Продление сертификата ЭП, подписи разных УЦ и другие вопросы об электронных подписях

Как можно продлить срок действия сертификата ЭП? Что для этого нужно сделать?

Такого понятия, как продление срока действия сертификата электронной подписи, не существует. По истечении срока действия одного сертификата необходимо обратиться в свой или любой другой Удостоверяющий центр с заявкой на выпуск нового сертификата.

Как правило, на порталах Удостоверяющих центров размещена подробная информация о порядке получения и замены сертификата ЭП. В большинстве случаев вы можете просто заполнить заявку на получение нового сертификата прямо на сайте Удостоверяющего центра, а их менеджеры потом свяжутся с вами.

Обратите внимание, если вам нужна усиленная квалифицированная ЭП, то необходимо обращаться только в аккредитованные Удостоверяющие центры. С полным перечнем аккредитованных Удостоверяющих центров вы можете ознакомиться на сайте Минкомсвязи России.

Таким образом, продлить действие сертификата невозможно, вы можете только получить новый. При этом юридическая сила документов, которые были подписаны предыдущей подписью, сохраняется на протяжении всего срока хранения документа, если проставить штамп времени.

Много наших контрагентов пользуются подписями разных УЦ, как в таком случае взаимодействовать друг с другом?

Если вы и ваши контрагенты используете в своей деятельности квалифицированные электронные подписи, то проблем и разночтений относительно юридической силы документов не возникает. Напомним, сертификаты квалифицированных электронных подписей выдаются только аккредитованными УЦ. В свою очередь все аккредитованные УЦ работают в едином пространстве доверия, что позволяет их клиентам спокойно доверять подписям своих контрагентов.

С другой стороны, может возникнуть проблема на техническом уровне — не всегда операторы документооборота предоставляют возможность подписания документов любой подписью. Например, некоторые операторы работают только с подписями, выданными в конкретных УЦ. Если вы не уверены, будет ли работать ваша подпись у оператора, то можно дополнительно проверить ее на возможность использования. Например, в сервисе Synerdocs можно проверить подпись прямо на сайте без регистрации.

Скажите, какие выгоды должен получить на выходе делопроизводитель и бухгалтер после внедрения обмена с контрагентами электронными финансовыми документами?

В первую очередь, делопроизводители смогут полностью решить свои проблемы, связанные с рутинными процессами документооборота такие, как потери и задержки доставки, ошибки в оформлении различных документов.

Благодаря межкорпоративному финансовому документообороту бухгалтеры смогут сосредоточиться на своей непосредственной работе — учете и анализе показателей. Им будет удобно хранить, искать документа, а самое главное — подготовка к очередной проверке займет существенно меньше времени.

Финансовым специалистам будет проще управлять финансовыми показателями, удобнее анализировать их, готовить финансовые отчеты, контролировать правильность разнесения расходов по статьям бюджетов.

И, наконец, организации получают возможность экономить за счет того, что снижаются расходы на бумажный архив и документооборот (печать, хранение, доставка). Это высвобождает дополнительные активы, которые можно инвестировать в развитие бизнеса и сотрудников.

Источник: Журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота»