Ни дня без СЭД

Передача и обмен информации – самое необходимое для человечества в XXI веке. Чтобы быть в курсе новостей, мы нередко бродим по любимым сайтам – «А нет ли чего-нибудь свеженького интересного?». Устав от этого, многие из нас подписываются на почтовые рассылки различных сайтов. Мы ежедневно заходим в свой почтовый ящик, пытаясь найти что-то полезное в зачастую неудобных письмах-рассылках.

Сейчас появилась возможность оперативно, в режиме реального времени, узнавать о новой информации на наших любимых сайтах, новостных ресурсах без их посещения. Специальный сервис – RSS - позволяет обрабатывать все источники, которые интересны читателю, и в краткой форме выдавать сводки новостей. Благодаря установке клиентской части на компьютер, на рабочем столе появляется панель с подборкой всей поступившей информации. Можно выбирать один из наиболее оптимальных вариантов «сигнализации». Среди них есть и простое обновление текста на панели, и всплывающие предупреждения.

ИТ-индустрия идет дальше, уже появились средства (например, онлайн ресурс Particls), которые сами анализируют интересы, извещая только о том, что будет важно и значимо для конкретного пользователя.

Мы настолько привыкли к тому, что нам напоминают, что появились даже сервисы (dailylit.com), предлагающие получать книги по абзацу и читать классическую литературу с помощью рассылок или RSS.

А если перенести взгляд на рабочие вопросы и задачи, с которыми каждый из нас сталкивается каждый день?

Можно ли с помощью, например, СЭД, которые используются в масштабах предприятий и организаций, отслеживать нужную информацию? Ведь это не менее, а, возможно, и более важно для пользователя.

Ответ на этот вопрос будет положительный!

В ECM-системе, каждый пользователь получает «напоминалки»-задания о том, что он должен сделать для выполнения очередной бизнес-задачи. Пользователь может сам ставить задачу перед другими и тогда «напоминалки»-задания появятся у других пользователей. С помощью этих уведомлений обеспечивается своевременность и мобильность в доставке задания. О новых, только что появившихся заданиях пользователю напомнят дополнительные всплывающие уведомления.

Помимо этого в системе может существовать возможность установки оповещений о подходе срока задачи/задания, что позволяет пользователям наметить время, когда нужно вернуться к выполнению или контролю и сделать все в срок. Оповещение может быть поставлено и на конкретные дату и время, и на относительные (например, через 1 час).

Инициатор задачи может настроить уведомление и самому себе по ходу выполнения работы другими пользователями, чтобы контролировать или подключаться к работе при необходимости. Применение механизма задач дает возможность мгновенно и точно передавать информацию между сотрудниками, что впоследствии отражается на качестве и скорости работы.

При активной совместной работе с документами приятной и важной является возможность получение уведомлений об освобождении документа. Вы хотели отредактировать документ, но выяснилось, что с ним уже работает другой пользователь. Тогда уведомление позволит быстро вернуться к документу сразу после того, как другой пользователь освободит его, и не нарушать целостность документа.

А благодаря широкой вовлеченности в единую систему электронного документооборота каждый сотрудник компании сможет вовремя узнавать об изменениях и новых событиях, происходящих в компании, а следовательно, и быстро реагировать на происходящее.