Решение задач внутреннего ЭДО при переходе организации на внешний ЭДО

Всё больше компаний обмениваются со своими контрагентами электронными документами (ЭД) с электронной подписью (ЭП) и трафик внешнего электронного документооборота растёт. Но далеко не у всех этих компаний есть корпоративные информационные системы (ИС), которые решают задачи внутреннего документооборота. Что предлагает рынок для решения задач внутреннего электронного документооборота (ЭДО) при переходе организации на внешний ЭДО?

Сначала рассмотрим ситуацию применительно к документам.

Счета-фактуры и первичные бухгалтерские документы

Счета-фактуры для обмена с контрагентами в электронном виде используются в формате .xml; первичка, как правило, тоже в .xml, то есть данные документы – структурированные. Работа с такими документами внутри организации в основном происходит в учётной/ERP -системе (например, 1С, SAP). И для таких систем на рынке, как правило, предлагаются решения прямой интеграции между учётной системой и сервисом оператора ЭДО. В этом случае возможностей прямого интеграционного решения для внутреннего ЭДО часто бывает достаточно. Документы сразу поступают в учётную систему, где на основании ЭД создаются карточки документов.

В этом процессе в зависимости от отрасли могут использоваться дополнительные ИС. Обычно они обслуживают основные бизнес-процессы компании. Например, EDI в ритейле или биллинговые системы в энергосбытовых компаниях. Таким системам может быть достаточно данных из структурированных документов, а оригиналы ЭД с ЭП им будут не нужны.

Но если предварительно требуется какая-то маршрутизация электронных документов внутри организации, в этом случае прямой интеграции может быть не достаточно. Например, прежде чем завести входящий акт выполненных работ в учётную систему и оплатить по нему работы, необходимо согласовать его с двумя заинтересованными сотрудниками. В этом случае потребуется дополнительное решение.

Договоры, приложения к ним и прочие документы

Договоры, приложения к ним, спецификации, отчёты агентов, письма и другие аналогичные документы для обмена с контрагентами в электронном виде, как правило, неструктурированные и используются в различных форматах.

Работа с этими документами обязательно связана с каким-либо бизнес-процессом компании и часто требует коллективной работы. Это может быть маршрутизация документов внутри компании, организация доступа сотрудников к документам, хранение документов и другие задачи.

Внутри организации работа договорными документами может происходить с использованием информационной системы класса ECM, BPM, CRM или иной системы для организации коллективной работы сотрудников. Также вся коллективная работа с данными документами может производиться в бумаге, так сказать, «руками и ногами».

Если в организации уже налажен внутренний электронный документооборот договорных документов, то задача сводится к интеграции корпоративной ИС с сервисом оператора ЭДО. Если корпоративная ИС есть, но с указанными документами работа там ещё не организована, то в качестве одного из этапов проекта перехода на внешний ЭДО можно реализовать внутренний ЭДО договорных документов. Если же никакой подходящей корпоративной ИС нет для этих задач, то опять же надо решать, как быть в этой ситуации.

Тянем внутренний за внешним

Рассмотрим ситуацию, когда внутри компании необходимо организовать коллективную работу с документами (внутренний ЭДО), обмен которыми производится с контрагентами в электронном виде (внешний ЭДО).

Варианты решения:

1.     Организационный путь. Можно изменить сам бизнес-процесс так, что по существу организовывать внутренний ЭДО не потребуется. Например, входящие документы сразу будут приходить ответственному сотруднику на подписание, и он же будет принимать решения по данным документам. Или скорректировать бизнес-процесс так, что хватит уже имеющихся в компании решений и настроек, возможностей ИС.

2.     Путь автоматизации. Например, внедрить в компании ECM-систему и использовать её для маршрутизации ЭД внутри компании. Или интегрировать свою корпоративную ИС с сервисом оператора ЭДО.

Естественно, возможны смешанные решения, или можно вообще пока отказаться от перехода на внешний ЭДО (и соответственно от связанного с ним внутреннего ЭДО).

Разберём подробнее, какие решения предлагает рынок для автоматизации.

Веб-клиенты операторов ЭДО

Обычно веб-клиенты предлагаются для компаний с небольшим внешним трафиком документов, и их базовая возможность – это приём и отправка ЭД, а также работа с ЭП. Но уже сейчас ряд операторов предлагают в веб-клиентах простые функции внутреннего ЭДО: согласование документов и их элементарная маршрутизация, простые права доступа, расширенный поиск документов и т.п.

Интеграция напрямую с учётной системой (ERP)

Основными функциями таких интеграционных решений для внешнего ЭДО являются обмен ЭД с сервисами операторов ЭДО, подготовка и обработка формализованных (по форматам ФНС) документов, работа с ЭП, поддержка регламентов обмена ЭД. Простые функции внутреннего ЭДО аналогично веб-клиентам операторов ЭДО также могут быть представлены в данных интеграционных решениях, или сама учётная система может включать функциональность внутреннего ЭДО (но в реальности это используется редко).

Такие прямые интеграционные решения обязательно есть для 1С и для SAP, для других систем они встречаются реже.

Интеграция с ECM-системой

В данных решениях есть вся необходимая функциональность для внешнего ЭДО и для внутреннего ЭДО! Но работают в ECM-системах в основном с неструктурированными документами (в терминах операторов ЭДО это обычно неформализованные документы), а трафик ЭД во внешнем ЭДО в основном составляют формализованные документы (счета-фактуры и первичка по форматам ФНС). Для работы с формализованными документами ECM-системы также предлагают решения, например, бизнес-решение «Межкорпоративный финансово-учётный документооборот» от компании DIRECTUM.

Интеграцию с операторами ЭДО могут предложить такие ECM-системы, как, например, DocsVision и DIRECTUM. Аналогично интеграции с ECM-системами на рынке встречаются интеграционные решения с архивами ЭД (например, ЭЛАР).

Интеграция с произвольной ИС

Также операторы ЭДО предлагают различные универсальные коннекторы для интеграции с нестандартными (сильно доработанными, самостоятельно разработанными, редко встречающимися и т.п.) ИС. Как правило, в задачи данных коннекторов входит обмен ЭД с сервисом оператора ЭДО, подготовка форматов документов, также может входить работа с электронной подписью, и поддержка регламентов ЭДО. Задачи внутреннего ЭДО такие коннекторы не решают.

Есть и другие решения, но используются они гораздо реже. Также компания может самостоятельно разработать необходимое решение, используя API сервиса оператора ЭДО.

Ничего не подходит?

Но что делать компании, если у неё при переходе на внешний ЭДО нет подходящей корпоративной ИС для решения задач внутреннего ЭДО? При этом, приобрести ECM-систему или существенно улучшить имеющуюся учётную систему – значит сделать значительные временные и денежные вложения, которые в данный момент компания не может себе позволить, а возможностей веб-клиента от оператора ЭДО не достаточно.

Также контекст перехода на внешний ЭДО, как правило, следующий: компания вносит периодическую плату за трафик – решение облачное или частично облачное – оператор старается всё сделать быстро. Невольно хочется что-то аналогичное получить и для внутреннего ЭДО. Что здесь может предложить рынок?

Варианты для рынка могут быть следующие: развитие веб-клиентов операторов ЭДО; создание новых (адаптация существующих) облачных корпоративных ИС с периодическим платежом за использование, возможностью быстро начать работать и произвести настройки системы под себя.

*****

Возможность использования внешнего ЭДО уже меняет решения для внутреннего ЭДО, и существует вероятность появления новых решений для внутреннего ЭДО. А как вы считаете, как ещё внешний ЭДО повлияет на внутренний ЭДО, и какие еще решения появятся на рынке?

Источник: Synerdocs