Начните легитимный обмен документами между филиалами и дочерними компаниями.

Тысячи компаний уже используют электронные документы внутри организации, но при отправке наружу все еще печатают их. Налаженный внутренний электронный документооборот – это отличная платформа для внешнего обмена. При этом отговорки (не могу подобрать слово лучше) у ECM-пользователей мало отличаются от тех, кто электронный документооборот даже не пробовал.

Многие компании говорят, что контрагенты не готовы принимать или отправлять электронные документы. И это опасение встречается чаще всего. Например, вы крупная холдинговая компания или компания с широкой сетью филиалов, ежедневно ваши сотрудники отправляют отчеты по кассе и складу в головной офис, также есть внутреннее перемещение товаров. У вас почти все эти процессы уже в электронном виде: вы работаете за компьютером, создаете и согласовываете документы в ECM.

Начните обмен между своими филиалами и дочерними компаниями. Это один из самых быстрых и эффективных способов сократить значительное количество бумажных документов. После того, как вы протестируете технологию в своих процессах, вам будет проще перейти к вопросу подключения контрагентов.

Так же работают и ваши партнеры. Их бухгалтерия выставляет и оплачивает счета на оплату, принятые через электронную почту, сдает отчетность в электронном виде, пользуется учетными системами. Все это уже говорит о степени готовности ваших контрагентов по работе с электронными документами.

Еще одна причина, по которой компании не торопятся внедрять электронный документооборот с контрагентами – разные операторы. Некоторые до сих пор считают, что роуминга нет, так как имеют о нем обрывочные сведения.

Это совершенно не так. Практически у всех крупных операторов России на официальных сайтах опубликованы новости о старте роуминга с другими операторами. Также организацию роуминга можно отслеживать и на сайте некоммерческого партнерства РОСЭУ (https://roseu.org/roaming), данная информация является публичной и постоянно обновляется.

На самом деле, разные операторы – это вовсе не проблема, наоборот – хороший знак, который говорит вам о том, что ваши контрагенты уже готовы работать с электронными документами.

Уже накоплен богатый опыт по этому направлению, протестирован и переведен в промышленную эксплуатацию роуминг между ключевыми операторами России. По нашим наблюдениям, организация роуминга «с нуля» в среднем занимает около месяца. А если роуминг между операторами был протестирован ранее и уже подписаны соглашения, то операторам остается только добавить абонентов в базу – через несколько дней можно обмениваться. За это время вы успеете решить организационные вопросы: выделить ответственных, получить сертификаты ЭП, настроить интеграцию.

Более того, мы ждем, что обязанность настраивать роуминг введут законодательно. Сейчас есть проект приказа (https://regulation.gov.ru/project/12264.html), который заменит Приказ Минфина 50н, в нем в явную закрепят обязанность оператора обеспечить обмен документами в том числе в роуминге. Мы очень надеемся, что эти поправки ускорят развитие межкорпоративного документооборота на рынке.

Следующая причина – заказчики боятся трудностей в интеграции с корпоративными системами. Но, во-первых, есть типовые интеграционные решения, иногда их разрабатывает даже сам вендор. Во-вторых, спросите оператора, возможно у него есть универсальное решение.

Наличие ECM-системы в компании, помимо автоматизации внутренних процессов, также значительно упрощает работу с несколькими операторами. Работая в системе, пользователь может и не видеть интерфейса самого сервиса обмена, он работает в привычном интерфейсе, а бизнес-логика решения уже сама определяет, через какого оператора нужно отправить документы.

Разумеется, в этом кратком посте я пробежался только по «верхушкам» темы. Более подробно тему обмена электронными документами будем обсуждать на конференции DOCFLOW 19 мая. Буду готов ответить на ваши вопросы в рамках моего доклада, который будет проходить с 13:30 до 15:00 в зале «Пушкин».