Почему СЭД должна работать в тесной интеграции с ERP, CRM, BPM и другими системами и приложениями?

Как правило, при интеграции систем СЭД выполняет роль транспорта информации между участниками информационного обмена, а также роль электронного архива предприятия. Так, например, из ERP-системы можно открыть скан-образ счета или акта, находящегося в СЭД или открыть текст договора, к которому был выписан счет, при этом СЭД загружать не нужно. Таким образом, ECM-система является основным связующим звеном всех корпоративных систем.

Кроме того, ERP- и CRM-системы, как правило, закупаются на ограниченное число пользователей. Одно рабочее место таких систем, зачастую, стоит дороже, чем рабочее место в СЭД. Экономия достигается за счет того, что более широкий круг пользователей будет работать с СЭД, просматривать или вносить в систему свою часть информации, а далее она будет автоматически попадать в другие системы.

Например, в ERP-системе работает бухгалтерия предприятия, но часть информации по взаимодействию с контрагентами наиболее целесообразно заносить менеджерам, которые непосредственно сопровождают этого контрагента. Очевидно, менеджерам необходим доступ к ERP-системе: прямой или через бухгалтера. А можно выстроить процесс таким образом, что в ходе бизнес-процесса менеджер, работая с документами в СЭД, заносит информацию по взаимодействию с контрагентом в определенные параметры, и эта информация попадает автоматически в ERP-систему или любую другую. Таким образом, и менеджер работает с более понятной ему системой, и бухгалтеру не нужно отвлекаться на то, чтобы внести информацию – она ему поступает уже в электронном виде.

Дополнительным плюсом при интеграции систем является ведение общих справочников, например, организации-контрагенты, работники, материальные ценности и т.д.  Все изменения, произведенные в одной из систем, будут автоматически отображаться в других. Это существенно снижает затраты времени на занесение информации в разные системы. Сравните: либо пользователь внесет информацию в одну систему и она отобразиться во всех системах, либо информацию будут заносить повторно в каждую систему. Таким образом, экономится время работников, которое они могут потратить на выполнение своих прямых обязанностей.

Специализированные системы, имеющие мощные функции анализа, такие как BPM, CRM, нуждаются в оперативных данных, которые может предоставить ECM-системы – внутри неё фиксируется множество бизнес-процессов и сопутствующий контент. И при интеграции эти данные могут получить максимально эффективный анализ в специализированных системах.

Неважно, какая из корпоративных систем занимает центральное место в бизнес-процессах предприятий, ECM или ERP. Это в большей степени зависит от бизнес-модели предприятия и даже от особенностей работы отдельных подразделений внутри него. Для промышленного предприятия это может быть ERP, для сферы услуг — ECM или даже CRM. Важно, чтобы каждое предприятие старалось максимально полно использовать функционал используемых решений и как можно глубже интегрировать информационные системы в текущую бизнес-среду, чтобы упростить работу конечным пользователям, особенно тем, которым приходится взаимодействовать с несколькими системами.

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"