Роль ECM-систем в управлении договорами

Автор: Микрюков Алексей, консультант отдела внедрения DIRECTUM

Особенности договорной работы

Договорная работа — это один из тех процессов, который есть на любом предприятии, не зависимо от его статуса:

● мелком, среднем или крупном;

● коммерческом или государственном;

● производственном или обслуживающем.

Собственно бизнес, да и вообще любая хозяйственная деятельность состоит из заключения и исполнения договоров. В связи с этим, повышая эффективность управления договорами, за счет оптимизации и автоматизации работы с ними организации стремятся повысить свою эффективность, конкурентоспособность и защитить свои интересы (в т. ч. коммерческие).

Но, не смотря на всю свою значимость и внешнюю простоту, построение эффективной системы управления договорами — не простая задача. Это связано с тем, что задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений и разных автоматизированных систем.

В работе с договорами обычно задействовано много подразделений организации, начиная от инициаторов договоров (специалистов отдела закупок или отдела продаж) и включая специалистов юридических служб, экономистов, службу безопасности, бухгалтерию, логистов и т. д. (зависит от структуры и особенностей организации). При этом у каждого специалиста свои интересы и соответственно он предъявляет свои требования к системе, которая должна максимально соответствовать этим требованиям, но в то же время должна обеспечивать «сквозной» бизнес-процесс.

Договорная работа включает в себя не только работу с документами, но и всю систему отношений между исполнителем и заказчиком. При этом требования к системе управления договорами со стороны исполнителя/продавца и со стороны заказчика/покупателя могут отличаться. Для продавца важным является выстроить процесс на этапе предшествующем непосредственной продаже, соответственно его система должна обладать кроме всего прочего функциями CRM-системы. Покупатель уделяет большее значение функциям учета и контроля (например, контроля бюджетов), поэтому для него важно, чтобы в системе управления договорами присутствовали функции систем бюджетирования и ERP-систем. В связи с этим возникает необходимость работать как с неструктурированной (тексты договоров, приложений, писем и т. д.) так и со структурированной информацией (справочники для контроля по статьям бюджетам, проверка текущей задолженности и т. д.) «Пограничные задачи. Управление договорами». Как следствие необходимость задействования в системах управления договорами функционала различных классов систем (CRM, ECM, ERP и т. д.).

Как уже отмечалось ранее, договорная работа это, по сути, основа деятельности практически любой организации. Соответственно от того насколько эффективно будет выстроена система управления договорами в организации во многом зависит и эффективность работы самой организации. И здесь также есть противоречия, которые необходимо учитывать. С одно стороны важно как можно быстрее принимать решения и реагировать на изменения, иначе можно просто потерять партнера. С другой стороны не менее важно ответственно подходить к каждому этапу договорной работы, взвешивать все риски, документировать все договоренности, защищать собственные интересы, соблюдать требования и регламенты договорной работы, иначе возможна не только потеря денег, но более серьезные последствия.

Исходя из вышесказанного, попробуем сформулировать требования к системе управления договорами. Система должна:

● поддерживать все этапы договорной работы (от переговоров до закрытия);

● соответствовать требованиям регламентов работы с договорами, установленными в организации;

● обеспечивать потребности сотрудников различных подразделений организации, предоставлять необходимую информацию, помогать в принятии решений;

● обеспечивать сохранность и защиту информации;

● обладать достаточной гибкостью для возможности организации работы со всем многообразием типов договоров.

Существует три принципиальных подхода к реализации системы управления договорами:

1. Разработка системы непосредственно под требования конкретной организации. Этот подход достаточно дорог и подходит далеко не любой организации.

2. Разработка системы, когда за основу берется и дорабатывается система какого-либо класса (например, ECM или ERP). При этом в системе реализуются функции систем других классов. Этот подход выглядит на первый взгляд менее затратным, но в связи с тем, что специфичны требования к системам различных классов, специфичны и требования к архитектуре этих систем. Соответственно итоговое решение очень сильно может ограничиваться архитектурой той системы, на базе которой оно было построено.

3. Несколько тесно интегрированных между собой систем различных классов. Это наиболее часто реализуемый подход, позволяющий с одной стороны использовать специфический функционал каждой из систем, а с другой стороны организовать единое информационное пространство внутри организации. Наиболее часто используемая комбинация, это взаимодействие ECM и ERP систем.

В любом случае, при разработке систем управления договорами важно понимать, функции каких классов систем наиболее полно удовлетворяют требованиям организации и где проходят «границы» между функционалом этих систем. При этом важно отметить, что для того чтобы построить эффективную систему работы вовсе не обязательно внедрять в организации сразу несколько систем. Большинство современных систем, вне зависимости от того к какому классу они относятся «умеют» выполнять и смежные функции.

Жизненный цикл договора

Для того чтобы правильно распределить функции между системами и определить их роли нужно проанализировать жизненный цикл договора (см. Рис. 1).

Рис. 1. Жизненный цикл договора

1. «Переговоры». Данный этап предшествует непосредственному заключению договора, он связан с проведением встреч, переговоров согласованием предварительных условий и формированием предварительных договоренностей. Соответственно на первый план здесь выходят функции управления взаимодействием с клиентами (управление контактами, планирование встреч и т. д.). Все эти функции имеют непосредственное отношение к CRM-системам. Но при этом также важно учесть, что на этом этапе может появляться большое количество разнообразной неструктурированной информации (протоколы переговоров, письма, предложения, тендерная документация и т. д.), которой нужно уметь управлять, хранить, согласовывать и т. д. А это уже функционал ЕСМ-систем «ECM (Enterprise Content Management)».

2. «Подготовка проекта договора». Договоры можно разделить на три группы:

● «Неизменные». Договоры (публичные оферты), которые содержат ограниченный и заранее предопределенный набор условий (параметров договора), которые, как правило, не подлежат корректировки. Таких договоров в организации может быть достаточно много, но они не требуют больших затрат времени на составление согласование.

● Типовые. Договоры, составленные на основе шаблонов. Для подготовки таких договоров часто используется механизм автоматического или полуавтоматического создания, когда текст документа формируется за счет подстановки в шаблон определенных инициатором условий.

● Произвольной формы. Договоры, для которых нет разработанных шаблонов в силу их уникальности или редкости.

Для автоматизации подготовки и предварительного согласования договорных документов можно использовать функционал ECM-систем, но при этом, как правило, на данном этапе также возникают дополнительные задачи:

● необходимость контроля сделки, по статьям бюджетам:

● проверка контрагента службой безопасности;

● и т. д.

Для автоматизации этих задач используется функционал специализированных систем (бюджетирования, ERP, и т. д.).

3. «Согласование» и «Подписание». Как правило, для согласования договорных документов в организации разрабатываются специальные регламенты, в которых маршрут согласования определяется в зависимости от условий договора (вид сделки, сумма, контрагент и т. д.). На этих этапах, кроме непосредственно движения документов, важно организовать:

● возможность работы с версиями документов (их может появляться очень много, особенно по документам произвольной формы);

● обеспечить доступ к документам всем специалистам, участвующим в согласовании (при этом сохранить требуемый уровень конфиденциальности);

● обеспечить возможность отправки и получения документов контрагентам.

Все эти требования в полной мере покрываются функционалом ECM-систем.

4. «Исполнение». Данный этап, как правило, самый протяженный по времени. Здесь важно контролировать сроки и движение денежных средств и других ресурсов, но не только это. На этом этапе формируется сопроводительная (заявки на отгрузку, накладные и т. д.) и бухгалтерская документация (акты, счета), кроме того не редки случаи оформления дополнительных соглашений и приложений к ранее согласованным договорам. В связи с этим на данном этапе, пожалуй, как ни на каком другом важно выстроить качественную взаимосвязь между системами (если управление договорами реализуется посредством нескольких систем). Для того чтобы изменения вносимые в одну систему могли оперативно отображаться в других системах.

5. «Закрытие» и «Хранение». Часто этим этапам не уделяют должного внимания. В результате могут возникать ситуации, когда, например, услуги оказываются после истечения сроков договора и т. п. После выполнения обязательств или после истечения сроков договора необходимо отразить эти факты в используемых системах:

● оповестить исполнителей;

● выполнить предусмотренные регламентом мероприятия;

● передать договорные документы для архивного хранения.

6. «Пролонгация». Если договор содержит опцию пролонгации, то при достижении сроков продления договора важно уведомить всех заинтересованных лиц. Это позволит снизить риск потерь связанных с изменением условий договора и изменением ситуации на рынке (возможно на данный момент появились более выгодные предложения).

Пример автоматизации бизнес-процесса

Как уже отмечалось ранее, наиболее часто, для автоматизации процесса управления договорами используется связка ECM-систем или системы электронного документооборота (СЭД) с ERP-системами. Это позволяет организовать сквозной процесс работы с договором (см. Рис. 2).

Рис. 2. Система управления договорами

Для большинства организаций, с учетом того что в ECM-системе или в СЭД может быть реализован модуль, поддерживающий взаимодействие с клиентами, то такая комбинация позволяет эффективно покрыть требования к системе управления договорами и удовлетворить всех заинтересованных лиц.

Рекомендации экспертов и разбор практических кейсов по управлению договорами вы можете увидеть в записи вебинара Договор на раз, два, три, или как упростить сложный договорной процесс.

Источник: PCWeek