Названы точки соприкосновения ECM и ERP

Михаил Демидов

Интерес компаний к проектам интеграции ECM с ERP продолжает оставаться одной из главных тенденций отрасли. Об этом свидетельствуют данные опроса, проводимого аналитиками AIIM среди зарубежных предприятий. Игроки российского рынка осторожно оценивают подобные результаты, отмечая при этом относительное сходство западного и российского рынка документооборота в этих вопросах.

Аналитическая компания AIIM провела опрос 387 компаний с численностью сотрудников больше 100 человек по теме взаимодействия ECM и ERP-систем. В качественном отношении 23% таких компаний использовали в роли ECM продукт MS SharePoint, а остальные решения (EMC Documentum, Open Text, IBM Filenet, Oracle Stellent) применялись в 10-12% организаций.

По результатам опроса выяснилось, что самым серьезным преимуществом для бизнеса в проектах интеграции ECM и ERP, который упомянули респонденты, является связывание работы над документами и процессов движения их в рамках КИС. Среди остальных преимуществ речь шла о возможности улучшения обслуживания клиентов, а также возможности совместного доступа к базам знаний. Компании чаще всего интегрируют ERP и ECM между собой в процессах обработки транзакционных документов и контрактов. 68% опрошенных отмечают, что подобные объединенные решения позволяют получить большую отдачу от инвестиций, чем другие проекты ИТ-интеграции. 53% компаний собираются или уже имеют развернутое портальное решение в роли единой точки доступа до ERP/ECM. Наконец, 42% респондентов в ответ на вопрос о возможности применения ERP и ECM-продуктов от одного и того же вендора, посчитали, что это может являться преимуществом и планируют обращать на это внимание, а еще 13% отметили, что уже сейчас имеют подобные решения.

Российские игроки рынка СЭД по-разному оценивают полноту и адекватность полученных AIIM данных. «Из сообщения неясно, каким образом и среди каких категорий руководства и персонала проводился опрос, но можно предположить, что это исключительно (преимущественно) пользователи (бизнес-заказчики) ERP-систем», - рассуждает Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «Интертраст». По его словам, результаты опроса в части распределения популярности ЕСМ-систем были бы кардинально иными, если учесть, что сами респонденты могли не знать о том, какая корпоративная система используется в их компании.

«Скорее всего, в опрос также не попали организации, в силу своей специфики не использующие ERP-системы или использующие их для обеспечения только вспомогательных процессов (бухучета, управления персоналом и т.п.). Для опрошенного же контингента SharePoint может представляться вполне достаточным средством документирования, поэтому о наличии специализированных систем они могли забыть, не знать, умолчать», - продолжает г-н Ипатов.

«SharePoint - это в первую очередь корпоративный портал, сравнивать его долю с долей остальных ECM-поставщиков просто некорректно: он устанавливается практически всегда совместно с какой-то ECM-системой», - удивляется Максим Галимов, директор по перспективным исследованиям компании Directum, указывая на то, что в других отчетах AIIM (речь идет об ежегодном «State of industry» – прим. CNews) указывает на то, как используется SharePoint: именно как портал, «витрина» информации, единая точка входа в различные системы.

Скептическое отношение к результатам опроса AIIM выражает и Ирина Кубликова, директор по маркетингу «БОСС-Референт». По ее словам, специалисты AIIM затронули компании, работающие на СМБ-рынке. Для данного сектора рынка, считает госпожа Кубликова, решения на платформе MS являются более предпочтительными как с точки зрения условий лицензирования, так и с точки зрения сопровождения. «К тому же для компаний СМБ-уровня решения на Oracle, Documentum или IBM могут быть просто избыточными по функциональности», - продолжает она. Кроме того, эксперт добавила, что среди продуктов, противопоставленных SharePoint (Documentum, Open Text, Filenet и Oracle/Stellent) отсутствует IBM Lotus, который все же должен иметь некую ощутимую долю на рынке решений для управления корпоративным контентом.

Схожего мнения придерживается и Юрий Корюкин, директор по корпоративным проектам компании ABBYY Россия, когда говорит, что в сегменте решений для крупного бизнеса пропорции будут несколько другими, и, например, в России нужно было бы отметить очень активную позицию IBM. Тем не менее, как замечает представитель компании «БОСС-Референт», платформа SharePoint активно укрепляет свои позиции на рынке в последнее время, и есть все основания полагать, что выход ожидаемого в ближайшее время MOSS 2010 только увеличит популярность продукта как в России, так и за рубежом.

Об этом же говорит и Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, отмечая тот факт, что переход от файловых хранилищ к SharePoint гораздо более простой процесс чем к перечисленным в опросе конкурентам.

«Число проданных экземпляров SharePoint вполне может превышать долю EMC/Documentum, Open Text, IBM/Filenet и Oracle/Stellent в два раза, так как эти продукты являются существенно более «тяжелыми» как по трудоемкости внедрения, так и по цене, - считает Виктор Сенкевич, управляющий директор Paybot. - При этом надо иметь в виду, что, если сравнивать внедрения этих продуктов по другим критериям, например, количеству используемых прикладных функций или среднему количеству пользователей на инсталляцию, то пропорции будут другими».

Об этом же говорит и Александр Бейдер, директор по развитию направления ECM компании Terralink, считая, что такая оценка характерна для всех рынков, а для развивающихся рынков, например, российского, эта доля может быть даже выше: «Количество интеграционных проектов ERP и SharePoint в два раза превышает другие проекты по интеграциям ERP и ECM по причинам, связанным с портальными корнями самого SharePoint, наличием механизма Business Data Catalogue, а также наличием на рынке большого числа коробочных интеграций для всех популярных ERP-систем».

Елена Иванова, начальник отдела маркетинга ЭОС, полагает, что ситуация с популярностью SharePoint характерна для коммерческого сектора и для крупных компаний, которые вообще озабочены проблемой упорядочения работы с информацией (где документооборот - это составная часть) и с корпоративным контентом.

Рассуждая о целесообразности объединения ERP и ECM, эксперт отметила, что пока развитие культуры работы с накопленным в организациях контентом и знаниями выражается в том, что, по большему счету, оно сводится к пониманию того факта, что огромными массивами информации и знаниями надо правильно управлять и в этом состоит большое конкурентное преимущество организации. «Об этом начинают задумываться сейчас в России и уже довольно давно говорят на Западе. Начальный уровень здесь - это упорядочение работы с документами, электронный документооборот, поэтому такое развитие вполне закономерно на данном этапе развития информационной культуры бизнеса. Следующая ступень развития управления корпоративной информацией - это создание ECM-систем, которые будут не только реализовывать подходы workflow или ERP, но и более глобальное управление знаниями и контентом организации».

Опрошенные CNews эксперты практически единогласны во мнении, что интеграция документооборота с ERP позволяет добиться более быстрых сроков возврата инвестиций, сделать ROI более эффективным и менее рискованным. «Это вполне очевидно, если смотреть на ECM со стороны ERP. Все-таки большинство документов предприятия сопровождают производственные, денежные и товарные транзакции, однако есть и очень важное меньшинство - управленческие документы, не связанные с хозяйственными операциями», - объясняет Сергей Курьянов.

Несмотря на то, что таких документов относительно транзакционных гораздо меньше, автоматизация их обработки и связанных с этим процессов имеет очень большое влияние на эффективность управления и прозрачность бизнеса: «В российском понимании СЭД многие говорят как раз в основном об управленческих процессах и управленческой документации (автоматизация канцелярии - это задача из которой выросли все российские СЭД)». Эксперт полагает, что и взгляд на документооборот со стороны ERP достаточно характерен для России, приводя в пример - документооборот в «1С:Предприятии», как раз и направленный на управление транзакционными документами.

«Вопросы интеграции ECM и ERP давно и устойчиво находятся в центре внимания основных участников рынка документооборота в России. Последнее время к этому вопросу приковано особенно большое внимание, поскольку основные игроки рынка ECM, а именно, EMC Documentum и Open Text объявили о своих новых инициативах и выпуске новых версий своих продуктов, ориентированных на еще более тесную интеграцию с SAP ERP», - объясняет Александр Бейдер. Он приводит несколько бизнес-кейсов использования интеграционного решения, позволяющих сократить сроки проверок, автоматизировать контроль сроков хранения документации, организовать сквозные бизнес-процессы, сэкономить на складских площадях, повысить уровень информационной безопасности и так далее.

Тем не менее, как замечает Ирина Кубликова, тенденция интеграции ECM и ERP характерна в России только для крупных организаций. «ECM почти всегда обеспечивает положительный ROI, ERP - почти никогда вследствие дороговизны и, как правило, затянутости проектов ERP», - уверен Виктор Сенкевич. По его словам, внедрение ERP вместе с ECM увеличивает ROI, плюс может существенно облегчить процесс такого внедрения и получить первые реальные результаты существенно раньше за счет быстрой автоматизации бизнес-процессов, связанных с документами.

Однако, как подчеркивает Александр Аксельрод, директор департамента Documentum «Корус Консалтинг», ROI от внедрения ERP считается отдельно, по другим методикам и объединять данные расчеты с прогнозами по ROI от внедрения СЭД практически невозможно, и, в любом случае, результаты будут весьма неточными.

Рассуждая о популярности портальных решений в области интеграции ECM и ERP, ряд экспертов рынка СЭД отметили, что их популярность объясняется их простотой, чем, например, при использовании расширений или интеграционных шлюзов. «Интеграция, когда портал на SharePoint выступает единой точкой доступа к данным из ERP и ECM систем, вероятно, имеет цель снизить стоимость хранения документов и доступа к ним. В Росси, однако, чаще востребована иная конфигурация – где SharePoint является хранилищем, платформой, над которой существует приложение (ECM), обеспечивающее автоматизацию процессов управления документами», - уверена Ирина Кубликова.

«В России доступ к ERP/ECM-контенту через портал обеспечен у относительно меньшего количества компаний. Это не значит, что у них нет интеграции, просто часто такая интеграция делается написание программных шлюзов, решающих конкретные задачи, и пока мало где реализовывается универсальными средствами - порталами или специальными средствами интеграции типа MS BizTalk сервера», - рассказывает Виктор Сенкевич.

Несколько иную точку зрения высказывает Вадим Ипатов. По его мнению, организация единой портальной точки входа для таких серьезных приложений, как ERP и ЕСМ, является ресурсоемкой задачей, требующей больших серверных мощностей. В результате часто низкая производительность и медленная реакция на запросы пользователей становятся причиной отказа от портального решения.

«Более перспективным и востребованным становится подход работы пользователей через свой привычный интерфейс в сервис-ориентированной архитектуре. Также жизнеспособной является организация работы с документами массового пользователя (в том числе пользователя ERP) «по сигналам» от информационных систем. При таком подходе пользователь попадает в документарную среду (интерфейс ECM) по мере поступления документов и документированных задач, имеющих к нему отношение. Подобные сигналы могут исходить как от ECM, так от ERP и других КИС. Одним из вариантов интеграции может быть автоматизация бизнес-процессов с применением BPM/workflow, задействующая ERP и ECM», - объясняет господин Ипатов.

Об этом же говорит и Александр Бейдер, отмечая, что создание портала (а не просто вебсайта) это затратный проект, для которого должна быть очень серьезная бизнес-мотивировка, потому что он не дает такого прямого эффекта, как организация сквозных бизнес-процессов или прямой доступ к первичным документам.

Объясняя целесообразность использования ECM и ERP от одного и того же вендора, игроки рынка СЭД в России приводят как положительные, так и отрицательные доводы. «Как правило, ERP выполняет учетную роль на предприятии, СЭД – контроля исполнительской дисциплины, хранения информации в электронном виде, оборота договоров и иных документов. Данные функции реализуются различными системами и практически не пересекаются. Системы могут внедряться в разные периоды времени и затрагивать разные департаменты, филиалы компании. Российские заказчики выбирают, как правило, решения от разных вендоров, предпочитая единой платформе такие критерии, как стоимость, качество реализации требуемой функциональности, возможность системы решать текущие бизнес-задачи. Необходимость дополнительных расходов на интеграцию разных систем исключает данную задачу из перечня приоритетов предприятий», - говорит Александр Аксельрод.

По версии Виктора Сенкевича плюсы от использования моновендорных продуктов очевидны, если ERP и ECM будут изначально интегрированы между собой и пользователи смогут обойтись похожими средствами адаптации и настройки. Тем не менее, замечает эксперт, вендор ERP может купить ECM «на стороне» и не успеть обеспечить должной интеграции между продуктами. Минусами моновендорных продуктов будет их неравнозначность по ценности. Господин Сенкевич полагает, что в случае ERP и ECM это очень актуально, поскольку лидеры на рынке ERP не являются лидерами на рынке ECM.

«Опыт показывает, что ERP и ECM - это очень разные классы систем, и, как правило, поставка такого комплекса от одного вендора не реалистична. Мы сейчас видим очень тесную интеграцию между продуктами SAP AG и Open Text, но это не означает, что столь же тесная интеграция невозможна между продуктами SAP AG и EMC Documentum. В конце концов, решение принимает не вендор, а заказчик. Именно заказчик должен решить, какие продукты для автоматизации управления контентом он хочет применять, и это решение зависит от очень многих факторов. Разнообразие и возможность выбора - это признаки зрелого рынка», - замечает Александр Бейдер.

По мнению Вадима Ипатова, сегодня все большее число заказчиков отдают приоритет точному соответствию возможностей информационной системы бизнес-задачам, и в ряде компаний одновременно используются даже ERP-системы различных производителей для решения разных задач. «Преимущества использования решений от одного вендора потенциально можно было бы поискать в упрощении логистики, снижении стоимости владения (за счет использования общих компонентов и экономии на лицензиях и поддержке), лучшей совместимости приложений, однако на практике оказывается, что стоимость пропорциональна прикладной функциональности, интегрируемость определяется свойством конкретного решения, а не принадлежностью производителю (особенно в контексте наблюдаемых слияний и поглощений)», - констатирует специалист. По его словам, все другие аргументы в пользу единого вендора могут находиться в зоне «погрешностей в расчетах» и легко компенсируются более высокой компетенцией, профессионализмом, опытом и специализацией другого вендора в конкретной области.

Источник: CNews, 12 марта 2010