Массовый ввод документов в систему с почтовых серверов и факсов. Вопрос читателя

Вопрос: Что может облегчить массовый ввод документов в систему с почтовых серверов и факсов? Для этого необходимо изначально выбрать систему с данной функцией или ее можно установить дополнительно к уже внедренной СЭД?

Ответ: В связи со значительно увеличившимся за последние годы объемом документов, пересылаемых в электронном виде, вопрос по автоматическому вводу информации с почтовых серверов, факсов, папок файловых хранилищ и т.д. поднимается все чаще.

На данный момент существуют инструменты, которые позволяют значительно облегчить преобразование и ввод документов в систему электронного документооборота независимо от источника их появления.

Конечно, наличие или отсутствие специальных средств для массового ввода документов – это характеристика конкретной СЭД. Как правило, данный функционал является дополнением к основному функционалу СЭД, и его можно приобрести и установить после внедрения. Но, если он совсем отсутствует в системе, то будет необходимо интегрировать с программами, которые предлагают производители оборудования, и имеющейся системой для того, чтобы пользователям было удобно работать.

Кроме того, нужно учитывать, что ввод документов с внешних источников очень часто является лишь одной из задач в рамках какого-либо процесса, а, следовательно, его внедрение может потребовать внесения значительных изменений в уже адаптированную и настроенную под ваши нужды систему. Поэтому рекомендуется продумывать необходимость массового ввода на этапе постановки задачи.

Подробнее о том, как может облегчить потоковый ввод документов рутинную работу рассказано в материале Процессы ввода документов в СЭД. Ситуации из жизни.

Вопрос: Каким образом осуществляется поиск документов, если текстовый документ отсканирован и находится в системе электронного документооборота в нераспознанном виде?

Ответ: Любой документ, хранящийся в системе электронного документооборота, состоит из двух частей: тела документа (его содержимого) и набора реквизитов, так называемой карточки электронного документа. Если документ подлежит регистрации, то на него заводится еще и регистрационная карточка.

Исходя из этого, обычные пользователи системы электронного документооборота могут осуществлять поиск отсканированных документов, хранящихся в нераспознанном виде, по его реквизитам, таким как: наименование, автор, дата создания и т.д. Также возможен поиск по определенным действиям, производимым с документами. Например, можно найти все документы, которые я создал/просматривал/изменял сегодня/вчера/на прошлой неделе/в прошлом месяце и т.д.

Делопроизводители и другие пользователи, имеющие доступ к журналам регистрации и регистрационным карточкам документов, могут также искать документы по их регистрационным данным: регистрационный номер, дата регистрации, корреспондент, журнал регистрации, дело и т.д. Этот вариант поиска позволяет найти не только электронный образ документа, но и определить местоположение бумажного оригинала.

Таким образом, СЭД позволяют работать не только с текстовыми файлами, но и любым другим видом контента (аудио, видео, графическая информация), предоставляя удобные инструменты его идентификации и поиска.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"