Не надо "мусорить" в СЭД?
Почему-то иногда корпоративная СЭД становится только хранилищем "окончательных" документов
Зачем организации нужна СЭД обсуждали уже много, на сайте любого вендора это подробно написано. Но действительно эффективной ее использование становится только тогда, когда она превращается в рабочий инструмент каждого сотрудника. Однако, так происходит не всегда. Вот два случая, с которыми мне пришлось столкнуться за последнее время.
Случай 1. В организации "внедрена СЭД" и в т.ч. управление договорами. На практике же оказывается, что договора создаются в отдельных файлах и согласуются по электронной почте. И только после согласования последний "показательный" этап согласования и регистрации документа проходит в СЭД. Конечно, это тоже не плохо - архив электронных документов есть, регистрация и контроль возврата тоже. Но жалко выпавший из СЭД процесс согласования, который в СЭД мог бы быть гораздо эффективнее. Причина скорее всего в том, что при внедрении пользователей не смогли убедить отказаться от старых методов работы, преодолеть сопротивление изменениям.
Случай 2. Не смотря на повсеместное использование СЭД в организации (на уровне корпоративной культуры и реального отсутствия бумаг на столах), сотрудник создает документы локально и только после окончательной доработки выкладывает их в СЭД. Тут уже причины чисто личного характера сотрудника: неуверенность в себе, боязнь замечаний к своей недоделанной работе. Может это и не всплыло бы, но сотрудник заболел, а его замещающий не нашел нужного документа, необходимого для выполнения срочной работы. А в процессе поиска документа у руководителя вообще вопрос возник "чем сотрудник занимался, если в системе нет ни одного из документов, которые он должен был подготовить в ближайшее время?". В результате замечание от руководителя сотрудник все равно получил.
Такое "чистовое" использование СЭД напоминает покупку автомобиля только чтобы выехать на нем "в свет", а остальное время не использовать, чтобы не пачкался и не царапался. Может когда-то это и оправдано, когда важны "понты", но ведь большинство организаций покупает СЭД для повышения эффективности работы, а не чтобы перед кем-то покрасоваться.
Как решить подобную проблему? В обоих случаях работает тот самый "человеческий фактор". И если не получилось сделать по-хорошему первый раз, то вполне можно попробовать вернуться к полноценному внедрению чуть позже, когда сотрудники уже освоят СЭД, привыкнут и возможно сами захотят большего или наступят на грабли неполного использования системы.
Похожие статьи
Комментарии 15
Елена Истомина писала: "Но жалко выпавший из СЭД процесс согласования, который в СЭД мог бы быть гораздо эффективнее."
Вы в этом точно уверены? Зная, каким образом нередко используются СЭД, этот процесс вполне мог бы оказаться более длительным и забюрократизированным :)
Многие наши зарубежные коллеги предпочитают предварительную работу вести как раз с использованием электронной почты и других подобных инструментов, а представляющие деловой интерес сообщения позднее сохранять в СЭД. Думаю, здесь всё зависит от конкретных обстоятельств, и для некоторых организаций такой метод работы может оказаться более подходящим.
Да, я действительно верю, что в СЭД согласование проводить эффективнее. Если есть опасения забюрократизировать процесс, то можно ведь жесткий типовой маршрут не настраивать, а использовать свободную маршрутизацию, когда сотрудник сам может выбрать с кем обсудить документ. Зато текущие мнения и версии документов могут отслеживать все участники процесса, можно посмотреть - с кем документ уже обсудили и т.п. Процесс если не более управляемый, то как минимум более контролируемый.
Что касается "представляющие деловой интерес сообщения позднее сохранять в СЭД", так я более чем уверена, что в большинстве случаев никто их туда заносить не будет (лень, а стимула нет - все ведь уже решили).
Я допускаю, что ситуации могут быть разными, но пока не могу найти конкретных примеров, когда бы согласование через электронную почту было удобнее. Если поделитесь - будет интересно изучить.
P.S. Приведенные примеры отличаются от примеров в исходнм посте (где речь шла о договорных документах). Как строится работа с договорами в нашей компании я не знаю - это не моя область ответсвенности. Но на сколько могу судить никаких специализрованных средств для управления договорными документами не применяется (зато есть системы для контроля самого исполнения договора, в первую очередь по части финансов - но это как говориться уже святое :) ).
P.P.S. Ну и не могу хотябы отчасти не согласиться с Натальей
Е.И.: "Если поделитесь - будет интересно изучить."
Компания, в которой я сейчас работаю, - третья коммерческая организация в моей трудовой биографии. И во всех трёх многие как внутренние, так и внешние обсуждения и согласования часто выпонялись и выполняются по электронной почте, а то и - (ужас!) - по телефону. Конечно, бывают важные случаи, когда и СЭД может быть полезна, и живая подпись не помешает, - но их в общей массе не так уж много. Про общение с зарубежными коллегами, в т.ч. по официальным вопросам, я уж и не говорю.
Если СЭД всегда и всюду намного лучше, то скажите, почему в передовых странах электронная почта если и сдала чуток в последнее время, то лишь из-за конкуренции со стороны ещё более гибких и менее контролируемых технологий? Или американцы, англичане и др. хуже нас ведут бизнес и меньше судятся? :))
Но жалко выпавший из СЭД процесс согласования, который в СЭД мог бы быть гораздо эффективнее. Причина скорее всего в том, что при внедрении пользователей не смогли убедить отказаться от старых методов работы, преодолеть сопротивление изменениям.
На мой взгляд это как раз яркий пример автоматизации хаоса, или "НЕДОАВТОМАТИЗАЦИИ" как я их называю. На вопрос "как решить?" отвечу прямо - создать реальный образ. Что я имею ввиду?
Всё просто. когда Вы приходите к пользователю с Вашей системой он ее не знает, не понимает и никогда в глаза не видел. А главное он не знает какой результат или эффект будет. Т.е. для него нет чёткой картинки в голове что это хорошо. Понимаете суть?
Так вот грамотный внедренец, не только исполняет поставленную задачу, он в первую очередь рисует информационный образ системы. Этот образ должен быть максимально ассоциирован с реальностью. Чем реальней и естественней он будет, тем охотнее его принимает пользователь.
Втоорой не менее важный момент это ассоциация образа с позитивным результатом. Т.е. нужно заложить некую напряжённость потенциала для привлечения пользователя результатом. Например процесс делает некий рабочий момент за пользователя или контролирует его ошибки. Это и есть та самая разница потенциалов между было и есть.
Третье, никогда не говорите пользователю что надо так или не надо вот эдак! Это его только отпугивает и ломает всё естественность образа. Нужно чтобы попадая в образ у него было полное ощущение свободы. Но ограниченной нашими проверками ошибок и рамками системы в которой он находится. Т.е. не надо винить юзера в том что вы что-то для него не продумали.
Как вывод могу отметить, что сколько угодно продуманным и объёмным, не было бы решение, без внешнего образа это набор кнопок и тёмный лес для любого пользователя.
Привык пользователь к "аутлуку"! Значит делаем для него подобную среду. Тратил он 5 кликов на согласование по почте, значит в новом решении он тратит 3 клика. Только это называется автоматизация. Остальное это "недоавтоматизация" а зачастую из этого получается автоматизированный хаос.
Да, я действительно верю, что в СЭД согласование проводить эффективнее.
В дополнение слов Елене выскажу следующий аргумент: "Электронную почту и работу по согласованию в ней можно сравнить с созданием некого объекта задачи и ОТПРАВКИ ЕГО на волю всех участников, Задачу согласования в СЭД можно сравнис с созданием объекта задачи и ПРИВЛЕЧЕНИЯ участников для реализации поставленной задачи".
Т.е. принципиально разнятся они лишь в том что в первом случае отправил и будь что будет, а во втором я к своей задачи привлекаю ресурсы для ее реализации. Имея возможность видеть изменения и влиять на процесс на любой стадии. Что в первом варианте достигается путём временных издержек.
По моему любой кто на практике сталкивался с описанными вариантами понимает это интуитивно.
Думаю, что дополнительным удобством использования почтовой системы было то, что с заказчиками мы в любом случае общались по почте, т.е. коммуникационный канал один на всех (нет луализма - "здесь мы работаем в системе X, а здесь - в Y"
Всё верно, могу лишь добавить, что на самом деле нет разницы где и когда вызывается та или инная система, если мы говорим что точка связующая все системы в единый инструмент оформлена верным образом. Т.е. для пользователя это картинка единой среды. Приведу пример из практической реализации:
Из карточки договора при формировании его содержимого, проект договора необходимо согласовать. Т.е. говоря прямо, отправить ему его по почте. Это неизбежно как неизбежен восход солнца завтра утром.
Что я сделал. Сделал код который выполняет ручные действия пользователя. Т.е. он нажал 1 раз на кнопку, создалось письмо и ушло контактному лицу контрагента для согласования. После того как он ответил, СЭД забирает почту с ящика, анализирует его и помещает ответ в карточку, не забыв уведомить ответственного за договор.
Т.е. для юзера это одна среда и 1 клик, на самом же деле там был целый ряд вызовов систем и обработок.
Для аналитической работы, где отчет по проведенному анализу (в разных формах), или для работы проектировщика, где технический проект являются основным результатом труда, это очень актуально. Сам, бывает, сталкиваюсь с таким. Но чтобы сработало (сотрудник заболел, а начальник нашел) должны выполняться следующие важные правила:
- документ должен быть в общей "куче";
- на документ должны быть права у начальника (к нему должен быть доступ в случае поиска).
Либо высылайте документ почтой (ссылка в Гуглодоксе тоже сойдет), либо обеспечьте подобное совпадение двух условий (сложите в СЭД, на внутренний портал, в расшаренный Дропбокс).
Михаил хорошие вопросы. Начну с целостности.
Целостность или единую систему, можно рассматривать как систему взаимодействующих систем. У системы есть граница, поведение и сущность. Каждое из этих понятий определяется ВЗАИМОДЕЙСТВИЕМ этой системы с Другими системами, с которыми она соединяется еще и в новые системы.
Это для того чтобы мы с Вами говорили в разрезе одного определения.
Далее про наглядность, просто приведу нашу модель взаимодействия пользователя по шагам.
Что это даёт?
Я при этом еще умолчал и про 1С, и про прочие интеграции.
Про стоимость разработки сказать не смогу, т.к. писали всё сами со своим коллегой, т.е. для компании это вопрос наших зарплат. Ни каких доп расходов на внедрение не было. Просто взять и настроить всё 1 раз. Вот так и живём =)
Отдельно хочу коснуться почты и работы с ней. Вообще наша СЭД очень хорошо общается с почтой и в фоновом режиме и в режиме диалога. Для нас нет проблемы по одному клику отправить электронный проект договора на предварительное согласование с контрагентом, при этом автоматом создаётся РКК и контроль возврата, а в фоновом режиме формируется текст по шаблони и прикрепляются файлы. Т.е Для пользователя весь этот процес виден как кнопка "отправить вложения по почте".
Далее что касается приёма, то наша СЭД позволяет настроить сценарий отбора почты, например по теме или получателю, и связать вложение с тем или инным элементом системы. Т.е. пользователь в одной точке и отправляет и получает и размещает всю корреспонденцию. Соответственно очень легко с такой системы получить аналитику, что делал Ваш кадр.
Да и таймшифтинг ни кто не отменял, вопрос организации труда.