Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства

Управление организацией нуждается в правилах и инструкциях. Без них не обходится и управление документами. Закрепить и внедрить данные правила помогают локальные нормативные акты (ЛНА) по организации делопроизводства и документооборота.

ГОСТ Р 15487-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» обращает особое внимание на необходимость четкого распределения ответственности и полномочий по управлению документами между всеми работниками организации: руководителями (менеджерами); специалистами в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудниками (персоналом) организации. Для этого в организации должны устанавливаться и внедряться руководящие указания и регламенты всех действий и операций с документами на протяжении их жизненного цикла в конкретной организации.

К локальным нормативным актам по делопроизводству могут относиться:

●   Инструкции, в т.ч. должностные инструкции работников сферы ДОУ;

●   Положения;

●   Правила и т.п.

Большинство организаций применяет в своей работе инструкции по делопроизводству — эта практика ранее вошла с изданием Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2005 года.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. Затрагивая структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.

ГОСТ Р 15487-1-2007 перевел управление документами на новый уровень. В настоящее время действуют Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти отменена). Все эти и иные рекомендуемые нормативные акты могут быть использованы для разработки ЛНА на предприятии.

Причем инструкция нужна вне зависимости от того, решилась компания перейти на систему электронного документооборота (СЭД) или нет. Структурирование и регламентация хранения и наименования файлов, папок, а также определение прав доступа к тем или иным документам облегчит работу с электронными документами даже в очень небольшой организации.

В случае отсутствия регламентов работы с документами, дойдя до определенного уровня, организация начинает испытывать настолько острые проблемы с беспорядком в документах, в т.ч. в компьютерах, что приходится наводить порядок и так или иначе ставить вопрос о написании инструкции.

Разделы инструкции не должны быть привязаны к организационной структуре предприятия, т.к. она, как правило, претерпевает постоянные изменения, и должна быть рассчитана на длительное действие. Разделы документа могут быть структурированы по ролевым функциям (подготовка документа, его согласование и т.д.).

Если в организации нет отдельной инструкции по организации работы архива, то в ЛНА по делопроизводству может быть включен раздел «Документальный фонд». В нем необходимо отразить вопросы, касающиеся разработки и ведения номенклатуры дел, формирования и оформления дел, организации оперативного хранения документов, порядка передачи документов на хранение в архив, экспертизы ценности документов, подготовки и передачи документов в архив.

Сколько может быть ЛНА в организации?

Может быть реализован подход к вопросу об ЛНА, согласно которому в организации должна быть не одна инструкция по делопроизводству (один документ для всех категорий работников), а набор (комплекс) ЛНА, каждый из которых ориентирован на определенную категорию работников и учитывает их профессиональные потребности.

Поводом для нового подхода служит следующее.

1. Инструкции по делопроизводству даже в крупных компаниях многими сотрудниками, в т. ч. руководителями, фактически игнорируются, нередко под тем предлогом, что у них нет времени читать и изучать документы большого объема, уже не говоря о том, что довольно часто руководители разных уровней считают, что инструкция по делопроизводству предназначена исключительно для работников службы ДОУ.

2. Принятый в 2007 г. ГОСТ Р 15487-1-2007 “СИБИД. Управление документами. Общие требования” обращает особое внимание на необходимость четкого распределения ответственности и полномочий по управлению документами между всеми работниками организации: руководителями (менеджерами); специалистами в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудниками (персоналом) организации.

3. Важную роль в ведении делопроизводства в организации, особенно при смешанной форме делопроизводства, играют работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, – секретари, делопроизводители. Как правило, эти должности занимают лица, не имеющие специальной подготовки в области документационного обеспечения или, в лучшем случае, получившие начальную подготовку на курсах повышения квалификации. Однако эти работники выполняют очень важную делопроизводственную функцию – организация делопроизводства в структурном подразделении.

Между тем, инструкции по делопроизводству в организациях практически не содержат норм, правил организации работы с документами в структурных подразделениях, а если и регламентируют этот участок работы с документами, то, как правило, непоследовательно, фрагментарно.

Ролевой подход к подготовке ЛНА по делопроизводству

Если посмотреть на инструкцию по делопроизводству с точки зрения потребителя, нужно признать, что она предназначена одновременно всем работникам организации, от специалистов по документационному обеспечению до руководителей, специалистов структурных подразделений и технических исполнителей, выполняющих различные виды работы с документами, от аналитической обработки, требующей специальных знаний, до чисто технических операций.

Ни одна категория работников организации не работает с инструкцией в целом. Работников структурных подразделений интересуют, главным образом, вопросы подготовки документов, процедура их согласования, систематизация документов, организация их хранения и поиска.

Адресная регламентация делопроизводства. Категории работников

Какие категории работников организации целесообразно выделить в качестве адресных групп для разработки ЛНА по работе с документами и, какие вопросы должны найти в них отражение.
 При разработке ЛНА по делопроизводству следует учитывать интересы следующих категорий работников:

●   специалисты по документационному обеспечению;

●   работники, ответственные за организацию работы с документами в структурных подразделениях;

●   высшее руководство организации (руководитель организации, заместители руководителя, главные специалисты и др., то есть те руководители, которые принимают управленческие решения, утверждают или подписывают документы), руководители структурных подразделений всех уровней;

●   специалисты структурных подразделений;

●   специалисты по информационным технологиям.

Утверждение, внесение изменений и внедрение ЛНА

ЛНА по делопроизводству утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом.

Данный документ является документом длительного действия. Пересмотр и обновление необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Это часто происходит, когда организация начинает активно развиваться, меняется как ее организационная структура, так и структура руководящих органов. Необходим пересмотр и в случаях коренных изменений в действующем законодательстве о труде, нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах. Все изменения должны быть введены в действие управленческим решением и отражены в версионности.

Положения ЛНА по делопроизводству должны быть донесены до каждого сотрудника в компании, так как от этого напрямую зависит организация ее грамотного документирования и эффективного документооборота. Определенная группа сотрудников может организовать обучение специалистов структурных подразделений и руководящего состава организации.

Вопросы для проверки:

●   Перечислить ЛНА, необходимые для организации делопроизводства на предприятии.

●   Перечислить ЛНА, необходимые для организации работы службы ДОУ.

●   Привести максимально возможный перечень разделов инструкции по делопроизводству.