Особенности внедрения электронного документооборота в сфере продаж товаров массового потребления (FMCG)

Итак, перед вашим бизнесом стоит задача – вернуть норму прибыли и улучшить ее, получить максимум с каждого квадратного метра магазина и каждого товарного вида. Когда привычные методы маркетинга теряют былую эффективность, покупательская способность снижается, нужно еще пристальнее взглянуть на эффективность внутренних процессов.

Представляем вашему вниманию интервью с Александром Валеевым, руководителем проектов Synerdocs. Александр рассмотрит преимущества электронного документооборота, основываясь на реальном опыте внедрения электронного документооборота на одном предприятий в сфере продаж  и производства товаров массового спроса и повседневного потребления (FMCG – Fast-moving consumer goods) и своих наблюдениях за данным процессом.

Как у бизнеса появляется потребность в переходе на обмен электронными документами (ЭД)? Чем был продиктован выбор в пользу сервиса обмена электронными документами?

– Чтобы ответить на эти вопросы, давайте для начала посмотрим, как на предприятии была построена работа с документами до того момента, как руководство обратилось к нам за помощью.

Ежедневно на печать товарных накладных, товарно-транспортных накладных и счетов-фактур уходило от 2-х до 4-х пачек бумаги. Оформлением документов занимались два сотрудника. В течение 2-3-х рабочих часов они только и делали, что сначала распечатывали документы из информационной системы, а затем подписывали их и ставили печати. Готовые бумажки сортировались по поставкам и передавались экспедиторам. При этом высшим мастерством считалось не перепутать между собой документы.

Постепенно руководство компании пришло к осознанию того, что больше так продолжаться не может. Слишком много ресурсов уходило на поддержание рутины – покупку бумаги и тонера, обслуживание печатного оборудования и, самое главное, на труд персонала. Если бы продажи взлетели вверх, нарисовалась бы не самая утешительная картина: специально обученные «роботы» целыми днями занимались бы только подготовкой «первички». После изучения всех возможных вариантов сокращения издержек было принято решение – перевести первичные документы и счета-фактуры в электронный вид.

Что нужно компании, для начала использования электронных документов и обмена ими со своими контрагентами?

– Необходимо выбрать оператора электронного документооборота (далее – Оператор) и зарегистрироваться в его сервисе, используя сертификат квалифицированной электронной подписи. Как правило, такие сертификаты уже имеются на предприятиях, представляющих отчетность по электронным каналам связи. Далее возможно внедрение решений интеграции с учетными системами (1С, SAP) для удобной работы с сервисом обмена электронными документами (ОЭД).

Если раньше документы приходилось распечатывать, подписывать вручную, заверять печатью, передавать экспедитору и ждать до 2-х недель поступления подписанной контрагентом «первички», то после перехода на ЭД пользователю информационной системы (в нашем случае 1С) достаточно будет отметить необходимые документы, подписать электронной подписью и отправить одним нажатием кнопки.

С какими трудностями сталкиваются компании, начавшие обмениваться ЭД?

– Начнем с того, что не у всех есть техническая возможность принимать и обрабатывать ЭД. На рассматриваемом нами предприятии пришлось организовывать работы по подключению партнеров к сервису ОЭД. Естественно далеко не все контрагенты готовы сразу перевести «первичку» и счета-фактуры в электронный вид. У каждого были на то свои причины. Кто-то не понимал всех преимуществ обмена ЭД, кто-то не мог перестроить бизнес-процессы в своей организации. В сложившейся ситуации выручил Оператор, который взял на себя часть работ по подключению контрагентов к сервису ОЭД.  Несмотря на то, что сразу перейти на обмен ЭД получилось не у всех контрагентов, могу отметить, что в компании ощутимо уменьшилось время на подготовку исходящих документов, а высвободившийся персонал привлекли к работе на других участках производства.

Случается ли, что при переходе на обмен ЭД у заказчика выявляются новые потребности, а следовательно и требования к сервису?

– Случается, и мой пример это подтверждает. В процессе внедрения сервиса ОЭД был проведен анализ рабочего времени сотрудников, которой выявил незаметную до сей поры проблему. Подготовка исходящих первичных документов ускорилась, но обнаружилось узкое место – им стало согласование первичных документов перед отправкой покупателю. Сотрудники отдела сбыта каждый раз после подготовки «первички» были вынуждены отправляться на склад и сверять фактические остатки продукции с данными в учетной системе. Только после этого принималось решение об отгрузке.

Сервисы большинства операторов позволяют организовать внутреннее согласование документов. В нашем случае это очень помогло и позволило устранить выявленное узкое место. Кладовщиков просто подключили к сервису ОЭД. Благодаря этому накладные и счета-фактуры стали проходить согласование через работников склада, а после отправляться клиенту. Была оптимизирована вся цепочка бизнес-процесса. Помимо очевидного сокращения времени на подготовку ЭД, команда внедрения получила благодарность от «сбытовиков», избавленных от метаний между своим рабочим местом и складом.

Как быть, если не все контрагенты переходят на работу с ЭД и продолжают работать с бумагой? Как выйти из этой ситуации?

– Как показывает практика, даже после перехода компании на обмен ЭД с контрагентами, среди последних остаются те, кто продолжает работать с бумагой. Взять и прекратить с ними все деловые контакты естественно нельзя. Поэтому приходится искать так называемые обходные пути. На рассматриваемом нами предприятии случилась аналогичная ситуация.

Решение было найдено в виде внедрения ECM-системы (системы управления контентом на предприятии) с настроенной интеграцией к сервису ОЭД. Во-первых, процесс подготовки и согласования стал одинаковым как для бумажных, так и для электронных документов. В отделе сбыта начали готовить документы на отгрузку, на складе – согласовывать, а коммерческий директор стал получать уведомления об отгрузках. Во-вторых, в настройках маршрута подготовки документов был установлен запрет на отгрузку покупателям из «стоп-листа».

Как по вашему мнению, просто ли внедрять систему электронного документооборота (СЭД) вслед за сервисом обмена электронными документами (ОЭД)?

– Думаю, что такая последовательность действительно имеет свои преимущества. Если в первую очередь внедрять сервис ОЭД и налаживать электронное взаимодействие с контрагентами, то у заказчика гораздо раньше появляется осознание того, какие именно потребности есть в компании и с помощью каких инструментов их можно решить. СЭД является отдельным самодостаточным продуктом, и его внедрение требует от заказчика четкого понимания проблем и потребностей, которые есть на предприятии. Исходя из своего опыта, могу сказать, что если мы имеем дело с заказчиком, который реально понимает, чего хочет от СЭД, то внедрять продукт действительно проще.

Бумажные документы мы привыкли хранить в архиве подшитыми и пронумерованными. А каким образом организуется хранение ЭД?

– Операторы электронного документооборота предоставляют услуги по хранению ЭД в «облаке». Однако поиск по такому облачному хранилищу неудобен и затруднителен. Чтобы решить возникшую сложность, было решено использовать решение на базе уже внедренной ECM-системы. В электронном архиве стали храниться как электронные документы, так и данные о бумажных документах, что упростило их поиск и подготовку к налоговым и аудиторским проверкам. Также был облегчен контроль возврата подписанных документов от покупателей.

Как вы считаете, насколько взлет обмена электронными документами ведет за собой улучшение внутреннего документооборота?

– Все зависит от конкретной ситуации. Развернутая в компании система внутреннего электронного документооборота может подстегнуть руководство начать осваивать внешний обмен ЭД. И наоборот, внедренный на предприятии сервис по обмену ЭД может простимулировать внедрение СЭД.

Конечно, организация СЭД на платформе имеющейся системы обмена происходит нередко, особенно учитывая тот факт, что некоторые компании, предлагающие сервисы по обмену ЭД, имеют в линейке предлагаемых продуктов системы управления контентом. Но встречаются и случаи с точностью до наоборот, когда на базе уже функционирующей СЭД разворачивают систему внешнего обмена.

Какой эффект получает компания после внедрения решений?

– За счет настроенной в ECM-системе аналитики по отгрузкам и организации контроля дебиторской задолженности удалось добиться прозрачности коммерческой деятельности предприятия и улучшить оперативное управление предприятием.

Если смотреть на ситуацию комплексно, то благодаря внедрению сервиса обмена и организации внутреннего электронного документооборота, удалось снизить переменные издержки на предприятии. Работа персонала стала комфортнее и эффективнее. Кстати, начав решать локальные задачи и оценив эффект от внедрения систем внешнего и внутреннего электронного документооборота, руководство компании не остановилось на достигнутом и запланировало применить полученный опыт к остальным бизнес-процессам.

От себя хочу добавить, что важно понимать, какой эффект приносит внедрение обмена ЭД, и уметь находить правильные решения возникающих бизнес-задач.

Источник: Synerdocs