Мигрируем в облака. Кому это нужно
Первая статья из серии "Мигрируем в облака"
Об облачных технологиях сегодня не говорит разве что ленивый. Но если рассматривать их в связке с ECM-системой, то до сих пор остается больше вопросов, чем ответов. В ходе изучения этой темы мои коллеги и я собрали полезную и интересную информацию. Поделиться ей с вами я хочу в виде блока статей на примере переноса ECMсистемы в облака. Первая статья будет вводной. В ней я постараюсь ответить на вопрос: «кому нужна облачная ECM-система?».
Но перед этим хочу напомнить, что в использовании облаков есть определенные риски и выгоды. Для их оценки я выделил четыре критерия.
1. Цена. С одной стороны первоначальные затраты на использование облаков минимальны, но с другой стороны придется ежемесячно платить за поддержку решения. Таким образом, факт переплаты настанет уже через год – два (все зависит от конкретных решений).
2. Надежность. Сбой на серверах Амазона, который на несколько дней остановил работу многих сервисов, показал зависимость конкретных приложений от глобальных проблем поставщика (ошибка при обновлении платформы, банкротство, DDoS-атака, пожар). Хотя тот же Амазон гарантирует компенсацию убытков в случае простоя, но некоторые поставщики этого не делают (нет нормальных договоров на обслуживание, в которых они прописывают ответственность за простой). Как следствие – никаких гарантий.
На самом деле случай с Амазоном можно назвать исключением, не все же приложения остановили свою работу.
Большее внимание стоит уделить провайдерам интернета. Кого винить за простой в работе, если невозможно достучаться до облаков из-за проблем со связью у провайдера?
Вместе с этим, к теме надежности я отношу риски перехвата данных (вся система теперь доступна из интернета) и вопросы доступа к системе третьих лиц (не известно, какой «студент» обслуживает сервер на стороне провайдера).
3. Функциональность. Облачное приложение может сильно уступать по функционалу локальному. Например, если брать полностью облачную ECM-систему, то, скорее всего, в ней нельзя будет разрабатывать и кардинально модифицировать маршруты бизнес-процессов (Workflow), создавать новые справочники для хранения структурированной информации или добавлять специализированные поля в карточки документов. В этом случае возникают вопросы: «хватит ли текущего функционала системы?», «как система подстроится под мои бизнес-процессы?».
Также интересует возможность интеграции с уже существующим окружением. Например, остается открытым вопрос осуществления обмена данными с локальной версией 1С, который необходим для устранения дублирующих процессов, ускорения обработки данных, повышения скорости получения отчетов и т.п.
4. Развитие. К этому критерию я отношу вопросы миграции в облака и обратно (возможно ли это, с помощью каких инструментов и чьих рук), появление нового функционала и зависимость от выхода версий (не все изменения могут положительно сказаться на вашей работе).
Эти вопросы стоит сравнивать в разрезе масштабов бизнеса. Так, для микро- и малого бизнеса при использовании облачной ECMя вижу больше выгод, чем рисков:
- система практически сразу внедряется в работу и требует минимум инвестиций (не надо покупать сервер, серверную ОС, офисные приложения);
- риск утечки информации не приоритетен, т.к. сама информация зачастую не связана с большими суммами;
- появляется возможность работать в любом месте: облачная ECM доступна через интернет и, чаще всего, к ней можно подключиться с любого устройства (в том числе и мобильного);
- систему не нужно администрировать или дорабатывать – «коробка» решает большую часть задач (экономия на людях).
Итого, основное преимущество для микро- и малого бизнеса – это цена. Остается вопрос – нужна ли ECM-система и Workflowдля организации из 10-20 человек, сидящих в одном кабинете или не имеющих офиса вообще? Для них вполне может подойти GoogleDocs и прочие приложения обеспечивающие свободную совместную работу.
Что касается среднего и крупного бизнеса, то пока вижу больше рисков, чем выгод:
- нет доверия как к поставщикам, так и к системе, работающей «где-то там»;
- затруднена адаптация системы под сложные и меняющиеся бизнес-процессы;
- крупный бизнес выбирает корпоративные приложения всерьез и надолго, что требует больших первоначальных вложений, но окупает себя при длительном использовании (облака со временем оказываются дороже).
Итого, на первый план для среднего и крупного бизнеса выходят вопросы надежности, функционала и развития. В качестве реалистичных сценариев использования видится тестовая эксплуатация и решение для отделов (например, модуль ServiceDesk для отдела ИТ).
Мое мнение – в России пока слабая корпоративная потребность в облачных сервисах: по-прежнему актуальными остаются проблемы с доверием и затрудненной адаптацией под задачи организаций, облачные решения нужны преимущественно малому бизнесу.
А как считаете вы?
Похожие статьи
Комментарии 20
Поддерживаю. Среднему и малому бизнесу облачные именно ECM скорее всего не подойдут. Для мелких фирм и стартапов это удобно потому что зачастую многие сотрудники работают не в офисе (ибо студенты или привлекаются к работе по подряду время от времени, да и организация рабочих мест зачастую существенное обременение для бизнеса на начальном этапе его существования), денег нет и т.п. И тогда вопрос доступности данных из любого места становится главным.
Есть еще ряд решений (и слабо- и многофункциональных), которые предлагают как облачный сервис, так и Open Source или бесплатную для небольшого числа пользователей и платную, начиная с определенного порога, версии для установки ее на своем сервере. Думаю это большой плюс такого подхода, так как начать работать с системой можно быстро, без затрат времени и денег, в облаках, на бесплатном тарифном плане. По мере роста компании и осознания нужного тебе функционала либо мигрировать с этой же системой на свой сервер, либо перейти на другую систему.
И еще один важный психологический момент: свое - это свое. Оно стоит и работает и даже если нет ресурсов на обновление и поддержку оно как-то работает на текущем уровне и вложений не требует. А риск потерять доступ к своим данным из-за того что не смог или не успел вовремя заплатить абонентскую плату очень неприятен.
Очень интересная тема! Хотелось бы, чтобы Иван поделился собранной информацией по данному аспекту :)
По статье, как указал Дамир
Имхо, пока это превалирует. Остальные аспекты, такие как:
1) цена, тут сложно судить, так как у всех решения разные и цены разные. Заплачу 1 один раз 10к $ и потом 300 $ за поддержку или 18$ в месяц?
2) надежность. Сбой Amazon действительно исключительный случай. Но да, здесь всплывает зависимость от наших интернет-провайдеров.
3) функциональность, чисто техническая особенность конкретного облака. Уверен, что ты можешь привести примеры, где она затруднена, а я могу тебе оппонировать :)
4) развитие. Тут я немного не понял, зачем мигрировать в облако, а потом обратно? Если смотреть только с технической стороны, создание именно облачных решений - очень специфичная задача, разница между ним и "своим" решением может быть кардинальной.
Вот честно, Иван, никак не ожидал от тебя повторения маркетинговой шелухи 3-х летней давности. Зачем говорить о неких "сферических" системах - о них за последние годы не писал только ленивый. Возьми конкретную систему (или набор систем) и сравнивай - только оговори каким образом ты выбирал системы для сравнения.
А пока получается какая-то ерунда:
У тебя есть конкретные выкладки? Если да, то приводи - иначе рассуждениям о распределении затрат цена в грош.
Дамир Галимов написал:
Кстати, насчет цены (самому стало интересно, так что не удержался и полез искать цены).
Если к примеру сравнить стоимость Directum (как обычной системы) и Office 365 (как SaaS варианта).
Конечно и там, и там есть куча всяких опций, которые здорово влияют на цену, но чтобы далеко не углубляться, давай возьмем стандартные цены которые есть на сайтах компаний.
У Office 365 возьмем максимальный пакет (E4, который включает Exchange, SharePoint, Lync с голосовой связью и Office Pro Plus 2010)
Для Directum - пакет базовых модулей на 200 пользователей (другого просто нет на сайте) + web доступ + интеграция с Lync
(Да, все цены в рублях, а те что были только в долларах переведены по курсу $1 = 30 руб)
Вот список ПО, покупаемого для Directum:
+ 20% лицензионного обслуживания в год (чтобы можно было обновлять ПО), причем за первый год платить не надо
Из общесистемного ПО (ОС не учитываем):
Итого (на n лет использования) Directum:
(1530000 + 25500 + 75100 + 48600) * (1 + 0,2 * (n - 1)) + 276890 + 126030 + 22830 + 120000 + (5310 + 16380 + 3450 + 7350) * 200 = 1679200 * (0, 8 + 0,2 * n) + 7043750 = 8387110 + 335840 * n
Для Office 365 (на n лет использования):
891 * 12 * 200 * n = 2138400 * n
Получим, что Directum становится выгоднее через 4,5 года.
При этом в расчет не брались затраты на аппаратуру и ОС для серверов, а также затраты на обслуживание (в основном это ЗП персонала), которые требуются при использовании Directum, но не нужны (хотя бы в теории) при Office 365. Также не учитывалась стоимость обновления общесистемного ПО (которое, при текущих темпах, за 5-7 лет легко устаревает)
Понятно, что везде будет куча нюансов лицензирования (есть всяческие RUNTIME лицензии и скидки за объем), но в целом я бы сказал что цены сравнимы.
А значит утверждать об абстрактной выгодности какого-то одного варианта - обычного или SaaS нельзя, нужно садиться и считать TCO.
Михаил, а почему вы сравниваете DIRECTUM и Office 365? Office 365 позиционируется как продукт ECM-класса?
Выкладку по ценам напишу в завершающей статье.
Не согласен, Михаил, что это маркетинговая шелуха. Тем не менее согласен, что нужна конкретика, но, на сколько я понимаю, этот ресурс независимый и на нем нельзя публиковать статьи про конкретные системы.
В статье я не старался дать конкретных рецептов, но старался показать вопросы, которые вызывает облачная ECM. Вопросов действительно много.
Не ставил себе цель углубится в понятие "Облачная ECM", но для себя понимаю под этим систему, позволяющую хранить, просматривать, редактировать документы и обмениваться ими и другой информацией между пользователями).
Михаил, а твой вывод-то какой? Рынку нужна облачная ECM? Если нужна, то кому?
Все-таки понял, что термин нужно уточнить. Попробую его сформулировать
Первый подход к снаряду (критикуйте).
Облачная ECM - это ECM система, принадлежащая и управляемая поставщиком системы, в которой заказчик управляет только данными. К облачным ECM не относятся системы, развернутые на базе инфраструктуре заказчика.
Дополнения:
Не исключаю, что слишком узко написал "в которой заказчик управляет только данными", но по-другому пока не придумал.
Возможно, тема облачных вычислений уже актуальна для людей, занимающихся перепродажей серверного оборудования, но для отрасли программного обеспечения «облака» остаются пока в разделе размышлений о будущем. Почему корпоративные информационные системы не готовы к облакам я написал в своем блоге http://wp.me/pRljZ-ib
А еще можно посмотреть на вопрос с другой стороны - все больше и больше бизнес-процессов отдаются на аутсорсинг. На Западе большинство людей нанимают специалиста, который заполняет им налоговую декларацию, а большинство небольших фирм нанимаю аудиторские конторы, которые ведут бухучет. В маркетинге и поддержке пользователей функции call-центров все больше отдаются специализированным фирмам. Офисные АТС (как правило уже программные) также реально живут в облаках. А корпоративная почта от Гугла или Яндекса с почтой Что_угодно@Ваш_домен? С появлением такой услуги (в том числе бесплатной для определенного количества пользователей) и широкого Интернета вряд ли кто-то будет ставить свой почтовый сервер и обеспечивать его доступность в режиме 24/7. И таких примеров много.
И самое главное - вендорам это выгодно. Проще поддерживать одну инсталляцию, пусть и большую, пусть и распределенную или кластерную, но одну, которая находится рядом, под боком, логи с которой доступны прямо разработчикам, а не через десяток администраторов по запросу. Пользователи "подсаживаются" на услугу и платят все время, а не только при покупке, а потом, если захотят, то чуть-чуть за поддержку.
А раз это удобно технически и выгодно финансово вендорам, то они будут продвигать это. Маркетологи придумают 1000 причин почему это выгодно пользователям. Поэтому отвечая на вопрос, нужна ли рынку облачная ECM отвечу - будет нужна.
Точно.
Например, наш текущий заказчик, (которого я считаю довольно крупной компанией - более нескольких тысяч сотрудников) использует как внутренние ресурсы (у них есть и свои сервера, и свои разработчики), так и очень много отадает на аутсорсинг (причем это и заказная разработка, т.е. они будут владеть кодом, и хостинг, и использование готовых SaaS решений). Правда у них (на сколько мне известно) не используется каких-либо специализированных ECM средств, поэтому именно про ECM ничего сказать не могу.