Купите себе тоже! Как КЭДО помогает эффективно управлять персоналом

Какие задачи кадровых специалистов может взять на себя система?

ПО для кадрового электронного документооборота помогает создавать, подписывать, хранить HR-документы в системе без бумажных копий (за исключением табелей об инструктаже по безопасности труда и приказа об увольнении). Оно служит для цифровизации процессов, связанных с кадровыми документами.

Вот результат внедрения систем для КЭДО:

• уходят в прошлое печать, ручной сбор подписей и хранение бумаг в шкафу;
• сотрудники, HR-специалисты и руководство могут в любой момент посмотреть нужную информацию с компьютера, планшета или телефона;
• приказы, заявления, акты ознакомления, служебки подписываются с помощью ЭП;
• электронные документы имеют такую же силу, как бумажные, и надёжно хранятся.

Подытожим: цифровизация кадровых процессов помогает улучшать работу HR-отделов, экономить на бумаге и содержании офисной техники, минимизировать ошибки в документах и поддерживать современный имидж работодателя. Приведу несколько фактов.

А теперь на примере Directum HR Pro подробнее расскажу, какая функциональность кадровой системы будет полезна растущему бизнесу.

Личный кабинет

Благодаря личному кабинету цифровые процессы доступны 100% сотрудников — офисных, производственных, дистанционных. ЛК работает и в компьютере, и в телефоне. В удобном и понятном интерфейсе можно подписать документы, оформить отпуск или запросить выписку из трудовой.

Здесь же сотрудники получают информацию о передвижении своих документов и уведомления о новых задачах.

Заявления

Это одна из самых распространенных операций в кадровом документообороте. В системах для КЭДО обычно предусмотрены типовые заявления, которые можно быстро сформировать, согласовать, подписать и отследить статус прямо в ЛК.

Отправляя документ на согласование или подписание, сотрудник может прикрепить все необходимые файлы, например, свидетельство о рождении ребенка.

У администратора есть возможность загрузить принятые компанией заявления или изменить уже существующие.

Настройка бизнес-процессов

В каждой компании существует своя логика процессов, поэтому в Directum HR Pro можно настраивать индивидуальные маршруты согласования: кто, когда и в каком порядке должен подписывать документы. При этом доработка не нужна — вся логика задается с помощью инструмента no-code.

Интеграция с 1С

Во многих компаниях, где трудятся более 200 человек, штатное расписание и информация для выплаты зарплаты хранятся в системе «1С: Зарплата и управление персоналом». Это огромная база документов, которую сложно куда-либо перенести. В случае с Directum HR Pro этого делать не нужно — бесшовная интеграция поможет кадровым специалистам работать в одном окне и в привычном интерфейсе, им не придется переключаться между программами и копировать данные из одной в другую.

Также благодаря интеграции отправить расчетные листки сотрудникам в HR Pro можно прямо из системы 1С: ЗУП.

Электронная подпись

Для подписания документов от своего имени сотрудники используют облачные сертификаты УНЭП, ключи которых хранятся в облачном хранилище провайдера. Также они могут воспользоваться услугами мобильного приложения Госключ.

Те, кто уже работает в компании или только проходит процедуру трудоустройства, может использовать ранее полученную квалифицированную ЭП для электронных кадровых документов.

Результат цифровизации кадровых процессов

Благодаря профильным системам:

• на 70% сокращается время на обработку документов;
• на 80% уменьшаются затраты на бумагу;
• в 2-3 раза ускоряются процессы приема на работу;
• на 50-70% снижаются затраты на оформление новых сотрудников;
• в 2 раза уменьшаются трудозатраты кадровых специалистов.

И еще один аргумент в пользу КЭДО и специализированных систем — законодательный. Эксперты считают, что в ближайшие годы кадровый электронный документооборот станет обязательным для всех. Чтобы не переводить работу HR в цифру в экстренном порядке, этот процесс можно начать уже сейчас.