Онбординг по клику. Как перевести адаптацию новичка в единую систему

На примере Directum ESM отследим задачи сотрудников и путь новичка в компании.

Путешествие одной заявки

Допустим, кандидат принял оффер. Значит, нужно подписать трудовой договор. Первым задачу в ESM-системе получает отдел кадров — на подготовку и подписание пакета документов. У ответственного сотрудника есть инструкция, право на продление срока или запрос дополнительной информации. Можно выбрать, в каком виде подписывать документы — на бумаге или в цифре. При электронном заключении договора новичок может даже не приезжать в офис — всё проходит в удаленном формате. Это возможно благодаря бесшовной интеграции с системой Directum HR Pro, в которой доступно цифровое подписание с авторизацией через Госуслуги.

Документы получены — специалист по работе с персоналом может внести информацию о кандидате в систему и запустить процесс онбординга.

Задача приходит в АХО. Административной службе необходимо подготовить рабочее место и закрепить его за новичком. В обращении можно дополнительно запросить оформление пропуска или внесение реквизитов зарплатной карты в систему.

Предоставить стол и кресло — полдела. Нужно еще установить компьютер и настроить ПО. Это задачи для ИТ-отдела. Ответственный сотрудник подключает ПК и программы по инструкции: на этапе запроса автоматически формируется список техники и требований в зависимости от должности новичка.

Далее необходимо внести изменения в карточку конфигураций. В Directum ESM входит база данных конфигураций (CMDB), в которой хранится вся информация о технике, системах, мебели, помещениях и т. д. Можно настроить взаимосвязи между отдельными единицами для простого и понятного обслуживания.

Последним этапом уходит задача на проведение вводного инструктажа. Руководитель отдела, ответственный за эту беседу, вычисляется в системе автоматически в зависимости от команды, куда принимают сотрудника. Дополнительно можно приложить статьи из базы знаний, чтобы новичок с ними ознакомился и начал вливаться в коллектив.

Процесс онбординга завершен. Вспомним, что непосредственно HR-менеджеру для этого нужно было отправить один запрос. Клик — и длинная цепочка запущена. Далее расскажем, как добиться такого эффекта.

Узнайте, какие еще возможности есть у ESM-системы, и запишитесь на бесплатную консультацию — покажем, на что способен продукт.

No-code-настройка ESM-системы под задачи HR

У каждой компании процесс онбординга имеет свои особенности. Где-то нужна дополнительная задача на подготовку приветственных сувениров, кто-то хочет помимо инструктажа добавить встречу-знакомство с отделом или командой.

Адаптировать Directum ESM под потребности компании можно без привлечения программистов — в визуальном редакторе. Например, доступно добавление новых сервисов в каталог услуг.

Правила SLA — скорость реакции и выполнения задачи — настраиваются очень гибко. Без углубления в код ответственные сотрудники (например аналитики) записывают время решения запроса, привязывают рабочие календари, назначают исполнителей, выставляют приоритет.

Для сбора аналитики по обращениям есть настройка виджетов. Цифровые диаграммы показывают загрузку сотрудников в разрезе нескольких периодов и дают возможность «провалиться» в задачи. Специалист сразу смотрит, какие именно задачи выполнены, что в работе, а где дедлайн превышен.

Иван Степанов

руководитель продвижения Directum ESM

Сейчас, когда к сервису предъявляются очень высокие требования, без грамотного управления заявками не обойтись. Это гарантия быстрого и качественного решения проблем. Directum ESM подходит для любых департаментов, которые предоставляют услуги, в том числе HR-отделу. За счет гибкой настройки систему можно адаптировать под любые сценарии и реалии компании. Цифровизация сервисов может стать настоящим прорывом и повысить лояльность всех сотрудников.

Источник изображений: freepik и компания Directum