О будущем и текущем состоянии ECM-отрасли по впечатлениям с конференции-выставки DOCFLOW 2011

В ходе выставки конференции DOCFLOW 2011 Москва (об итогах которой уже писал ECM-Journal) на вопросы наших корреспондентов ответили представители организаторов и приглашенные гости: Наталья Львова, руководитель проекта DOCFLOW, Клаус Шульц, менеджер по маркетингу продукции на рынках EMEA, подразделения Imaging-системы, Fujitsu Europe Limited Group и Джон Манчини, Президент международной ассоциации AIIM.

ECM-Journal: Если сейчас оглянуться на прошедшую конференцию-выставку DOCFLOW 2011 — что стало в ней наиболее примечательным?

Наталья Львова:

На мой взгляд, здесь можно выделить три момента. Первый — это посещение конференции-выставки министром связи и массовых коммуникаций, а также различные форматы участия представителей министерства в мероприятиях DOCFLOW 2011. Особенно важно, что участие коснулось и дискуссионных площадок: посетители получили возможность обсудить со специалистами министерства наиболее актуальные темы и задать им свои вопросы. Второй момент — это увеличение количества самих дискуссионных площадок. Запустив в этом году Дискуссионный клуб, нацеленный на руководителей бизнеса, мы смогли привлечь интересных экспертов к общению с непосредственными заказчиками решений. Ну и третий момент — появление новых компаний-участниц, предоставляющих услуги в области управления информацией, а не только традиционного электронного документооборота. То есть, мы видим плавный переход от автоматизации делопроизводства к управлению контентом.

ECM-Journal: Сегодня мы периодически слышим тезис о том, что рынок электронного документооборота в России уже можно назвать зрелым. Откуда, в таком случае, появляются новые темы для обсуждений и дискуссий?

Наталья Львова:

Мне кажется, что говорить о зрелости еще рано. По этому поводу весьма интересной была презентация Джона Манчини, в которой говорилось, что сейчас мы скорее наблюдаем некий переломный момент. В настоящее время, как мы уже упоминали, существует вопрос не только документа и его «оборота» в организации — но и контента в целом. Растущая потребность в контроле, управлении и эффективном использовании бизнес-значимой информации требует технологий, которые должны отвечать сегодняшним запросам. В то же самое время, они не должны навешивать новых еще бОльших сложностей и проблем для пользователей. Требования к технологиям трансформируются: возникает потребность не просто перевести процесс в электронный вид — а сделать удобным и эффективным принятие решений. Чтобы конкретный человек, конкретный руководитель был в центре этих технологий. Вместе с этим, никто не отменяет прежних, традиционных, задач. Одним словом, темы для обсуждений приходят на рынок с возникновением новых потребностей заказчиков.

ECM-Journal: А каким представляется дальнейшее развитие ECM-сообщества, с точки зрения проекта DOCFLOW? Какими будут дальнейшие шаги по реализации основной цели проекта — созданию единого информационного пространства отрасли?

Наталья Львова:

Сейчас в распоряжении DOCFLOW есть уникальный аналитический контент, собранный в результате наших исследований: изучения потребностей заказчиков, мнения экспертов со стороны вендоров и т. д. Эти данные, на наш взгляд, не просто должны стать некой информацией к размышлению, но и оказаться полезными с практической точки зрения. На базе этих данных мы планируем целую серию публикаций, которые будут помогать заказчикам ориентироваться в современном состоянии этого рынка. Форматы этих материалов могут быть разными: практические киты, объединяющие все важные данные по определенной теме или road-maps — «дорожные карты», посвященные той или иной технологии или процессу. Таким образом, для заказчика, заинтересованного в изучении того или иного вопроса, уже должен быть готов своеобразный «кейс» — подборка, отвечающая именно его потребности. В рамках этой задачи мы ориентируемся на опыт экспертов AIIM, которые по праву могут считаться «лидерами мнений» на западе. Но при этом стараемся учитывать и российскую специфику, объединяя ее с лучшими мировыми практиками.

ECM-Journal: Существуют ли сейчас у бизнес-пользователей потребности, которые пока не были реализованы, но потребуют скорой автоматизации в будущем?

Клаус Шульц:

По нашим наблюдениям, все большее число пользователей стремится инициировать процессы, связанные с документами, и в частности, их сканированием и архивированием. Вместе с тем, за этими изменениями скрывается более важная тенденция: в настоящее время от нас требуется изменение процессов обработки самой информации, заключенной в документах. Сегодня пользователю необходимо не только сканирование и распознавание документа, но и извлечение данных, их автоматическое преобразование, занесение в ERP- или CRM-систему и т. д. И все больше пользователей, задействованных в документоориентированных процессах, ожидают от информационных технологий сокращения собственных усилий по рутинной обработке документов. Интеграция специализированных программных продуктов становится наиболее важной задачей.

Как раз в этой плоскости лежат возможности дальнейшего развития партнерских решений. То есть, сотрудник, использующий, к примеру, FlexiCapture для извлечения данных с бумажного носителя, не должен задумываться о том, куда должна быть передана эта информация. Решение этой задачи и потребует в будущем объединения усилий нескольких компаний для создания конечных комплексных разработок.

ECM-Journal: Какие шаги реализуются для решения данной задачи?

Клаус Шульц:

Сейчас мы активно работаем над построением сообщества, включающего системных интеграторов, вендоров, производителей смежных решений и т. д., которое позволит вовлечь экспертов отрасли в процесс интеграции решений по управлению документами с разработками в области оборудования. И уже затем адаптировать подобные совместные разработки для внедрения в России. Сейчас мы вкладываемся в эту общую задачу, ищем партнеров в России, готовых к сотрудничеству. И таких компаний становится все больше, мы чувствуем их растущую заинтересованность — поскольку и клиенты ощущают необходимость в подобных решениях.

ECM-Journal: Кто, на ваш взгляд, является драйвером для дальнейшего развития ECM: ИТ-специалисты, обладающие определенным видением будущего отрасли, или конечные пользователи, решающие конкретные бизнес-задачи?

Джон Манчини:

На протяжении последних 10-15 лет для большинства организаций была характерна ситуация, когда каждый департамент внедрял собственное решение для автоматизации точечных задач, а стандартизации внутри самой организации — не было. В крупных организациях за приведение всех решений к единому стандарту, как правило, отвечают именно ИТ-специалисты, которые имеют наилучшее представление о технологическом «слое», требующем стандартизации. В то же самое время, появляется все больше организаций в секторе СМБ, которые еще 10 лет назад не могли позволить себе ECM-решения в силу их высокой стоимости. Сейчас эти организации — небольшие банки и страховые компании, образовательные учреждения и т. д. — сталкиваются с теми же самыми проблемами. И ситуация в СМБ-секторе сейчас выглядит точно так же, какой она была в крупных организациях 10-15 лет назад. Можно сказать, что сейчас существует 2 рынка — СМБ-рынок, приводимый в движение конечными пользователями, и крупный рынок, где основными драйверами являются ИТ-специалисты.

ECM-Journal: Каким образом в компании должна распределяться ответственность за ECM и внутрикорпоративный контент — иерархически, либо в виде своеобразного «облака», разделяя ответственность между всеми сотрудниками за их собственный контент?

Джон Манчини:

Я думаю, что наделение ответственностью за собственный контент каждого сотрудника — отличный рецепт для внутрикорпоративного хаоса. Обращаясь к исследованиям нашей ассоциации, мы можем заметить, что, например, архивируя e-mail-сообщения, большинство пользователей доверяются индивидуальному представлению о порядке. И, отвечая на ваш вопрос, я думаю, что должны присутствовать оба способа распределения ответственности. Внутри организации должна быть внедрена определенная система того, какой именно контент и каким образом нам следует хранить, а сотрудники организации должны быть обучены принятым внутри организации принципам управления контентом. Основная проблема сегодня, в то время как ECM-системы становятся все более распространенными, состоит в том, что с точки зрения рядового пользователя, ECM-решения должны быть предельно просты. Поскольку любую дополнительную работу, которая требует большого количества лишних движений, не будет делать никто. Проблема управления контентом не является проблемой пользователей, это — проблема организации. Соответственно, наделяя пользователей ответственностью, не нужно ожидать от них слишком многого.

ECM-Journal: Какими вы видите пути дальнейшей интеллектуализации документооборота?

Джон Манчини:

В первую очередь, речь идет об автоматизации тех операций, которые все еще совершаются вручную. Мне, в связи с этим, приходит на ум проект IBM, в результате которого суперкомпьютер Watson, созданный IBM, смог обыграть знатоков в телевикторине Jeopardy (российский аналог — «Своя игра» — прим.ред.). «Знания» суперкомпьютера были основаны на индексации огромного массива текстов, и это то, чем данный проект может быть интересен с точки зрения будущего ECM — как раз теми методами и способами, которые позволят обрабатывать огромные массы информации в поисках единственно верного ответа. Автоматизация этого процесса представляет большой интерес с точки зрения управления контентом. Вторая, близкая к этому интересная особенность проекта — то, каким образом Watson в ходе игры мог «общаться» на естественном языке. Это дает нам определенный ключ к пониманию того, как организовать взаимодействие человека и машины по принципам естественного языка — для решения задачи обработки большого объема информации.

ECM-Journal: Сейчас достаточно живо обсуждается тема применения социальных инструментов для решения бизнес-задач. Известны ли вам примеры успешного использования подобных инструментов в России?

Джон Манчини:

В России — пожалуй, нет. Я знаю огромное множество примеров в США, и они достаточно любопытны. Здесь существует два аспекта. Первый — когда люди используют социальные сети за пределами организации, за пределами брандмауэров, для связи с клиентами или государственными структурами. Большинство подобных активностей не вполне прозрачны и регламентированы, поскольку пользователи вынуждены их использовать, не владея при этом четким алгоритмом. С другой стороны, внутри организации, под защитой средств информационной безопасности, сотрудники используют социальные инструменты, призванные повысить личную эффективность по сравнению с электронной почтой. Разумеется, сами организации заинтересованы во внедрении подобных средств. Точно так же я могу назвать примеры использования социальных средств органами власти, но о ситуации в России пока говорить трудно.

Говоря в общем, стоит отметить, что использование подобных инструментов можно считать эффективным, учитывая, что они функционируют в постоянно меняющейся среде. Позвольте привести пример. Сотрудники могут использовать такие средства как Youtube, Twitter и т. д., чтобы взаимодействовать с Интернет-аудиторией. Но вместе с тем они должны учитывать определенные внутренние правила, которые часто остаются для сотрудников не вполне понятными. Эти правила, к примеру, могут гласить: информацию, опубликованную во внешних источниках, следует хранить в соответствии с теми же принципами, что и внутреннюю информацию. И здесь также существует определенный разрыв между старыми внутренними правилами и новыми принципами обработки информации.

ECM-Journal: Вопрос от нашего читателя: делается ли что-нибудь для создания простой и дешевой системы документооборота для учебных заведений?

Джон Манчини:

Ответ на вопрос зависит от того, говорим ли мы о документообороте и бизнес-процессах самого учебного заведения как бизнес-единицы или о системе, служащей целям обучения. Когда мы говорим об автоматизации документооборота и процессов взаимодействия в образовательных учреждениях, то можем выделить несколько моментов. Во-первых, речь идет об автоматизации работы с информацией о студентах вуза (дословно — student records and applications — прим. Ред.). Сегодня, по крайней мере в США, используется большое количество приложений, позволяющих автоматизировать управление этими данными. При этом существуют как учреждения, все еще работающие с бумажными документами, так и учреждения, полностью автоматизировавшие связанные с этим процессы. Во-вторых, мы можем говорить о доставке образовательной информации, и здесь происходят действительно глобальные изменения. Образовательный процесс значительно изменился благодаря веб-приложениям и возможностям онлайн-конференций. В-третьих, наша ассоциация сейчас наблюдает растущую заинтересованность университетов в нашем учебном курсе, в том числе для его последующей адаптации в рамках образовательной программы. И мы всегда рады идти навстречу подобным инициативам. В то же время, всегда существует определенный разрыв между университетами и современными вызовами формирующегося рынка. Всем нам знакома ситуация, когда недавние студенты выпускаются из университета и приходят к полному переосмыслению полученных знаний. Это в равной степени касается и темы ECM.

ECM-Journal: Спасибо за интервью!

Источник: Эксклюзивно для ECM-Journal