Межкорпоративный обмен без проблем. Ответы эксперта.

Портал DOCLFOW подготовил обзор «Межкорпоративный обмен электронными документами без проблем!», в которм на вопросы отвечают представители вендоров и эксперты. Представляем вам ответы Ивана Агапова, руководителя группы аналитики и внедрения Synerdocs.

Как убедить руководство в том, что обмен электронными документами необходим для компании?

Мы не видим проблемы в мотивации руководства. Оно и так достаточно мотивировано и, как правило, его ни в чем убеждать не надо. Чаще всего руководители задают конкретные и практические вопросы - как они будут получать документы, подписывать их, насколько надежна технология и как изменится их взаимодействие с партнерами и контролирующими органами.

Конечно, у топ-менеджмента, особенно в крупных производственных предприятиях, еще сохраняется определенная степень осторожности по отношению к новой технологии обмена. Мотив «вы обменивайтесь, как хотите, но исходящие документы я буду подписывать на бумаге» еще встречается и будет встречаться в ближайшее время. Но этот вопрос основан на простых привычках и отсутствии повсеместной практики обмена, он не ставит глобальных препятствий для внедрения электронных документов.

Но иногда, все-таки, убеждать приходится. Только не руководство, а контрагентов абонента.  И делать это лучше всего на конкретных примерах и кейсах других компаний, показывающих нюансы практики, возможности и перспективы электронных документов. Если, конечно, абонент не может попросту «продавить» решение.

Каковы возможные экономические последствия перехода на электронный обмен документами? Можно ли просчитать изменения затрат компании при переходе с бумажного обмена на электронный, с учетом стоимости услуг операторов?

Интересный момент: компании, анализируя экономию от электронных документов, часто считают только внешние, очевидные издержки. Например, цены на услуги доставки, расходные материалы, краску для принтеров и т.п. Это довольно просто считать, но за скобками остается целый комплекс издержек – это работа конкретных людей, стоимость бизнес-процессов, связанных с документами, собственно время (в том число и время контрагентов), возможные штрафы, задержки, потери и т.п. Это можно было бы объяснить особым русским характером (как в поговорке про рака на горе) и традиционно низкой стоимости труда по сравнению с западными странами: некоторые могут считать, что дешевле оплачивать труд дополнительной группы делопроизводителей, чем внедрять электронный документооборот. Представьте, каково удивление этих людей, когда они внезапно узнают, сколько конкретных рублей стоит бизнес-процесс формирования и отправки, скажем, акта и счета-фактуры.

А если считать «в лоб», то экономическая эффективность обнаруживается достаточно просто: можно сравнить стоимость бумажных отправлений со стоимостью услуг оператора обмена. Компания, отправляющая хотя бы несколько сотен документов в месяц, уже тратит около 200 тысяч* рублей в год на одну только отправку. Когда мы начинаем добавлять к этой стоимости издержки неочевидные, то цифра увеличивается на порядок.

Да и в целом, вопрос использования электронных документов не упирается в одну только экономическую эффективность конкретной компании. Стоит помнить о контрагентах, которые хотят получать качественный сервис от нее, хотят видеть надежного партнера с соответствующей деловой репутацией, хотят получать товар или услуги быстро и с безупречным качеством исполнения.

*Простой расчет: 500 конвертов по 34 рубля * 12 месяцев

Каковы варианты и способы преодоления данных сложностей? Каковы особенности работы с несколькими операторами ЭДО? Можно ли повлиять на проблему роуминга между операторами ЭДО? Будет ли налажен роуминг в течение последующих нескольких лет у большего количества операторов обмена?

Начнем с того, что сегодня мы уже не видим существенных технических проблем с роумингом. Если год назад у нас еще было мало практики по роумингу, поскольку абоненты не так активно выражали эту потребность, то за последние месяцы мы уже смогли опробовать технологию на нескольких крупных проектах. Появилось то, с чем сами операторы связывают развитие роуминга – конкретные проекты, инициирующие настройку межоператорского взаимодействия.  То есть, сегодня роуминг уже не миф.

Другой вопрос, почему операторы не всегда с охотой взаимодействуют друг с другом. Уже все условия есть, но, как выясняется, некоторые операторы находят причины замедлить процесс. Фактически мы столкнулись только с одной реальной проблемой: отсутствие желания и воли (воли довести это до логического завершения) у крупных операторов делать продуктивный роуминг. Это понятно, все-таки многие операторы сейчас ориентированы «грести под себя», а не на рынок в целом.

Основные надежды в процессе развития роуминга мы, как и прежде, возлагаем на абонента. Он должен быть главным мотиватором. У него должно быть достаточно решимости и энергии для того, чтобы давить на оператора, убеждать своих контрагентов, чтобы те в свою очередь плотнее взаимодействовали со своими сервисами. К сожалению, в этом направлении большинство абонентов демонстрируют пассивность, считая, что решение вопроса с роумингом находится в отраслевой в плоскости: операторы должны собраться все вместе и все сделать. В таком случае, ждать придется долго.

Мы обычно рекомендуем вопросы с роумингом задавать оператору в момент подключения, тогда роуминг станет естественным этапом проекта или продолжением проекта. То есть, не стоит усложнять себе жизнь работой с несколькими операторами.

Если же все-таки особенности инфраструктуры бизнеса или другие условия приводят компанию к работе с несколькими операторами, то ей следует быть готовой к следующим особенностям. Во-первых, вы столкнетесь с необходимостью настройки маршрутизации документов – ваша информационная система должна знать, через какой сервис отправлять документы. Во-вторых, вам придется решать вопросы единого хранения документов, приходящих от разных операторов, при том, что часть входящих документов будет бумажная. В-третьих, вы можете столкнуться с тем, что у разных операторов разные уровни обслуживания (SLA), а значит, не со всеми будете работать одинаково. Еще множество нюансов, которые сейчас предугадать сложно, как всегда, на практике возникает что-то новое: разночтения в форматах, услугах и ценах на них. Конечно, в таких условиях сможет работать только компания со зрелой ИТ-инфраструктурой и богатым опытом автоматизации бизнес-процессов и интеграции.  

Кстати, если взглянуть на опыт ECM-вендоров, то некоторые из них вполне могут эти задачи решать в рамках своих систем. Ту же систему DIRECTUM вы можете интегрировать с разными операторами обмена, закрыв тем самым большую часть обозначенных выше проблем.

К организационным внутренним сложностям перехода к электронному обмену документами относят привычки сотрудников и неготовность ИТ-инфраструктуры компании. Как подготовить организацию и сотрудников к переходу на электронный обмен документами?

Привычки менять сложнее, чем ИТ-инфраструктуру. Со вторым обычно все бывает понятно: компании зачастую уже знают, что такое электронные документы. Они генерируют, например, первичные документы в каких-то учетных или биллинговых системах, в некоторых компаниях существуют ECM-системы, в которых документы обрабатываются и хранятся. В таких условиях задача оператора обмена – научиться «доставать» документы из нужных мест, отправлять их контрагентам и доставлять входящие. Хорошо, когда в компании есть своя сложившаяся ИТ-культура работы с электронными документами. В этом случае, компанию готовить к электронному обмену не надо, достаточно научить больше не печатать документы.

Сложности появляются тогда, когда этой инфраструктуры либо нет вообще, либо она не сформирована. Тогда нам приходится не только переводить абонента и его контрагентов на обмен электронными документами, но и решать для него множество интеграционных задач, приводить в порядок форматы документов, обеспечивать хранение и обработку документов. Словом, формировать эту самую инфраструктуру. У нас в этой области богатый опыт: DIRECTUM решает внутренние задачи, а Synerdocs вопросы внешнего обмена. Автоматизация начинается с одного процесса, например, с финансово-учетной документации, который может и не затрагивать другие процессы. Потом решение выходит далеко за пределы работы с первичкой.

Что касается привычек, то они ломаются так же, как и в процессе перехода на внутренний электронный документооборот – авторитетом руководства и планомерной работой с пользователем.

Как можно обойти или решить указанные проблемы сегодня? Как должно измениться законодательство в области ЭДО в ближайшие 5 лет? Как это отразится на компаниях уже, перешедших на электронный обмен и на тех, кто еще на бумаге? В настоящее время, к сожалению, в законодательстве нет четко описанного порядка хранения электронных документов с длительными сроками хранения. Многие законы, приказы и ГОСТы в основном устарели и нацелены на бумажные документы (ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», требования по бухгалтерским документам - ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Хотя есть и специализированные, заточенные под электронный документооборот, ГОСТы, появившиеся недавно: ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» и ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности». Они не заменяют собой законодательство, но в определенных ситуациях ими можно пользоваться.

От законодательства мы ждем, прежде всего, конкретных рекомендаций по различным аспектам работы с электронными документами, все то, к чему уже готова практика. Ждем разъяснений по долгосрочному хранению электронных документов, как будет выглядеть выездная налоговая проверка при ЭДО (как будет происходить изъятие документов, на каком носителе, как инспектор сможет их просмотреть и т.п.).

Есть много противоречий между НПА и практикой, например, по закону в бумажной товарной накладной может быть и три, и пять подписей, а в электронной – по одной с каждой стороны. На бумаге можно ставить прочерки, а в электронных документах – нет. Непонятно, какие последствия могут повлечь нарушения в оформлении электронных документов, какое наказание понесет налогоплательщик.

Таких мелочей много, мы уже умеем с ними работать, поскольку не стесняемся писать письма в контролирующие органы, конкретно в ФНС с вопросами и разъяснениями. Но в целом рынку сильно не хватает адекватно описанной логики работы с такими нюансами в соответствующих НПА. Вот этого мы ждем в ближайшее время.

Какие требования на сегодняшний день должны быть учтены при организации долгосрочного хранения электронных документов, подписанных ЭП?

С помощью каких носителей и процедур рекомендуется организация долговременного хранения документов в электронном виде? Следует ли дублировать хранение бумажных документов при обмене электронными?

Хранение электронных документов по законодательству не значительно отличается от хранения бумаги. Общие положения вы найдете в законе № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», требования конкретно по бухгалтерским документам вы найдете в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Во-первых, где хранить. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются.

Во-вторых, как воспроизвести.  Нужно обеспечить возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи. Форматы электронных документов имеют свойство меняться. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Как видите, в практике множество белых пятен, мы не знаем, как будут меняться форматы документов, что станет с цифровыми носителями и средствами воспроизведения через 20-30 лет, поэтому оригиналы документов, требующие долговременного хранения (более 15 лет, 75 лет, бессрочно, кадровые документы), мы рекомендуем хранить в бумаге, пока это наименее рискованный вариант.

А с документами, срок хранения которых менее 10-15 лет (счета-фактуры, первичка – 5 лет), уже все понятно, мы рекомендуем переводить их в электронный вид и никогда не печатать на бумаге. Иначе, в чем смысл перехода на электронные документы?

Хранить тоже в электронном виде. Причем это может быть и локальное хранилище (на сервере, выделенном вашей IT-службой), ещё удобнее использовать специальные электронные архивы, при этом вы получаете хороший инструмент по управлению документами. В этом случае нужно помнить о резервном копировании документов и о постоянной замене носителей. И третий вариант, это облачное хранилище, новый, перспективный инструмент, который в том числе может предложить вам и оператор электронного документооборота. О сохранности документов, их резервном копировании и носителях позаботится уже ЦОД.

Источник: Обзор DOCFLOW "Межкорпоративный обмен электронными документами без проблем!"