Многообразие сервисов для обмена электронными документами в сфере ритейла

За четверть века рыночной экономики образовалось множество крупных и сверхкрупных игроков, которые сегодня выступают законодателями моды ведения бизнеса в торговле. Именно эти игроки первыми столкнулись с проблемами, связанными с масштабами торгового документооборота.

Представьте себе крупную торговую компанию с огромной сетью поставщиков, количество ежемесячно отправляемых и принимаемых документов между которыми настолько велико, что трудно поддается подсчету. С какими проблемами сталкивается ритейлер в таком случае?

●   Необходимость оформлять значительное количество документов, сопровождающих поставки: товарные и транспортные накладные, счета-фактуры, акты и др.;

●   Массовые случаи исправлений сопроводительных документов и необходимостью в связи с этим составлять дополнительные документы (например, исправленные и корректировочные счета-фактуры);

●   Постоянные задержки и потерями документов при доставке, что ведет к доначислениям НДС и создает финансовые сложности для компании;

●   Сложности хранения большого объема документов и т.д.

Возникает резонный вопрос: как крупным игрокам минимизировать, а еще лучше – избежать всех перечисленных выше проблем? Ведь если не заняться их решением прямо сейчас, вероятен риск лишиться топовых позиций, уступив место под солнцем более инициативным акулам торгового бизнеса.

На самом деле ответ лежит на поверхности – и это переход на обмен электронными документами.

Сервисы обмена электронными документами

Часть описанных выше бизнес-проблем решается за счет использования сервисов обмена электронными данными. На рынке сегодня существуют множество сервисов, с помощью которых документооборот с торговыми поставщиками, производителями, партнерами и другими контрагентами можно вести в электронном виде. Остановимся на наиболее интересных и перспективных из них.

EDI, или Electronic Data Interchange

EDI, или электронный обмен данными, представляет собой набор стандартов, позволяющих передавать крупные объемы структурированной цифровой информации от торговой сети к ее поставщикам и обратно. Сервисы на основе EDI используются в секторе электронной коммерции уже более 30 лет, но в России данные технологии начали находить применение заметно позже – в 2004 году – и задели преимущественно продуктовый ритейл. Сегодня обмен EDI-сообщениями выглядит наиболее привлекательным для крупных ритейлеров, поставщиков и производителей продуктов питания, бытовой техники и др. товаров, а также для аптечных сетей.

Технология EDI позволяет обмениваться следующими электронными документами:

●    каталоги товаров

●    инвойсы

●    заказы на поставку товара

●    подтверждения заказа

●    уведомления об отгрузке

●    акты сверки взаиморасчетов и др.

Как видите, в данном списке нет первичных учетных бухгалтерских документов. Всё потому, что технология Electronic Data Interchange не обеспечивает передаваемым документам юридическую значимость, и она не предполагает применение усиленной электронной подписи.

Технология EDI используется компаниями только лишь в качестве инструмента заказа товара, оперативного учета и сверки с контрагентами. Поскольку сообщения EDI являются структурированными (XML), они легко поддаются обработке в информационных системах. Однако сегодня отечественный ритейл заинтересован не столько в обмене структурированными данными, сколько в обмене учетными бухгалтерскими документами. Но об этом чуть позже.

Внешние сервисы синхронизации номенклатур (GDSN)

Ритейлеры не понаслышке знают, какие проблемы порождаются в результате разных представления и понимания товарной номенклатуры у участников сделки. Например, для кого-то «красные сапожки женские» могут оказаться «женскими сапогами красными». Покупатель ждет один товар (тот, что указан в спецификации), а поставщик присылает первичные документы (ТОРГ-12), в которых этот же товар назван по-другому. Как приходовать и учитывать такие поставки? Нужно просто «стыковать» номенклатуру поставщика и покупателя. Эту задачу решают сервисы глобальных каталогов.

С помощью сервиса GDSN можно закрыть сразу несколько потребностей. В их числе – синхронизация широкой и постоянно меняющейся номенклатуры, что более чем актуально для сферы ритейла.

Сервисы обмена юридически значимыми электронными документами

Возвращаясь к рассказу об EDI, хочется отметить, чем отличаются от них сервисы юридически значимого электронного документооборота (далее – ЮЗЭД).

Свое массовое развитие сервисы ЮЗЭД получили в 2012 году, после выхода Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н, который на законодательном уровне разрешил выставлять и получать счета-фактуры в электронной форме. Именно с того момента и началась волна всеобщего интереса к такой теме, как обмен электронными документами с контрагентами. Можно с уверенностью говорить о том, что в будущем роль ЮЗЭД в российском ритейле только упрочится. И подтверждением тому являются все более частые случаи перехода крупных торговых компаний на юридически значимый электронный документооборот со своими контрагентами. В этом отношении показателен пример известного интернет-магазина Wildberries, который начал обмениваться электронными документами с широкой сетью своих поставщиков через сервис Synerdocs. Об особенностях данного проекта мы писали в материале «Как выглядит переход на электронные документы в отдельно взятой торговой сети. Пример Synerdocs и Wildberries».

Сервисы ЮЗЭД как нельзя лучше удовлетворяют потребностям в части обмена электронными счетами-фактурами, актами, накладными ТОРГ-12, товарно-транспортными накладными и другими документами, которыми массово обмениваются ритейлеры, поставщики, производители товаров, дистрибьюторы.

На схеме ниже вы можете увидеть, работу с какими документами «закрывают» сервисы EDI и ЮЗЭД.

На фоне остальных решений для обмена электронными документами сервисы ЮЗЭД выделяются, прежде всего, возможностью обеспечения юридической значимости передаваемых документов. Взять, к примеру, сервис Synerdocs. Каждый документ, отправляемый через него, обладает юридической значимостью. И это обеспечивается не только за счет подписания его усиленной квалифицированной электронной подписью, но и за счет соблюдения особых Регламентов обмена электронными документами (см. Приказ Минфина РФ N 50 н), требований к формам и форматам документов.

Итак, выгоды перехода на ЮЗЭД становятся все более понятными. Документы, которыми ритейлеры обмениваются в сервисе, априори соответствуют утвержденным формам и форматам и готовы к истребованию. Организация может легко выгружать их и представлять в контролирующие органы.

Вывод

Рынок предлагает множество сервисов для автоматизации обмена электронными документами между торговой компанией и ее контрагентами. В этой статье мы перечислили далеко не все решения, но наиболее востребованные самими ритейлерами. Выбор того или иного из них продиктован целым рядом закономерностей – масштабами бизнеса, объемом исходящей документации и ее спецификой, числом контрагентов, готовых перейти на электронный обмен и т.д. Но самое главное – целью, которую ставит перед собой компания. И для большинства ритейлеров цель в последнее время сводится к тому, чтобы обмен электронными документами перешел в статус юридически значимого, а обеспечить это под силу именно сервисам обмена ЮЗЭД.

Источник: Synerdocs