Причины появления хаоса в контенте

Как мы до этого докатились?

Мы потратили почти 10 лет на то, чтобы уровень хаоса в контенте достиг сегодняшних показателей. Началось все, судя по всему, в 2007 году, когда в сфере управления рисками и соответствия стандартам начался постепенный спад, который сместил ее с позиции первостепенного фактора инвестирования в ECM-системы. В то же время начался быстрый рост сервисов, предоставляющих возможность обмениваться документами в упрощенном порядке как внутри компании, так и за ее пределами. Именно они стали новым важнейшим фактором ECM-инвестирования.

Если определить хаос в контенте как неспособность нормально искать документы и записи, работать с ними и обеспечивать их сохранность, становится очевидно, что в 2015 году хаос будет царить в львиной доле организаций (если не во всех). Хаос может выражаться в том, сколько времени информационные работники ежедневно тратят на поиск документов, и как часто они используют неверные версии документов. Хаос может выражаться даже в крупных суммах, которые компании вынуждены вкладывать в кадровые ресурсы для найма сотрудников-делопроизводителей, если работа с документами в компании не автоматизирована. Стоит также принять во внимание, что в новостях чуть ли не каждую неделю мелькает очередная компания, столкнувшаяся, как Sony Pictures или Anthem, с необходимостью защиты своих данных.

Итак, как же мы до этого докатились? Давайте рассмотрим три ключевые проблемы, которые поспособствовали созданию хаоса в контенте: неохотное использование ECM, «проблема с Dropbox» и быстрое распространение SharePoint.

Неохотное использование ECM

Интересный факт: всех нынешних проблем, связанных с поиском, управлением и обеспечением сохранности документов, можно было бы избежать, если бы поставщики ECM-систем прошлых лет сосредоточили свое внимание на одной простой задаче: обучение пользователей. Вместо этого мы видим, как пользователи изо всех сил пытаются избежать работы в сложных ECM-системах. Практически во всех сферах деятельности опросы показывают, что в ECM-системах обрабатывается менее 50% всего контента. Во многих случаях эта цифра падает до 10%.

Когда мы начали работать с одной из крупнейших юридических фирм, почти весь их контент хранился либо на электронной почте, либо на общих дисках. Причина была в том, что пользователи просто не хотели работать в системах управления юридическими документами, которые предложил им отдел информационных технологий.

Как ни парадоксально, но лучше всех проблему неохотного использования ECM описала компания Box.net (компания, разрабатывающая облачные сервисы для хранения и обмена файлами, - прим. переводчика) в своем корпоративном отчете, опубликованном в 2011 году:

Недостаточно просто установить ECM-систему. Сотрудникам нужно легко находить актуальную информацию, просматривать и редактировать ее. Они не хотят работать над коммерческим предложением, маркетинговыми материалами или договором, а потом обнаружить, что где-то во вложении электронной почты есть более актуальная версия документа. И если ECM-система сложна в использовании и не понятна интуитивно, то для обмена информацией люди в первую очередь будут обращаться к электронной почте.

Так не должна ли ECM-система быть тем самым местом, где можно искать актуальный контент, просматривать его и редактировать? Разумеется, но только при условии, что она проста в использовании и интуитивно понятна.

«Проблема с Dropbox»

Сервисы Dropbox и Box.net – еще один элемент контентного хаоса, о котором можно судить по невероятным инвестициям в технологии по упрощению обмена документами – в особенности за пределами компании.

Говорят, что основатель Dropbox разработал его, когда, будучи студентом в MIT, регулярно забывал приносить на занятия USB-флэшку. Попытки пользоваться уже существующими сервисами обмена файлами ни к чему не привели – они оказались слишком медленными, ненадежными и сложными в использовании. Официально Dropbox был основан в 2007 году – в том самом знаменательном году, когда сфера управления рисками и соответствия стандартам начала терять свои позиции, уступая место более простым способам обмена файлами.

Не секрет, что подобные технологии и вправду очень легки в использовании и дают возможность обмениваться файлами в упрощенном порядке – в особенности за пределами конкретной организации. К сожалению, простота использования также позволяет делиться практически любой информацией за пределами этой организации. Так термин «проблема с Dropbox» прочно вошел в лексикон ECM-систем. Недавнее исследование показало, что в настоящее время в Dropbox хранится более 35 миллиардов документов. Что это за документы, и кто имеет к ним доступ?

Согласно документации Dropbox, «другие пользователи не могут смотреть ваши файлы, если только вы специально не отправляете им ссылку на файл или не кладете их в общую папку». Как показывает практика, многие организации сталкиваются с тем, что «специально» может также означать и «случайно». Неважно, делается ли это специально или случайно, сама возможность делиться крупными объемами корпоративных данных (включая целые папки и диски) через Dropbox, Box.net и другие подобные сервисы, усложняет задачу поиска, управления контентом и обеспечения его безопасности. Как выразился ведущий исследователь в области информационной безопасности: «Проблема заключается не столько в пробелах в системах безопасности, сколько в неожиданных последствиях поведения людей».

Быстрое распространение SharePoint

Согласно недавнему опросу, проведенному AIIM, только 7% опрошенных компаний заявили, что никогда не использовали SharePoint. Даже делая скидку на неточность ответов, из проведенного опроса и практически любых других доступных исследований видно, что программа SharePoint достигла такого уровня распространенности, который мало кто мог предсказать в 2007 году. Как и в ситуации с Dropbox, проблема роста распространенности SharePoint заключается не столько в вопросах технического характера, сколько в особенностях поведения людей и попытках компаний использовать технологии SharePoint не по назначению. Когда компании говорят о том, что на каждого сотрудника у них приходится в среднем по два сайта SharePoint, проблема явно имеется.

Из того же опроса, проведенного AIIM и опубликованного в виде отчета под названием «Оптимизация SharePoint», можно выделить интересные факты:

●   Только 11% опрошенных считают, что внедрение SharePoint в их компании прошло успешно.

●   Большинство организаций используют SharePoint для совместной работы – только 30% используют программу как средство управления электронными документами, и только 11% используют ее как средство автоматизации делопроизводства.

●   Только 13% участников опроса признают, что SharePoint соответствует политике безопасности, принятой в их компании.

●   Только у 6% опрошенных есть настоящий интегрированный поиск – возможность искать информацию одновременно в SharePoint и других хранилищах документов.

●   В то же время к SharePoint по-прежнему проявляют большой интерес. Это значит, что в будущем ECM-системам придется сосуществовать с SharePoint, учитывая, что:

·         Более 60% опрошенных уже используют или планируют использовать SharePoint в качестве поискового портала и способа получения доступа к многочисленным ECM-хранилищам.

·         Более 75% опрошенных по-прежнему «хранят верность» SharePoint.

Итак, мы выяснили, как контент погрузился в хаос – и обнаружили устойчивую тенденцию к упрощению совместной работы с документами. Но как решить эту проблему? А решить ее можно, смирившись с тем фактом, что SharePoint никуда не денется, и осознав необходимость обеспечения безопасности контента для решения вопросов по работе в Dropbox. Чтобы положить конец этой проблеме, ECM-системы должны иметь дружественный интерфейс, автоматизированные бизнес-процессы, и уметь интегрироваться с электронной почтой, офисными приложениями и другими программами.

Перевод: Елена Алексеева, DIRECTUM.

Источник: AIIM Community