы амортизации".

По мнению Ольхова, совместное использование ECM – ERP дает предприятиям явные преимущества: "Для нас это основной тип проектов, ведь не секрет, что документы, на основании которых осуществляются транзакции в учетных системах, являются "узким горлышком", из-за чего предприятие ведет фактический учет, а не плановый. Простой пример: система управления договорами оторвана от ERP и корректировка бюджета происходит только после факта подписания договора и передачи его в договорной отдел. Или еще пример: отчеты ТОиР подгоняются по факту в конце квартала к Гостехкомиссии, а не по результатам реально выполненных работ".

Фактически продукты ЕСМ должны помимо прочего осуществлять управление обработкой счетов поставщиков, управление архивацией бизнес-документов и др., и при этом обладать преднастроенными возможностями для интеграции с ERP.

"Крупные компании, использующие ERP, должны в полной мере получить все выгоды от обмена документами в электронном виде, – уверен Александр Бейдер. – Для этого создаются продукты, которые обеспечивают работу не только с электронными счетами-фактурами в соответствии с ПП-1137, но и с любыми типами документов в произвольном формате. Для реализации бизнес-логики эффективно применять веб-сервисы, что позволит использовать продукт не только для ERP-платформ других производителей (например Oracle EBS или "1С"), но и для различных корпоративных информационных систем".

Стоит отметить, что помимо интеграции СЭД в ERP, главный тренд ближайших месяцев – переход на полностью безбумажный документооборот. Это подтверждают изменения в законодательстве и появление на рынке предложений по юридически значимому обмену электронными документами, которые позволяют ускорить бизнес, а также снизить расходы и риски.

Источник: CNews