Рекомендации по названию документов

Документы являются неотъемлемой частью любой компании. Ежедневно их создают, редактируют, ищут, согласуют, подписывают.

За годы работы документов в компании становится очень много. И в них надо как-то ориентироваться.

Приведу несколько советов о том, как лучше называть документы, чтобы по названию была понятна их суть, их легко можно было искать и однозначно идентифицировать.

1. Основной смысл – в названии. Название должно отражать основной смысл документа и быть понятным любому пользователю.
2. Уникальное название. У каждого документа есть свои реквизиты. Их включение в название документа делает его уникальным и облегчает поиск.
3. 50 первых знаков. Основной смысл должен укладываться в 50 первых знаков. Часто название документа обрывается при показе в списках. Например, при отображении результатов поиска документов.
4. Шаблоны названий для однотипных документов:
   • Название проектных документов должно содержать название проекта, название задачи, смысл документа. Например, «Проект А. Анализ Б. Сводные результаты опроса»;
   • Названия документов, имеющих четкую регистрацию, должны формироваться по единому шаблону. Например, «Договор № <номер> от <дата> с <Наименование организации> <тема>», «Приказ № <номер> от <дата> <тема>».
5. Нет сокращениям. Не желательно использовать сокращения и аббревиатуры кроме общепринятых.
6. Первая буква – заглавная. Название документа должно начинаться с заглавной буквы без ведущих пробелов. Это обеспечит корректный сортировку документов в списке, например, внутри папки.

От того, как назвать документ, зависит, насколько удобно будет с ним работать в дальнейшем. Особенно, если через какой-то промежуток времени с документом будет работать не его автор, а другой сотрудник компании.