Почему подход «хранить все вечно» не пройдет

Ряды приверженцев управления информацией потрясают воображение! Недавно некоторые идейные лидеры в области управления информацией выдвинули идею о том, что скоро мы будем жить в мире, где вся информация хранится вечно. Некоторые даже заявляют, что управление информацией - просто прихоть и что достижения в технологии поиска скоро исключат необходимость управлять информацией. В поддержку своей позиции они приводят следующие аргументы:

1) Вчерашний мусор может оказаться сокровищем завтра. Мы не узнаем, какие данные имеют ценность, пока не наступит будущее. Сегодня у нас нет концепции, чтобы понять, какие важные аналитические сведения, примеры и тенденции могут скрываться в данных. Возможно, при изменении условий бизнеса эти данные приобретут ценность.

2) Мы не хотим попасть в ситуацию, когда удаленные данные в будущем понадобятся контролирующим органам или начальству.

3) Попытки удалить большие объемы и целые категории данных, электронных документов и информации требуют больших затрат времени и средств, имеют политическую подоплеку и просто не стоят усилий с точки зрения окупаемости.

4) Стоимость хранения информации практически сведена к нулю благодаря облачным сервисам, которые предлагают действительно недорогое хранение данных, и такие крупные компании, как Microsoft, Apple и Google выиграют этот спор на рынке.

5) Через несколько лет технологии поиска станут настолько совершенными, что классификация информации и стратегии по работе с метаданными станут бесполезными.

На первый взгляд, кажется, что приведенные аргументы логичны: все развивается по описанному сценарию, и тенденции в развитии технологий упрощают вечное хранение всей информации. Так зачем беспокоиться?

Почему парадигма «хранить все вечно» не будет работать?

С практической точки зрения, по следующим причинам:

Культура.

Для высшего руководства парадигма «хранить все» задает плохой профессиональный тон в организации. Хранение всей информации – не важно, насколько бесполезной – не имеет смысла для бизнеса. Для чего хранить копии копий, копии того, что было переименовано, пустые таблицы или рабочие файлы Word, временные лог-файлы, личную электронную почту, запрещенные файлы, такие как личные фото, музыка и видео, и другую бесполезную информацию, заполняющую хранилище?

Вчерашний мусор останется мусором и завтра, и хранение всей информации служит плохим примером: вы просто будете увеличивать хранилище, страдать от санкций, проигрывать судебные процессы и платить штрафы вместо того, чтобы решить проблему с помощью управления информацией. Если в организации игнорируют политику и правила управления информацией, это приведет к формированию небрежной операционной культуры, что чревато низкой производительностью труда. Ведущие организации, напротив, стремятся к постоянному улучшению операционной эффективности. Согласно недавнему отчету Osterman Research, почти половина организаций, участвовавших в исследовании назвали «продуктивность сотрудников» стимулом к управлению информацией.

Плохое качество данных.

«Мусор на входе – мусор на выходе». Специалисты по обработке данных не могут получить точные и ценные сведения без чистых, недублированных данных и фактически завалены большим количеством неупорядоченной информации. Согласно недавнему исследованию, «2/3 опрошенных специалистов по обработке данных заявили, что очистка и обработка данных – это наименее интересная и наиболее трудоемкая часть их работы».

Таким образом, если отправить команде экспертов множество данных, наполненных мусором, это сократит их продуктивность, исказит и просто сведет на нет полученные ими результаты. Это создает неблагоприятную рабочую среду, которая также относится к культуре.

Далее немного реальности: Карл Томас, руководитель направления по управлению информацией в компании JPMorganChase, заявил, что в период работ по управлению информацией, когда специалисты глубоко копали внутри своих отделов, замечанием или жалобой №1 была неуверенность руководства в качестве информации или неудовлетворенность им. Как правило, руководители не верили, что в основе принятия решений лежит информация; и это в условиях, когда на рынке лидируют те, кто обеспечил себе высокоавтоматизированную, контролируемую и управляемую рабочую среду. При этом, различные исследования ведущих исследовательских фирм подтверждают, что значительный процент информации в организациях (около 25% и более) имеет плохое качество. Меры по управлению информацией как раз направлены на улучшение качества информации.

Стоимость.

Если ваша информация не упорядочена и ее сложно найти, то, прежде всего, у вас стремительно возрастут расходы на предоставление электронных документов в суд и соблюдение нормативно-правовых требований. Эти процессы станут дорогими и трудоемкими, вместо того чтобы быть упорядоченными, повторяющимися, повседневными и автоматизированными. Так, в среднем, большинство организаций дублируют 40-70% информации, тем самым растрачивая ресурсы, которые они могли бы превратить в чистую прибыль или инвестировать куда-нибудь. Один наш клиент тратит $40 млн. в год на хранение электронной информации, и эти расходы растут ежегодно на 40%. Очистка всей имеющейся у клиента информации может существенно сократить его потребности в хранении данных. Даже остановка роста этих потребностей сэкономит кучу денег в будущем.

Большинство провайдеров облачных сервисов просто перераспределяет расходы, используя старый метод «заманить и подменить». Данный метод широко распространен в сфере продаж подержанных автомобилей. Суть этого метода заключается в том, что провайдеры снижают стоимость хранения, но в итоге компенсируют низкую цену, взимая плату за аналитику и другие услуги, когда вам требуется доступ к информации. Они готовы нести убытки, чтобы увеличить свою долю на рынке, хотя позже акционеры будут давить на них, заставляя приносить прибыль. Но даже если вы решили использовать в своей организации облачный сервис, то управление информацией не теряет своей актуальности: более чистая, уникальная информация потребует от вас меньших затрат, так как большинство провайдеров взимают плату за гигабайт.

Безусловен тот факт, что, независимо от модели ценообразования, операции по хранению цифровой информации требуют больших расходов. Для хранения необходимы серверы, диски, оптические блоки, контроллеры, кабели, магнитные ленты, программное обеспечение (управление основными данными, управление файлами, сжатие, безопасность и т.д.) и прочее – и все это должно располагаться в надежном кондиционируемом помещении, оборудованном фальшполом. Также имеют место трудовые затраты, связанные с операциями хранения, техническим и сервисным обслуживанием аппаратного и программного обеспечения.

Остерегайтесь провайдеров облачных сервисов, предлагающих почти «бесплатное» хранение. В какой-то момент у них будет храниться большая часть вашей цифровой информации. А что удержит их от того, чтобы изменить модель своего бизнеса через несколько лет и сделать вас информационными заложниками? Разве какая-нибудь организация испытала на себе этот феномен, коробками отправляя бумажные документы на хранение за небольшую предоплату? Не странно ли, как за последнее время прибавили в цене услуги по комплексному хранению и поиску? То же самое может произойти и в мире электронных технологий. Только последствия будут хуже. Ваша организация не сможет легко и с низкими затратами перенести всю свою информацию к другому более выгодному провайдеру облачного сервиса, если вся информация располагается в облачном хранилище. На сегодняшний день просто не существует доступных инструментов сделать это. И разработка таких инструментов не в интересах вашего провайдера: у него нет мотивации сделать так, чтобы вы могли легко уйти. По сути, вы оказываетесь в ловушке.

Риск.

Согласно комментариям Седонской Конференции по вопросам управления информацией: «Независимо от индивидуальных особенностей организации: размера, миссии, ниши на рынке и отрасли промышленности – информация является ключевым аспектом для всех организаций; и если ее не контролировать надлежащим образом, она станет опасным источником рисков и обязательств». Это довольно четкая формулировка, которую подтверждает реальность.

Недавно мы работали с крупным финансово-кредитным учреждением, которое оценило свои риски плохого управления информацией свыше $1 млрд. В своей оценке они ориентировались на размер штрафов и санкций, которые наложили на одного из их конкурентов. Таким образом, существуют реальные правовые риски, связанные с отсутствием последовательного и систематического управления информацией. При наступлении этих рисков значительно растут расходы организации, а их лучше избегать.

Другой стандартный аргумент за оправданное удаление данных – избегание судебных рисков. Если в вашей организации последовательно и систематически удаляют информацию (здесь в основном подразумевается электронная почта), которую не нужно хранить по юридическим причинам и которая не является учетной документацией и не будет таковой, то потенциальное повреждение информации можно просто свести на нет согласно расписанию. Такую информацию не обнаружить, и если в организации действует документально подтвержденный и стандартизованный процесс оправданного удаления данных, вы защищаете себя от возможных санкций и проигранных дел в суде.

Также всегда присутствует риск утечки данных. Если вы не стремитесь к операционной эффективности в своей организации и не работаете над постоянным улучшением в области управления информацией, то вы не предпринимаете все возможные меры для защиты персональной информации, которая находится в вашем распоряжении. Это может привести к утечке данных, которая будет стоить вам денег, работников, клиентов и имиджа торговой марки. Подобное случилось с компаниями Sony Pictures, Target, Anthem и другими. Без последовательной программы по управлению информацией вы не защищаете должным образом репутацию своей организации и имидж торговой марки, которые могут пострадать в случае утечки. Акционеры и клиенты могут посчитать это халатностью и безответственностью.

И есть компромисс между полным сохранением информации и ее полным (юридически оправданным) уничтожением: удаление неструктурированной информации, но сохранение метаданных, полученных из ее содержимого. Данный вариант подойдет тем, кто отдает себе отчет в затратах, но опасается полного удаления данных. Поскольку метаданные по своему характеру являются сводной информацией, такой подход максимально использует аналитику. В результате может значительно повыситься ценность информации, и хорошие чистые метаданные (включая информацию о тех, кто удалил данные) можно будет использовать для последующего анализа.

Приватность.

Европейские страны и некоторые штаты США (и их число увеличивается) приняли закон, который обязывает организации удалять персональную информацию (информацию, идентифицирующую личность, конфиденциальную информацию о здоровье, информацию о платежных картах) и полностью избавляться от нее в установленные сроки после завершения транзакций, для которых требовалась данная информация. Это означает, что необходимо принять меры по управлению информацией (создание карты данных, реестра информационного актива), чтобы знать, где располагается персональная информация, и чтобы удалить ее в соответствии с расписанием. Далее, для того чтобы минимизировать риск утечки данных, эту персональную информацию нужно защитить с помощью шифрования, управления правами и технологий редактирования.

Таким образом, практическая программа по управлению информацией будет состоять из встраиваемых, формализованных, повторяющихся и «рутинизированных» процессов, выполняемых на регулярной основе. К таким процессам относится удаление мусора и информации, утратившей свою ценность, или, как вариант, сохранение метаданных удаленных электронных документов и писем, которые можно использовать в будущем.

* * *

В целом, данные рекомендации помогут стимулировать процессы, повышающие качество информации, которая используется для анализа при принятии решений. Кроме того, данные рекомендации предусматривают наиболее эффективные и рентабельные процессы по соблюдению нормативно-правовых требований, а также поддерживают культуру исполнения и операционную эффективность.

Перевод: Шабалина Эльвира.

Источник: AIIM Community