По щелчку мыши. Шесть признаков магических способностей у директора по персоналу

Умеет внушать мысли

Сотрудникам компании не нужно никуда ходить, получать, читать и подписывать бумажные документы, чтобы узнать важную для себя кадровую информацию. Магическая способность главного по персоналу мгновенно распространять и утверждать необходимые сведения без личного контакта и бумаги — это действие решения для КЭДО. Вот лишь часть того, что можно сделать благодаря его волшебной силе (читай — возможностям):

• отправлять массово (до нескольких тысяч получателей) в электронном виде приказы и локальные нормативные акты на ознакомление. При этом необязательно вводить фамилию каждого адресата — можно выбрать группы по ролям, подразделениям или организациям;
• утверждать массово типовые документы, например, доп. соглашения об изменении режима работы всех работников организации. Для этого нужно лишь отметить нужные задания на подписание в списке, указать сертификат ЭП, выполнить их одним кликом и спустя секунды информация об изменении графика будет внушена (читай — доставлена) всем сотрудникам.

Кстати, сила этого решения доступна не только директору по персоналу. Работники компании тоже могут творить чудеса цифровизации. Например:

• без лишних телодвижений и траты времени изучить документ и поставить электронную подпись;
• подписать трудовой договор без посещения отдела кадров;
• подать заявление на отпуск, отгул или что-то еще важное и разрешенное трудовым законодательством. Ходить куда-то и объяснять причины — не нужно. Заявление создается по шаблону и уходит на согласование тем, кто предусмотрен на эту роль типовым маршрутом согласования.

Умеет читать мысли

Главному по персоналу не нужно спрашивать сотрудников о судьбе отправленных им на подписание документов или статусе поставленных ему специалистами отдела кадров задач. Он это уже знает благодаря силе решения КЭДО, а вернее, функции контроля ознакомления и подписания. Как это работает:

• в системе можно сформировать специальный отчет, который покажет — кто уже ознакомился с документом, отказался его подписывать или вообще его даже еще не открывал;
• этот спецотчет можно сформировать как по отдельному сотруднику, так и по всему отделу и даже компании.

Умеет создавать для сотрудников параллельные миры

Благодаря силе решения «Личный кабинет» у директора по персоналу есть волшебная способность организовать работнику особое виртуальное пространство (веб-сайт), в которое не войдет никто посторонний, откуда не выйдет ни один секрет сотрудника, и где он без бумаги, хождения по этажам и кабинетам может:

• быстро изучать направленные работодателем кадровые документы;
• согласовывать эти документы и подписывать их в электронном виде;
• создавать и отправлять на согласование и подписание различные заявления;
• получать информационные сообщения от компании.

Умеет за пару минут делать то, на что обычно требуются месяцы

Ответственному за кадровую работу достаточно пару раз взмахнуть рукой (читай — кликнуть мышью), и огромная работа по формированию графика отпусков выполняется едва ли не мгновенно. А всё потому, что у директора по персоналу есть волшебное средство — решение «Отпуска». Чтобы сформировать график, нужно:

• собрать информацию по желаемым датам отпусков со всех сотрудников по отделам;
• проверить пересечения между сотрудниками подразделения, чтобы не оказалось, что все ушли в отпуск одновременно;
• сформировать список отпусков по всей компании;
• согласовать всеми ответственными;
• сформировать приказ об отпусках;
• согласовать его;
• подписать приказ руководителем;
• ознакомить с приказом каждого работника организации.

Неудивительно, что на всю эту работу вручную у отдела кадров уходил почти год. У директора по персоналу, обладающего суперспособностями, этот процесс переведен в цифру. Система всё делает автоматически и в сотни раз быстрее.

Умеет на расстоянии превращать соискателя в сотрудника компании

Способность директора по персоналу официально и легитимно принять на работу человека, который находится за сотни километров от офиса и ни разу в нем не был, не показал очно оригинал своего паспорта и не поставил в бумажных документах подпись шариковой ручкой — магический дар решения «Прием на работу». Удаленное трудоустройство проходит по всем канонам и требованиям 377-ФЗ о кадровом электронном документообороте, 407-ФЗ об удаленной работе и 63-ФЗ об электронной подписи.

Это же решение помогает HR-руководителю и его команде и в других вопросах приема новых сотрудников:

• настраиваемые списки документов и ЛНА автоматизируют процесс формирования перечня необходимых для трудоустройства документов, их проверки на наличие, ознакомление новых работников с локальными нормативными актами компании. Ничего не нужно распечатывать и просить изучить под подпись — всё необходимое «падает» работнику в личный кабинет в электронном виде;
• совместное использование этого решения с «Интеграция с 1С» исключает ручное заполнение полей трудового договора данными из штатного расписания или сводит эту рутинную операцию к минимуму. Кроме того, не нужно тратить время на внесение основных данных в учетную систему.

Умеет «укрощать» других всесильных представителей компании

Речь о всемогущей бухгалтерии, которая может несколько раз отклонить заявление на аванс перед командировкой или не принять авансовый отчет по возвращении, а всё — из-за пустяковых ошибок или незнания технологии ручного оформления этих документов.

С помощью решения «Командировки» деловая поездка оформляется проще и быстрее:

• заявка на командировку создается по шаблону в пару кликов в системе или в личном кабинете. Сразу же можно рассчитать размер суточных, указать сумму возможных расходов, сделать запрос на покупку билетов;
• созданная заявка одним щелчком кнопки мыши запускается на согласование по заранее установленному маршруту и после согласования сотруднику перечисляется аванс;
• на основе заявки в системе автоматически формируется и регистрируется приказ о командировке;
• после возвращения работник заполняет в системе или личном кабинете авансовый отчет, причем часть документа система формирует автоматически на основе заявки на командировку. Сотруднику остается лишь проверить эти данные, прикрепить сканы документов и внести фактические суммы расходов.

Это же решение помогает директору по персоналу быть на равных и с такой могущественной силой, как налоговая инспекция. А всё потому, что система незаменима при подготовке к проверкам — она позволяет выгрузить документы по заданным параметрам, в том числе и архив с отчетными документами.

Вывод

Если вы обнаружили все эти суперспособности у главного по персоналу, скорее всего в вашей компании HR-процессы уже переведены в цифру. Но самое интересное — волшебные возможности, которые дает руководителю отдела кадров такая система, как, например, Directum HR Pro, гораздо шире, чем перечисленные шесть признаков. Интересно узнать, на что еще способны главный по кадрам и его команда с помощью различных решений? Тогда почитайте.