Онлайн-трудоустройство: инструкция по применению

Новый тип трудоустройства стал возможным с введением кадрового электронного документооборота (КЭДО) в 2021 году, что было закреплено в Трудовом кодексе. С этого момента кандидаты могут предоставлять данные для приема на работу, знакомиться с документами и подписывать их в электронном виде.

Преимущества и возможности

Онлайн-трудоустройство имеет множество преимуществ для работодателей. Во-первых, оно помогает улучшить ситуацию с наймом в условиях кадрового голода. География поиска расширяется, компания больше не ограничена городом или регионом.

Кроме того, прием на работу в новом формате идет быстрее и тем самым привлекает соискателей: кандидат проходит все этапы собеседования за один день и сразу трудоустраивается — быстро и комфортно. Онлайн-трудоустройство логично дополняет технологию найма One Day Offer. В результате довольны и соискатели, и работодатели, которые успевают нанять лучших кандидатов на рынке, пока они не получили конкурентные предложения от других компаний.

Во-вторых, благодаря изменениям законодательства бизнес получил возможность упростить прием на работу удаленных сотрудников и сократить издержки. Компаниям больше не нужно организовывать командировку кандидата, оплачивать гостиницу и перелет. Да и время на дорогу соискатель не тратит.

Нюансы и ограничения

Чтобы сделать онлайн-трудоустройство легитимным, организации необходимо выполнить ряд требований законодательства.

В компании должен быть введен кадровый электронный документооборот, а сотрудник должен дать свое согласие на применение КЭДО во взаимоотношениях с ним.

Также в законе закрепляется использование самых защищенных видов ЭП со стороны работодателя при подписании трудового договора. Это усиленная квалифицированная подпись или усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Работник может использовать и неквалифицированную подпись. Это нюансы, которые стоит учесть при организации онлайн-трудоустройства.

Основное ограничение — запрет на подписание в электронном виде документов, которые подтверждают прохождение работником инструктажей по охране труда, хотя сами инструктажи разрешается пройти онлайн. Пока компании вынуждены организовать собственноручное подписание таких инструктажей в офисе или посредством направления по почте. Тем не менее на прошедшей Всероссийской неделе охраны труда Минтруд подтвердил, что планирует в будущем перевести инструктажи по охране труда в цифровой формат.

Тенденции на российском рынке

Несмотря на то, что ковидные ограничения давно сняты, работодатели и соискатели не готовы отказываться от преимуществ удаленного формата взаимодействия. По данным исследований компаний «Вебинар Технологии» и HeadHunter, в России доля вакансий, предлагающих удаленную работу, продолжает увеличиваться — в 2023 году она составила 6,7%.

Значительная часть удаленных рабочих мест приходится на сферу IT: из всех опубликованных вакансий 39,9% предполагают удаленный формат работы, 9,2% — гибридный.

Помимо IT-сферы, в топ-20 специальностей, по которым доступен удаленный формат, попали сотрудники колл-центров, копирайтеры, редакторы. Востребован новый тип трудоустройства и у ритейл-сетей, среди распределенных компаний. Наблюдается интерес к найму удаленных сотрудников среди финансового сектора и вузов.

Известно, что около 33% компаний, внедривших КЭДО, уже используют его для приема на работу. С каждым годом в России все больше практики применения кадрового ЭДО и доверия к данным инструментам, и эта доля будет только расти.

Изменения в работе HR-специалистов

Традиционный прием в офисе предполагает, что каждый соискатель трудоустраивается последовательно. Внедрение онлайн-приема дает возможность сделать процессы параллельными — специалист может вести несколько трудоустройств одновременно. Информационная система включает список соискателей с понятным набором статусов, где легко отследить, на каком из этапов трудоустройства каждый из них находится. Уточнить информацию быстро и легко по задачам и ссылкам в системе. Весь процесс становится более прозрачным и эффективным, он масштабируется.

Благодаря автоматизации отмечается и экономия времени. Это возможно за счет использования шаблонов комплектов документов для приема на работу и интеграции, которая дает возможность обмениваться данными о кандидатах между системами. Автоматизация помогает избежать ошибок. Если данные верифицированы в системе, то они передаются в таком виде, в котором есть. При заполнении вручную возрастает риск ошибок — человеческий фактор никто не отменял.

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами цифрового формата, на первом этапе HR-специалистам придется освоить новые цифровые инструменты, потратить на это свое время и усилия. Но оно того стоит.

Этапы онлайн-трудоустройства

Существуют обязательные этапы онлайн-трудоустройства. Это подключение кандидата к информационной системе, его идентификация, выдача ему электронной подписи, получение согласия на КЭДО, ознакомление с локальными нормативными актами и подписание трудового договора. Если убрать хотя бы один из них, прием на работу в онлайн-формате не состоится.

Цифровизация с амбициями: рекрутинг + КЭДО под ключ Специфика трудоустройства состоит в том, что оно тесно переплетается с подбором соискателя и проверкой службой безопасности. Этапы приема на работу могут варьироваться в зависимости от наличия или отсутствия систем рекрутинга и проверки благонадежности кандидата. Если такие системы существуют в инфраструктуре заказчика, мы выстраиваем удобную интеграцию между ними, чтобы данные не дублировались; если отсутствуют, то обогащаем этими этапами процесс приема.

Конфиденциальность данных

Как в онлайн-, так и в офлайн-форматах при трудоустройстве мы работаем с персональными данными кандидата, а значит, должны их защищать. Для этого потребуются как организационные, так и технические меры безопасности.

К организационным мерам относится разработка в компании положения об обработке персональных данных, правил и регламентов взаимодействия.

Еще одна из ключевых мер, регулируемая 152-ФЗ, — сбор согласий на обработку, передачу и распространение персональных данных при приеме. Например, при проведении проверок службой безопасности или непосредственно для трудоустройства. Далее, если кандидат трудоустроен — значит, цель обработки персональных данных достигнута, и оператор обязан прекратить ее и уничтожить сведения.

Гузель Муллахметова

владелец продукта Directum HR Pro

Требуются и технические меры безопасности — например, передача данных по зашифрованным каналам https и установка специальных средств защиты информации при ее хранении. Если меры соблюдаются, злоумышленник не сможет перехватить информацию и просмотреть ее. Поэтому, помимо бизнес-требований, рекомендую включать и требования к безопасности информационной системы, проверять сертификаты соответствия и необходимые лицензии.

Освоение системы новичками

Интерфейс системы для кандидатов достаточно простой и не требует специального обучения работе с ним. Соискателю предлагается ограниченный интерфейс, где он не может ошибиться: он видит свое задание и может отреагировать на него отрицательно или положительно — например, подписать документ или отказаться это делать. У него нет доступа к другим возможностям, которые его будут только отвлекать.

Подписание документов для трудоустройства в системе Directum HR Pro

Дополнительная информация в системе открывается тогда, когда человек становится сотрудником. Это сделано не только для упрощения и удобства, но и из соображений безопасности — кандидат не может совершать действия, которые доступны сотруднику.

Цена вопроса

Онлайн-трудоустройство предпочтительно рассматривать как одну из задач перехода на кадровый электронный документооборот. Желательно выстраивать этот процесс на единой платформе совместно с другими кадровыми задачами, чтобы не распыляться на несколько систем. Это удобно как специалистам отдела кадров, так и сотрудникам. Именно поэтому мы предоставляем право использования модуля приема на работу при наличии лицензии на кадровый электронный документооборот.

Стоимость лицензии на рынке составляет от 350 до 1000 рублей на 1 человека. Цена зависит от численности сотрудников в компании и состава автоматизируемых процессов. Например, лицензия Directum HR Pro включает не только КЭДО и прием на работу, но и процессы, связанные с организацией отпусков.

Дополнительно возможны расходы на оказание услуг по интеграции с другими системами, адаптации HR-процессов. Расчет этих услуг индивидуален в зависимости от потребностей заказчиков.

Выбор системы КЭДО

При выборе системы для онлайн-трудоустройства важно обратить внимание на то, будут ли с ее помощью закрыты базовые потребности процесса:

• предоставление и проверка данных кандидата для трудоустройства;
• удаленная идентификация через «Госуслуги»;
• быстрый выпуск сертификата электронной подписи;
• подписание комплекта документов для приема.

Такая базовая функциональность есть, как правило, у большинства сервисов, хотя могут быть нюансы, связанные со скоростью и эффективностью работы.

Дополнительный критерий при выборе сервиса — возможность настройки процесса под специфику компании. Ее предоставляют no-code платформы, где можно силами администратора, бизнес-аналитика или даже кадрового специалиста настроить дополнительные этапы процесса: например, добавить согласование кандидата или оффера, настроить задания на организацию рабочего места.

Удаленное трудоустройство, как и в целом КЭДО — относительно новые области для цифровизации. Законодательство здесь еще в стадии становления — нормы дополняются и уточняются. Например, форматы кадровых документов со временем будут претерпевать изменения.

И очень важно, чтобы компания, предлагающая систему для реализации КЭДО, оперативно реагировала на все законодательные изменения и развивала систему в соответствии с ними.

Организациям, которые планируют внедрять новый тип приема на работу, необходима методологическая поддержка, чтобы не только оптимизировать процесс, но и не противоречить законодательству, оставаясь в правовом поле. «Классические» юристы компании, как правило, отлично разбираются в трудовом законодательстве, но им может не хватать знаний в области цифровизации. Поэтому преимуществом будет внедрение IT-решений, которые, помимо программного продукта, предоставляют консультации юристов и методологов, специализирующихся на внедрении HR-процессов.

Развитие HR-бренда

Не все компании, которые перешли на КЭДО, практикуют онлайн-трудоустройство. Поэтому в дальнейшем доля организаций, которые применяют удаленный прием на работу, может значительно вырасти. Это выгодно работодателю не только с точки зрения оптимизации процесса и сокращения издержек, но и для усиления HR-бренда.

Изучая текущую ситуацию, мы видим, что прием на работу в компанию может занимать до двух недель. Соискатель, сталкиваясь с таким длительным этапом, начинает этот опыт перекладывать в целом на все процессы конкретной организации, считая их затяжными и плохо регламентированными. Появляются опасения, что далее в трудовой деятельности он еще не раз столкнется с проблемами. Конечно, это может сказаться на имидже компании в глазах сотрудников.

Если говорить о перспективах развития онлайн-приема, я вижу большую ценность в использовании государственных сервисов (таких, как «Цифровой профиль гражданина») для получения данных по кандидату. Интеграция с таким сервисом даст потенциальному работодателю возможность получать данные в один клик, при этом они будут верифицированы, так как поступят от первоисточника — государственных организаций.