О будущем ECM

Вадим Ефремов

советник генерального директора компании «Гетнет консалтинг» (Москва)

VEfremov@hetnet.ru

Согласно исследованиям университета Беркли, на каждого жителя Земли приходится по 250 Мбайт контента. Инструменты эффективного управления контентом год от года становятся все более необходимыми. Попробуем взглянуть на проблемы корпоративного управления контентом с разных точек зрения.

Взгляд специалиста по информации

Как утверждают аналитики Delphi Group, на поиск накопленной ранее информации «средний» служащий ежедневно тратит около четверти своего рабочего времени. Добавим к этому время, затрачиваемое на обслуживание информации, на создание копий и документов, удовлетворяющих строгим критериям поисковых систем. Учтем ценность сведений в забытых или ошибочно поименованных документах. Вспомним об информации, «запертой в головах» сотрудников или хранящейся в их компьютерах, поскольку слишком хлопотно делать ее доступной для повторного использования коллегами. Получается весьма безрадостная картина.

Симптоматика сложна, а рецепт «прост» — необходим инструмент, позволяющий быстро и просто связывать работников с релевантной информацией. Требуется решить несколько задач.

●     Быстрое получение точного результата. Поисковая машина предприятия должна быть достаточно мощной, чтобы предоставлять всю актуальную информацию туда и тогда, где и когда она необходима.

●     Минимальное административное участие. Поисковая машина должна быть достаточно простой, чтобы затраты на ее приобретение и обслуживание не превысили доходов.

●     Интеллектуальный пользовательский интерфейс. Поисковая машина должна быть простой и эффективной, чтобы пользователи охотно обращались к ее помощи.

Взгляд системщика

За последние два десятилетия появилось множество систем, помогающих управлять информацией любого типа и размера, — начиная с текстов и таблиц и заканчивая чертежами. Каждая система хранила такую информацию в уникальном формате, с собственной структурой и в своем «укромном месте».

Разработчики всех этих систем не предполагали возможности обмена и совместного использования хранимой в них информации. Даже одновременное предоставление доступа к таким системам часто представляет собой весьма сложную проблему. Невозможность совместного использования информации привела к ее многократному дублированию и противоречивости, которые, в свою очередь, являются источником ошибок при принятии решений.

Когда компания меняет систему, большое количество наследуемых данных (включая записи в базах данных, файлы и ссылки) зачастую теряется. Для миграции данных в новую систему порой приходится вручную определять форматы неструктурированных данных, растровых образов и т.п.

Производители не остаются безучастными к проблемам миграции данных. Современные крупные системы включают в себя встроенные утилиты для миграции данных. Так, системы PLM имеют средства отслеживания каталогов, CRM — конфигураторы продуктов, а в ERP поддерживается логистика и средства отслеживания жизненного цикла продуктов. Однако частичное «перетягивание» функционала не решает проблему в целом.

Если предприятия хотят использовать свой информационный потенциал в полном объеме, они должны обеспечить эффективный доступ ко всему релевантному контенту, находящемуся как в корпоративной сети, так и в Internet. Многие компании рассчитывают решить проблему с помощью систем управления контентом предприятия (Enterprise Content Management, ECM). Такие системы должны: исполняться на любых доминирующих сегодня операционных системах; использовать индустриальные стандарты доступа к данным и механизмы их хранения (XML и реляционные СУБД); иметь программные интерфейсы, которые применяются при создании современных приложений (COM, CORBA, Java, Web-сервисы); быть масштабируемыми и обеспечивать добавление новых источников контента без постоянного администрирования и настроек. Многие из этих требований удовлетворяются в рамках концепции Web-сервисов.

Применение конфигурируемых сервисов является основой архитектуры, ориентированной на сервисы (Service-Oriented Architecture, SOA). Сервисы поддерживают гибкие интерфейсы прикладных программ, исключающие необходимость включения SQL-запросов в код удаленных приложений.

Готовые системы, в полной мере удовлетворяющие требованиям архитектуры SOA, появятся еще не скоро. Однако SOA и Web-сервисы образовали свою нишу в управлении бизнес-процессами (Business Process Management, BPM), обеспечив новые подходы к стандартизации комбинаций и способов переключений сервисов. Используя стандартный язык выполнения бизнес-процессов BPEL, любая организация может перенести пошаговые бизнес-процессы из ручного контура в автоматизированный.

Взгляд аналитика

Еще несколько лет назад системы управления документооборотом были, пожалуй, единственными инструментами, которые активно использовались организациями для совершенствования контроля над использованием и хранением документов. Однако с появлением ECM системы управления документооборотом, похоже, исчезнут: практически все ведущие производители таких систем приобретают или разрабатывают самостоятельно технологии управления Web-контентом (Web Content Management, WCM), а порой и спешно сливаются с лидерами в данной области. Вскоре останется лишь несколько производителей ECM, которые будут предлагать наборы продуктов, объединяющих решения для Web, документов, записей в базах данных, порталов и потоков заданий.

Начала проявляться новая тенденция — движимые потребностью одновременного повышения уровня безопасности документов и расширения круга лиц, занятых совместной работой, организации все чаще признают, что им нужна альтернатива традиционным решениям ECM. Некоторые пользуются менее дорогими решениями для управления документами в рамках существующих у них ECM-систем, отдавая предпочтение функциям совместной работы. Другие, еще не успевшие внедрить ECM в масштабах всей организации, выбирают самые простые решения. Они позволяют им подступиться к управлению документами и помогают преодолевать ограничения, связанные с применением электронной почты для организации совместной работы.

Аналитики Gartner предсказывают, что в ближайшие два-три года многие пользователи будут применять, по крайней мере, два стандарта — ECM для наиболее сложных и регламентированных бизнес-процессов, а также простые решения для нужд остальных работников предприятия. В Gartner определили основную функцию управления документами как «библиотечные сервисы», в составе которых такие ключевые функции, как контроль над входящими и исходящими документами, контроль над версиями и доступом на уровне файла будут востребованы предприятиями лишь для коллективной работы. При использовании современных Web-стандартов аутентификации и безопасной транспортировки эти «старомодные» функции станут частью технологической инфраструктуры большинства предприятий.

Взгляд обывателя

Требования законодателей касаются внедрения стандартов ISO 9000, но главным образом относятся к введению в США законов, которые включают в себя положения о всеобщей ответственности управляющих, требования оценки имущества и документирования состояния дел в компании с помощью финансовых отчетов. Кроме того, эти документы регламентируют выполнение внутреннего аудита и управления на основе финансовой отчетности в соответствии со стандартом Public Company Accounting Oversight Board. Средства поиска релевантных документов в процессе выполнения внутреннего аудита подогревают интерес к реализации приложений в архитектуре SOA.

Представляют интерес и положения акта Сарбейнса-Оксли, возлагающие ответственность на управленцев компаний в случае утери значимой информации о совершенных сделках, например в результате нарушения работы информационной системы. В обязательном порядке должна рассматриваться версия умышленного сокрытия важных сведений или халатного отношения к обеспечению «катастрофоустойчивости» информационной системы. Аналогично следует поступать при нанесении фирме урона в случае несанкционированного доступа к ресурсам системы.

Сформировавшаяся на фоне грандиозных финансовых скандалов, разразившихся вокруг компаний Enron, Arthur Andersen и WorldCom, инициатива Сарбейнса-Оксли оказалась действенным оружием, направленным на вытеснение нелегальных сделок. Борьба с «серым» капиталом в Соединенных Штатах постепенно становится национальной идеей. И если отечественный бизнес останется непрозрачным, то наш пестрый многополярный мир обретет новую черно-белую раскраску — полюс добра, изгнавшего криминальный бизнес, и полюс зла, приютившего его. Стоит ли потом удивляться силовым акциям, направленным против полюсов зла в защиту лишенной природных ресурсов европейской цивилизации?