Межкорпоративный электронный документооборот для среднего и малого бизнеса — это эффективно?

ЭДО с контрагентами — спасательный круг в море бумажной волны

Межкорпоративный (внешний) документооборот — это электронный документооборот с партнерами, клиентами, поставщиками. Для обмена договорами, дополнительными соглашениями, актами, УПД, накладными используются специальные сервисы — часто их называют просто «сервисы ЭДО». По нашим наблюдениям, практически все компании проходят три ступени эволюции в межкорпоративном документообороте:

1. Работа полностью «в бумаге»: согласование и подписывает происходит в офлайне — сотрудники носят бумагу по кабинетам, подписывают живой подписью, отправляют контрагентам почтой или курьером. Для хранения используют отдельный кабинет со стеллажами.
2. Использование сервиса ЭДО: компания обменивается документами с контрагентами онлайн, подписывает электронной подписью и значительно экономит время. Единственное — внутри компании процесс согласования и подписания устроен по старинке. Плюс не все сотрудники имеют доступ к программе, поэтому приходится отнимать время коллег, когда нужно найти определенный документ. В сервисе они хранятся списком и сложно ищутся.
3. Оцифрован и настроен весь жизненный путь документа в системе, которая имеет интеграцию с сервисом ЭДО:

• создание и согласование внутри своей компании;
• управление правами доступа для заинтересованных сотрудников;
• отправка на подпись контрагенту в два клика;
• уведомление о подписании контрагентом без перехода «из системы в систему»;
• хранение в юридически значимом формате;
• оперативный поиск нужных документов в случае проверок.

Стоит ли говорить, что последний вариант самый совершенный. В системе легко найти нужный документ по точечным параметрам: кто создал, кто подписал, по контрагенту, по содержанию. Можно посмотреть историю взаимодействия, поставить задачи и выдать поручения по любому документу, отправить сотрудникам на ознакомление.

Как организовать единый процесс ЭДО с контрагентами

Решить задачу можно буквально за 1-3 месяца, важно только соблюсти технологию внедрения и двигаться поэтапно.

В первую очередь надо выбрать корпоративную систему для управления внутренними бизнес-процессами. Она должна включать:

• Финансовый архив с гибкой фильтрацией, инструментами оперативной выгрузки документов, группировкой по контрагенту или виду, контролем полноты архива, возможностью работать с бумажными и машиночитаемыми доверенностями. Важно, чтобы в архив можно было загрузить сканы бумажных документов, ведь уйти от физических носителей за неделю не получится.
• Работу с договорами и сопутствующими документами. Всю необходимую функциональность кратко перечислить невозможно, но обратите внимание на возможности инструментов для согласования документов, проставления контрольных точек обязательств по договору и организации пакета документов через кнопку «Связи».
• Коннектор с сервисами ЭДО. Готовая интеграция позволит быстро настроить межкорпоративный документооборот в одном окне. Например, вы создаете документ в корпоративной системе, в ней же отправляете руководителю на согласование, после этого документ автоматически уходит контрагенту через сервис ЭДО. Подписанный контрагентом он сам загружается в систему. Не придется контролировать и просматривать две системы.

От себя могу посоветовать Directum RX, где вся эта функциональность является стандартной.

Затем важно описать процесс работы с документами. Чем подробнее вы зафиксируете уже принятые в компании маршруты согласования и подписания, тем будет проще при оцифровке.

На что брать во внимание:

1. Описание процесса начинайте с инициатора, далее указывайте согласующих.
2. Отметьте, кто будет подписывать документ. Важно, чтобы у этого сотрудника уже была усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
3. Определите время, которое будет выделяться на каждый этап.
4. Опишите отдельные процессы для каждого вида документа: договор, дополнительное соглашение, акт, накладная и другие.

Затем можно приступить к настройке процесса в системе для внутреннего документооборота. Перенести описанные ранее процессы в систему. можно либо самостоятельно по справке, либо прибегая к помощи поставщика.

Теперь стоит выбрать сервис ЭДО. Сегодня есть ряд крупных провайдеров, которые предлагают различные тарифы. Подобрать нужный пакет условий вам поможет сайт или онлайн консультация специалиста. Для простоты большинство компаний выбирают самого распространенного оператора. Для подключения нужно будет зарегистрироваться и принять публичную оферту.

Если еще не обзавелись, то настало время приобрести УКЭП всем, кто подписывает документы. Сделать это можно в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию в Минкомсвязи России, или через организацию-партнера.

Использование УКЭП регламентируется статьей ФЗ-63 «Об электронной подписи». В ней говорится, что сертификат такого типа подписи определяет лицо, которое может работать с документами от имени организации на основании устава или доверенности. Выходит, что пользователь сертификата один, передать его нельзя, значит, это не менее безопасно, чем подписывать бумажные документы ручкой. Я бы даже сказала, что более безопасно.

На следующем этапе вам останется только пригласить контрагентов к взаимодействию в сервисе ЭДО. После принятого приглашения, вы можете забыть о бумажных договорах и работе с курьерами. Если же ваш партнер, поставщик, заказчик еще не подключен к ЭДО, расскажите ему о своем опыте или отправьте ссылку на эту статью.

Плюсы и минусы организации ЭДО с контрагентами

Чтобы определить, нужен вам межкорпоративный электронный документооборот или нет, взвесьте все «за» и «против». Забегая вперед, скажу, что плюсов у автоматизации больше.

Плюсы:

• Экономия денег

Одна из ключевых проблем бизнеса — финансовые затраты. При автоматизации ЭДО с контрагентами можно сэкономить на таких статьях расходов, как бумага, печать, оргтехника, логистика, расходные материалы и архивное дело. На первый взгляд это может показаться незначительным, но при пересчете на год сумма становится весомой. Вскоре компания и вовсе окупит затраты на внедрение корпоративной системы и сервис ЭДО. На сайте ФНС России есть калькулятор, который помогает подсчитать окупаемость инвестиций при цифровизации документооборота.

• Снижение рисков и ошибок

Автоматизация снижает количество рутинных задач и уменьшает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором. Это позволяет сотрудникам освободить время для более важных дел. Кроме того, система проверяет срок действия электронных подписей и соответствие документов требованиям законодательства. Это нужно, чтобы избежать операционных ошибок и обеспечить юридическую значимость документов.

• Контроль полноценного процесса

Система позволяет отслеживать статус ответственного исполнителя на каждом этапе, установленные сроки для подписания и дальнейшие шаги. Сотрудник может работать спокойно, не беспокоясь о судьбе документа. Система не дает забыть про него или потерять, так как автоматически устанавливает задачи с заданными сроками для ответственных сотрудников.

• Обеспечение безопасности данных

Доступ к документам контролируется, и вы можете установить ограничения для пользователей. Также есть возможность создания резервных копий для восстановления данных в случае утери.

Минусы:

• Затраты на ПО и внедрение

Да, организация внутреннего и внешнего документооборота потребует финансовых и трудовых затрат. Но в долгосрочной перспективе вы получите значительные выгоды и экономическую эффективность.

• Иногда все-таки придется использовать бумажные документы

Не у всех контрагентов может быть настроен ЭДО. Хотя сейчас таких компаний мало и становится всё меньше.