Принять удаленного сотрудника: трудоустройство онлайн и по закону

Что говорит закон?

Для начала разберемся, легитимно ли принимать специалистов на работу удаленно.

С дистанционными сотрудниками всё понятно — ст. 312.2 главы 49.1 ТК РФ, регулирующая их труд, утверждает, что «при заключении трудового договора документы для трудоустройства могут быть предъявлены работодателю в форме электронных документов», а заключение самого договора и ознакомление с необходимыми документами может происходить в цифре.

А имеет ли право недистанционный сотрудник пройти процедуру трудоустройства удаленно? Вновь обратимся в библию трудовых отношений, статья 22.2:

Получается, если работодатель предусмотрит в Положении о КЭДО возможность принимать скан-образы личных документов, такой обмен будет легитимен. Та же статья указывает, что ознакомление с локальными нормативными актами при приеме может осуществляться в цифре.

Как передавать сканы личных документов, используя информационные системы? Безопасно ли это? Всё зависит от уровня защищенности конкретной ИС. В ней должны быть предусмотрены: разграничение прав доступа на документы, поддержка ролевой модели, передача информации по зашифрованным каналам и другие функции защиты согласно 152-ФЗ. Также у лица, принимаемого на работу, нужно запросить согласие на обработку и передачу данных для трудоустройства.

Итак, закон разрешает нам принимать сотрудника в удаленном формате. Но возможно ли это на практике? Действительно ли каждый этап можно провести онлайн? Рассмотрим, какие вопросы обычно появляются у кадровых специалистов.

Кто есть кто?

Когда мы трудоустраиваем офисного сотрудника, то смотрим ему в глаза и в паспорт — так происходит процедура идентификации. Она обязательна для выдачи электронной подписи, а без ЭП никакое цифровое взаимодействие невозможно.

Как подтвердить личность кандидата, если он находится за сотни и тысячи километров от работодателя? Ст. 13 63-ФЗ «Об электронной подписи» говорит, что идентификация может проводиться без личного присутствия человека, и предлагает несколько способов: с помощью УКЭП, загранпаспорта нового образца, посредством единой биометрической системы. Для УНЭП дополнительно выделяется способ идентификации через Госуслуги, который является самым распространенным, но есть одно условие: у кандидата должна быть подтвержденная учетная запись. Сегодня подтвердить ее на Госуслугах можно через большинство российских банков, для этого потребуется не более 10 минут.

Таким образом, информационная система для организации приема сотрудников на работу должна уметь обмениваться данными с инфраструктурой ЕСИА (Единой системы идентификации и аутентификации, используемой на Госуслугах). Такое взаимодействие выстроено, например, в системе Directum HR Pro.

Организация КЭДО

ЭП получена — можно переходить к настройке электронного кадрового взаимодействия. Основные шаги описаны в ст. 22.2 Трудового кодекса. Потребуется локальный нормативный акт, регулирующий КЭДО, уведомление о переходе на взаимодействие с работодателем в новом формате и письменное согласие работника на КЭДО. Давайте разберемся, можно ли оформить и подписать эти документы в цифре?

Локальный нормативный акт — это внутренний документ работодателя. Он оформляется по правилам ведения документооборота в компании. Если в организации принят ЭДО (не путать с КЭДО), он может быть создан в электронном виде и подписан ЭП.

Форма уведомления сотрудников о переходе на КЭДО (бумажная или электронная) в ТК РФ не урегулирована, а значит, работодатель определяет ее самостоятельно. Также не запрещено объединять уведомление и согласие на кадровый электронный документооборот, т. е. можно оформить их единым документом и в электронном формате.

Что касается согласия на КЭДО, то в соответствии со статьей 22.2 ТК РФ переход на новый формат взаимодействия с работодателем осуществляется с письменного согласия сотрудника. Действующий ГОСТ Р 7.0.8-2013 поясняет, что «письменный документ — это документ, информация которого зафиксирована знаками письменности». То есть сведения передаются не устно, а зафиксированы в документе, сама форма которого может быть как бумажной, так и электронной.

Если в компании принят ЭДО, то согласно ст. 6 63-ФЗ электронные документы равнозначны бумажным. В России уже сложилась обширная судебная практика признания электронных документов. Значит, по закону такой документ может быть подписан с помощью ЭП. Однако пока мы сталкиваемся с тем, что работодатели, желая избежать возможных споров с Минтрудом и Госинспекциями, оформляют его на бумаге, ссылаясь на то, что по КЭДО судебная практика еще не сложилась.

Документы при приеме

Комплект документов при трудоустройстве может отличаться в зависимости от специфики организации и должности, но, как правило, минимальный набор — это согласие на обработку персональных данных, локальные нормативные акты при приеме, трудовой договор.

Согласие на обработку ПДН собирается в письменной форме, и здесь 152-ФЗ прямо указывает:

Переходим к локальным нормативным актам при приеме. Как выстроить цифровое ознакомление, если КЭДО вводится впервые и ЛНА подписаны на бумаге? Первый и очевидный способ — перевести их в электронный вид, то есть обновить и утвердить новые, уже электронные, версии. Тогда оригиналы документов «переедут» в цифру.

Второй способ — для крупных организаций и холдингов, где перевод ЛНА в электронный формат может занять месяцы из-за длительных согласований и утверждений. Рекомендуем отсканировать существующие локальные нормативные акты и заверить их ЭП по доверенности. Тогда оригиналы останутся на бумаге, но в электронной форме будет их заверенная копия, с которой смогут ознакомиться сотрудники. Заверить документы ЭП нужно как подтверждение, что копия по своему содержанию соответствует оригиналу (аналог отметки «Верно» на копии документа).

Что касается трудового договора, закон позволяет подписывать его в электронном виде. Ограничение накладывается только на вид используемых подписей: для работодателя строго — усиленная квалифицированная ЭП, для работника — УКЭП, УНЭП или УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства (Госключ). Использование простой электронной подписи для трудового договора не допускается.

Резюме

С точки зрения закона сегодня есть все возможности трудоустраивать сотрудников удаленно. Любые опасения и сомнения закрываются применением текущих норм права и грамотным составлением регламентирующих КЭДО документов.

По нашим оценкам, процесс приема на работу в цифре ускоряется минимум в 3 раза в сравнении с классическим «бумажным» порядком. При этом он становится контролируемым и прозрачным. Коммуникации с кандидатом сокращаются, а география поиска напротив — расширяется.