Отдых без хлопот: как решения для КЭДО помогают управлять отпусками

Для упрощения кадрового делопроизводства сегодня существует множество инструментов, и один из них — решения для КЭДО, кадрового электронного документооборота. Как они помогут упростить работу с отпусками, рассказала Мария Мишланова, аналитик компании Directum.

Подводные камни управления отпусками

С трудностями сталкиваются все основные участники процесса.

Что именно отнимает время и ресурсы HR–специалистов?

1. Сбор пожеланий сотрудников по датам отпусков при планировании — часто в организациях информацию сводят в Excel или на бумаге, а это трудоемко и ведет к ошибкам.
2. Контроль соблюдения требований законодательства (например, о наличии непрерывного периода основного отпуска) и необходимость своевременно напомнить работникам о начале отдыха.
3. Сложное и порой многоуровневое согласование отпусков с руководителями разных подразделений.
4. Потребность корректно обработать данные в учетной системе и сформировать необходимые документы.

У линейных руководителей свои проблемы, ведь им нужно:

• правильно спланировать ресурсы и своевременно получить данные о производственной загрузке. Когда сотрудники уходят в отпуск, начальнику важно перераспределить задачи и при необходимости договориться о замещении, чтобы обеспечить выполнение планов и уменьшить возможные простои или перегрузки;
• проконтролировать пересечения отпусков ключевых сотрудников или отследить одновременный уход в отпуск определенного процента работников своего подразделения;
• вовремя узнать о начале отпуска подчиненного, чтобы скорректировать планы и перераспределить работы.

Рядовым специалистам для того, чтобы запланировать, изменить отпуск, оформить отсутствие вне графика, нужно пройти множество согласований иногда не по одному кругу, а также проинформировать всех заинтересованных. Кроме того, важно всегда помнить, сколько доступных дней в запасе и на какие периоды отпуска были запланированы.

Как решения для КЭДО могут помочь

Цифровизация управления отпусками упрощает весь процесс. Планирование отдыха, согласование заявлений, изменение отпусков — все этапы становятся прозрачнее и быстрее. Проконтролировать пересечения можно с помощью наглядного отчета, а своевременное напоминание о начале отпуска система отправит сама. Кроме того, специализированные решения поддерживают синхронизацию данных с учетными системами, что дает возможность организовать работу в едином информационном контуре.

Как спланировать отпуск восьмисот человек без единой бумажки: опыт крупной ИТ-компании Так, например, решение «Отпуска» системы Directum HR Pro помогает закрывать самые распространенные задачи кадровых специалистов.

Годовое планирование отпусков с учетом пересечений

1. В системе формируются задачи для сотрудников о необходимости спланировать отпуска на следующий год. Доступные лимиты дней отдыха рассчитываются автоматически — работникам не нужно запрашивать данные дополнительно.

Сотрудник передает информацию о желаемых датах планового отпуска через простой интерфейс личного кабинета. На этом этапе контролируется правильное распределение доступных дней с учетом праздников, пересечение с другими отпусками, наличие непрерывного периода в две недели. Если ошибки есть, система это увидит и подскажет сотруднику, что нужно поправить.

2. Информация о запланированных отпусках отправляется на согласование руководителям. Проверить пересечения помогает сводный отчет, благодаря которому можно вовремя внести корректировки.

3. По итогам проверки руководителями сотрудники получают уведомления о согласованных отпусках. График формируется автоматически и отправляется на подписание. Directum HR Pro дает возможность выбрать, нужно ли ознакамливать сотрудников с документом. Если да, достаточно поставить одну галочку в настройках. Данные по запланированным отпускам передаются в учетную систему.

4. При планировании упрощается работа с совместителями.

Если у такого сотрудника по всем должностям одинаковые права и виды отпусков, достаточно запланировать периоды по одной из позиций. Отпуска по другим должностям будут сформированы автоматически.

Если же параметры отличаются (например, на одной должности совместителю нужно запланировать дни только по ежегодному отпуску, а на второй — дополнительно за ненормированный рабочий день), то при выполнении второго задания система подскажет, на какой период уже есть отпуск по первому совместительству. Сотруднику не придется вспоминать или искать информацию о том, на какие даты ему нужно запланировать отпуск.

Оформление и согласование заявления на отпуск и его перенос

Из личного кабинета с компьютера или смартфона сотрудник в несколько кликов может отправить заявление на отпуск или перенести запланированный отдых. При оформлении отпуска по заявлению система помогает указать замещающего и список заинтересованных лиц, которых необходимо уведомить об отсутствии.

Руководители проверяют параметры отпуска, пересечения, могут согласовать заявление или оправить на доработку. HR–специалисты только наблюдают за процессом, ведь все необходимые кадровые события и документы формируются и отправляются на утверждение и ознакомление автоматически.

Уведомления о начале отпуска, формирование приказа и отзыв из отпуска

Кадровым специалистам не нужно контролировать отправку извещений о начале отпуска. Документы автоматически поступают сотрудникам в корректный срок. Работник может подтвердить отпуск, указать замещающего и коллег, которых нужно предупредить об отсутствии, либо оформить перенос.

В системе легко создать и обработать приказ об отпуске для плановых периодов, если в организации осталась потребность в его использовании, или исключить этот этап.

Также в новой версии Directum HR Pro появилась возможность удобного отзыва из отпуска по инициативе руководителя. Сам сотрудник также может прервать отдых, направив заявление из личного кабинета или из веб-интерфейса системы.

No-code-настройка в управлении отпусками

Все процессы, связанные с отпусками, легко изменять под потребности конкретных организаций. В Directum HR Pro используется подход no-code — настройка системы без дополнительной разработки. Теперь аналитик или ведущий пользователь может выстроить кадровый процесс самостоятельно в интуитивно понятном проводнике системы, например:

• скорректировать/добавить маршруты задач;
• изменить согласующих, исполнителей работ по заявлениям, добавить дополнительные задания или уведомления;
• настроить темы, сроки выполнения заданий, пользовательские инструкции.

Интеграция с учетной системой

Настроенная синхронизация с 1С: ЗУП дает возможность автоматически формировать кадровые события по отпускам и отправлять документы на утверждение и ознакомление. В системе также доступно автоматическое проведение кадровых событий и отправка приказов на подписание.

Преимущества работы с отпусками в электронном виде

Управление отпусками — это сложный процесс, который затрагивает каждого сотрудника. Задача кадровой службы состоит не только в том, чтобы правильно оформить документы. Важно также организовать прозрачную и удобную работу всех участников и попутно проконтролировать соблюдение требований законодательства.

Используя специализированные решения, организации могут упростить работу с отпусками на каждом из этапов — от создания заявки на отпуск по заявлению или сбора пожеланий при планировании до начисления отпускных бухгалтерией и ознакомления с приказами об отпусках:

• сотрудники работают в удобном интерфейсе — планируют отпуска, отправляют заявления и отслеживают доступные дни отпуска в несколько кликов;
• руководители получают инструменты для контроля отпусков своих сотрудников и могут своевременно корректировать производственные процессы;
• кадровые специалисты используют инструменты для отслеживания отпусков по организации, освобождаются от необходимости работать с бумажными документами и вручную контролировать корректность остатков или наличие доступных дней отпуска;
• все участники процесса экономят время и ресурсы.