Zero HR: невесомые кадровые процессы

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — сегодня норма. Бизнес осознал, что цифровизация повышает эффективность работы и снижает затраты. При этом ценность КЭДО не просто в обмене электронными документами, а в оптимизации и автоматизации всех кадровых процессов. Вендоры в свою очередь разрабатывают решения и инструменты, которые помогают компаниям управлять персоналом от найма до увольнения.

Грамотно выстроить цифровые процессы помогает концепция Zero HR. Ее цель — оптимизировать кадровую работу, повысить ее эффективность и снизить влияние человеческого фактора.

Методология освобождает HR-менеджеров от рутинных задач и экономит их время. Специалисты концентрируются на стратегических аспектах, связанных с развитием и повышением эффективности.

Концепция подразумевает использование интеллектуальных технологий. С их помощью руководитель сможет принимать более точные управленческие решения с учетом потребностей конкретной организации.

Олеся Кузина

руководитель центра методологической поддержки кадровых сервисов, торговая сеть «Магнит»

«Цифровизация невозможна без применения основ Zero HR, потому что нельзя автоматизировать хаос. Первое, что вы делаете, — проводите оптимизацию и реинжиниринг процессов».

Татьяна Горловская

заместитель генерального директора по управлению персоналом, АО «Группа компаний Нацпроектстрой»

«Я полностью поддерживаю идею Zero HR и веду ее активное внедрение в группе наших компаний».

«Три кита» Zero HR

Отказ от необязательных документов

Согласно трудовому законодательству РФ, некоторые кадровые документы можно не оформлять. Но организации продолжают использовать их, потому что так привыкли, и переносят эти документы в цифру:

1. Заявление о приеме сотрудника на работу.
2. Приказ о приеме на работу.
3. Заявление о переводе сотрудника.
4. Приказ о переводе сотрудника.
5. Приказ о предоставлении отпуска сотруднику.
6. Приказ о переносе отпуска.

Самый распространенный из необязательных, но популярных документов — приказ о приеме на работу. Законодатель внес изменения в Трудовой кодекс (ст.68 ТК РФ):

«Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора».

Из формулировки следует, что выпустить приказ — это право, но не обязанность работодателя.

Продолжая использовать подобные документы, компании тратят ресурсы на их создание и подписание, ознакомление работников с ними, а также их хранение. Стоит напомнить, что некоторые кадровые документы законодательство предписывает отправлять в архив на срок не менее 50 лет.

Необязательные документы составляют шокирующие 80% от общего объема кадровых. Отказываясь от них, можно высвободить до 40% рабочего времени сотрудников для решения других задач.

Реинжиниринг HR-процессов

Под реинжинирингом подразумевается пересмотр, изменение и улучшение кадровых процессов так, чтобы в компании возросла эффективность и появились возможности сэкономить время и ресурсы.

Каждый в своей жизни привыкает к постоянным вещам: одежде, прическе, обстановке дома, продуктам, маршрутам и каким-то ежедневным ритуалам. То же справедливо и в профессиональной деятельности. Специалисты изо дня в день, из месяца в месяц, из года в год и даже из десятилетия в десятилетие выполняют одни и те же функции и обязанности. Это становится привычкой, менять которую боятся многие, не представляя, что есть другие варианты или возможность отступить от накатанной схемы.

Реинжиниринг помогает сделать решительный шаг в сторону более простых и эффективных процессов. Чем именно он может быть полезен компании? В ходе реинжиниринга можно:

• пересмотреть и усовершенствовать способы найма, обучения, развития и управления персоналом;
• сократить время выполнения текущих операций, в том числе путем автоматизации рутины и отказа от избыточных бюрократических шагов;
• усилить репутацию работодателя;
• адаптировать компанию к требованиям рынка через изменение оргструктуры, переосмысление ролей и зон ответственности персонала, внедрение новых технологий;
• создать более эффективные и прозрачные рабочие инструменты, что, в свою очередь, повысит удовлетворенность персонала.

Четкого регламента проведения реинжиниринга нет, но чаще всего процесс предполагает анализ текущих кадровых операций и выявление точек роста, проектирование более эффективных методик работ, их тестирование с учетом обратной связи, мониторинг результатов.

Автоматизация рутинных процессов

Многие знают, что такое рутина HR-менеджера в условиях глобальной цифровизации. Простое ознакомление требует от специалиста внимательно контролировать все этапы процесса, напоминать, чтобы информация была доведена и соблюдены все сроки. Автоматизация помогает преобразить кадровые операции.

Посмотрим, как именно, на примере трех типовых кадровых задач.

Составление акта о нарушении дисциплины труда

Предположим, сотрудник опоздал на работу, а в компании к таким нарушениям относятся очень строго. Что обычно происходит в этом случае?

1. Работодатель выявляет факт нарушения.
2. Комиссия в составе не менее трех человек фиксирует его.
3. Заполняются личные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество, иные реквизиты, которые помогут установить личность. Указываются точные дата и время нарушения.
4. Работодатель выясняет причины проступка, которые детально описываются в акте.
5. Члены комиссии подписывают акт.
6. Нарушителя знакомят с составленным документом. Если он отказывается подписывать, то составляется еще один акт, фиксирующий факт отказа.

На бумаге это тяжелый и трудоемкий процесс с участием как минимум троих работников.

Законодатель при составлении акта требует неукоснительного соблюдения процедуры и сроков, нарушение которых может негативно отразиться на компании и повлечь за собой штрафные санкции от проверяющих органов.

Как можно упростить и автоматизировать процесс? Посмотрим на примере системы Directum HR Pro. Здесь уже настроены шаблоны и инструменты для заполнения необходимых документов, что упрощает всю процедуру.

Для старта задачи ответственному сотруднику нужно просто указать, в отношении кого будет составляться акт. Затем система автоматически определит членов комиссии — функциональных руководителей нарушителя — и направит акт для подписания по указанному маршруту. Гибкие настройки помогают легко изменять состав комиссии.

Кроме того, использование цифрового формата акта исключает ошибки, связанные с ручным заполнением и обработкой бумажных документов. Автоматический расчет сроков и проверка соответствия законодательству помогают избежать негативных последствий для работодателя, связанных с нарушением процедуры.

В духе концепции Zero HR система Directum HR Pro облегчает и упрощает составление акта, сокращая трудоемкость и риски для работодателя, а также обеспечивает точное соблюдение процедур и сроков, установленных законодательством.

Организация отпуска

Отдых без хлопот: как решения для КЭДО помогают управлять отпусками Более крупные и сложные процессы, к примеру, работы по отпускам, требуют много времени и усилий на бумаге. В цифровом формате они становятся гораздо проще. Автоматизация ускоряет выполнение задач, так что вместо многочасовых действий на бумаге справиться с ними можно в несколько кликов.

Как организация отпуска выглядит в компаниях сейчас?

• Первый шаг — неудобная бумажная процедура формирования графика и ознакомления с ним;
• затем наступает этап реализации этого графика: кадровик уведомляет работника о начале отпуска за 14 дней под роспись;
• после этого кадровый специалист готовит приказ о предоставлении отпуска, который заверяется руководителем и затем направляется работнику на ознакомление.

Весь процесс требует временных затрат, постоянного контроля, учета множества нюансов и, конечно же, большой трудоемкости.

Специализированные ИТ-решения предлагают удобные инструменты для управления отпусками. Так, при использовании Directum HR Pro достаточно участия в процессе кадрового специалиста в качестве наблюдателя. Планирование отпусков идет в системе, график формируется автоматически, пересечения подсвечиваются. Уведомления работникам о начале отпуска также отправляются без участия человека.

Легкие и понятные настройки, регулируемые сроки, прозрачные этапы, уведомления бухгалтеров помогают решению подстроиться под любую компанию, чтобы обеспечить гармоничную работу.

Интеграция с учетной системой, автоматическое формирование кадрового события, отправка приказов на подписание и согласование или возможность отказаться от них вовсе дополнительно упрощают работу с отпусками.

Решение «Отпуска» Directum HR Pro максимально отражает концепцию Zero HR, которая освобождает кадровиков от ненужных документов и рутинных обязанностей, позволяя сосредоточиться на более важных задачах.

Прием сотрудника на работу

Принять удаленного сотрудника: трудоустройство онлайн и по закону Трудоустройство нового работника на бумаге — еще один пример трудоемкого процесса. Он включает несколько этапов и предполагает создание, заполнение, подписание и обработку множества документов. Кроме того, нужно проверить предоставленные при трудоустройстве сведения, а также запросить копии паспорта, дипломов, сертификатов и так далее.

Затем работника знакомят с ЛНА, которые регулируют его деятельность в новой должности. Это требование законодательства и исключить этот этап нельзя.

Следующий шаг — оформление трудового договора: заполнение всех необходимых данных о сотруднике, его должности и уровне зарплаты, режиме и условиях работы. После этого договор должен быть подписан обеими сторонами.

Весь процесс найма на бумаге требует внимательности, аккуратности и следования определенным процедурам. Ошибки или пропуски могут иметь серьезные последствия, штрафы и репутационные потери.

Решение «Прием на работу» Directum HR Pro помогает осуществить наем в одно действие.

HR-менеджер может настроить список документов, которые предоставляет кандидат, в зависимости от должности и режима работы. За счет этого ему не нужно каждый раз думать, какой пакет документов запросить.

Списки ЛНА, с которыми кандидат должен ознакомиться перед подписанием трудового договора, автоматически направляются из системы. Кадровик, один раз настроив для каждой должности необходимый список, может больше не думать об этом.

Простая функциональность автоматического проведения приема на работу в учетной системе обрадует любого кадровика.

Максимальная автоматизация сложного процесса, избавление кадровиков от рутинных задач и отказ от лишних документов — всё это в совокупности представляет реализованную в решении концепцию Zero HR.

Роль кадровых специалистов в Zero HR

Что же будут делать HR-специалисты в организации, вступившей на путь Zero HR?

Важно понимать, что цель концепции не в том, чтобы уменьшить число кадровых работников, а в том, чтобы помочь им, освободив от надоевшей и трудоемкой рутины.

Благодаря автоматизации процессов они освободятся от однообразных задач, что поможет им эффективно заниматься стратегическими задачами в области управления персоналом. Например, вместо того чтобы тратить время на ручное составление графика отпусков и заполнение соответствующих документов, они смогут сконцентрироваться на анализе и планировании долгосрочных потребностей в кадрах, разработке стратегии по найму и удержанию талантливых сотрудников, а также на создании и поддержке благоприятной рабочей среды.

Источник: hr-director.ru