Российские компании оценили западную методику внедрения СЭД

Михаил Демидов

Внедрение ECM/СЭД приводит часто к структурным изменениям внутри предприятия в вопросах организации труда, исполнительской дисциплины и управления. Для оценки результатов используются различные методики, которые выявляют не только степень зрелости компании до начала проекта автоматизации, но и помогают определить достижение промежуточных результатов. На Западе примером такой методики является ECM Maturity Model, разработанная консультантами 4 аналитических компаний. Российские игроки рынка СЭД имеют свое мнение по возможности использования таких решений и неоднозначно оценивают западную методику внедрения.

Аналитические и консалтинговые компании Wipro, Real Story Group (бывшее название CMS Watch), Smigiel Consulting Group и Harman Communicate создали в феврале 2009 года так называемую ECM Maturity Model (ECM3), модель оценки компании до и в процессе внедрения СЭД/ECM. Они собрали большое количество критериев, относящихся к развитию бизнеса компании, которая постепенно проходит этапы развития от "неуправляемого" до "проактивного". Смысл модели состоит в том, что ее можно применять как для аудита текущего состояния организации, так и для планирования дальнейшего развития автоматизации определенных направлений. "Зрелость" организации эксперты определяют через три составляющие – Human, Information и Systems, внутри которых они выделяют от 4 до 5 подкомпонентов. Российские игроки рынка СЭД с уважением отнеслись к подобной методике, предлагаемой их западными коллегами, но считают, что полностью к отечественному рынку она неприменима. Как выяснилось в ходе опроса CNews, они используют собственные инструменты оценки компаний перед внедрением подобных решений.

Максим Галимов, директор по перспективным исследованиям компании DIRECTUM, рассказал CNews о существовании фирменной модели зрелости в области ECM и выделил отличия между ней и тем, что предлагают западные консультанты. Компания Directum в своей модели выделяла несколько другие области - управленческую (пересекается с human и information), технологическую (пересекается с system и information), а также область взаимодействия с внешним миром. "Именно в последней я вижу существенное отличие: развитие средств обмена документами с партнерами, государством и частными лицами - это та область, которая показывает, насколько может быть развито направление ECM в организации", - объясняет господин Галимов. По его мнению, модель зрелости представляет собой очень удачный способ оценить эффективность тех или иных проектов по внедрению или развитию СЭД в организации, поскольку с ее помощью видна цель (достижение нового уровня). Однако, как он полагает, возникает вопрос о зрелости самой организации к использованию таких способов оценки эффективности. На основании собственного опыта компании эксперт замечает, что такие модели в России востребованы, но на Западе этот уровень по-прежнему выше.

Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании "Интертраст", полагает, что обычно модели зрелости отличаются высокой перегруженностью, избыточностью параметров оценки, сложностью восприятия и практического использования и вследствие этого низкой практической ценностью. "Попытки построить всеобъемлющие модели "на все случаи жизни" приводят к их низкой настраиваемости, неспособности к индивидуализации. Модель не спрашивает, требуется ли организации BPM или DAM, она автоматически смещает предприятие на более низкую ступень в случае отсутствия тех или иных компонент", - замечает он.

По этой причине, считает господин Ипатов, в них часто можно увидеть средство маркетингового продвижения, когда предприятие подталкивают к принятию решения в пользу той или иной СЭД, а не инструмент реальной поддержки бизнеса в плане оценки эффективности его оперативной деятельности и способности к проактивным действиям. В "Интертрасте" вместо моделей зрелости используется собственный подход к оценке показателей эффективности документооборота.

Господин Ипатов выделяется несколько категорий показателей (степень вовлеченности персонала в электронное взаимодействие и документирование деятельности; объем документооборота и документов, вовлеченных в эти процессы; эксплуатация документарных активов; практика применения аналитики контента, степень документированности процедур работы с документами; скорость движения информации в организации), которые дополняются в каждом проекте специфическими показателями, отражающими особенности деятельности данной организации. В результате, по его словам, образуется индивидуальная система ценностей, которая помогает определять направления и необходимость развития СЭД на каждом этапе ее жизненного цикла в конкретной производственной среде.

Сергей Курьянов, директор по развитию DocsVision, также согласен с тем, что подобные модели зрелости могут носить характер маркетингового инструмента для вендоров. То, что предлагают западные эксперты, по мнению отечественного специалиста, отличается простотой и позволяет выстроить профиль для большинства средних по масштабам клиентов. "Однако возможность измерить температуру сама по себе не лечит - нужно еще поставить диагноз и предложить лекарство. Вопрос слишком серьезный чтобы его можно было решить без врача. Таким врачом и должен быть партнер - консультант по автоматизации документооборота и управления процессами", - замечает господин Курьянов.

Михаил Крутиков, руководитель направления по работе с корпоративными клиентами "Корус Консалтинг", называет два фактора, от которых зависит готовность или зрелость компании к внедрению СЭД, определяемая через степень активности участия сотрудников компании в процессе формирования потребности в СЭД. К ним относятся: наличие сильных специалистов внутри компании, способных обосновать необходимость СЭД, формализовать требования к ней и донести эту идею до руководства, а также понимание руководством компании, что СЭД необходима.

"Каких-либо моделей расчета готовности организации к внедрению СЭД в России, как правило, не используют. Наш рынок пока еще слишком разнородный и недостаточно развитый для подобной формализации отношений с клиентами. Слишком большую роль играют субъективные факторы (например, личностные характеристики людей или монопольное положение компании на рынке), которые невозможно учесть в системе. Так называемая "квалификация клиента" (получение основной информации) проводится при первых встречах. После оценки уровня топ-менеджмента компании, ее положения на рынке, отраслевой специфики, степени заинтересованности ключевых сотрудников в реализации нового проекта, возможности руководства четко сформулировать желаемые результаты от внедрения СЭД, можно, во-первых, сделать выводы о зрелости организации, а во-вторых - сформировать правильную стратегию по дальнейшей работе с клиентом", - раскрывает свою точку зрения г-н Крутиков.

Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании "АйТи", уверен в том, что до применения модели нужно понимать уровень зрелости самой компании при работе с информацией как таковой, независимо от того, обрабатывается она в ECM или нет. "При этом уровень зрелости организации при работе с неструктурированной информацией вещь не абсолютная, а относительная. Мерой здесь являются характер деятельности организации и ее потребности", - добавляет он. Он убежден, что для каждой конкретной организации существует наилучший или оптимальный уровень зрелости при работе с информацией, и он зависит (причем нелинейно) от масштабов этой организации, количества документов, с которыми имеет дело сотрудник организации, и собственно характера деятельности организации. В "АйТи", как рассказал господин Романов, применяется специальная методика которая направлена на определение ключевых проблем заказчика, узких мест в распространении информационных потоков, задач, связанных с хранением документов и изучения социально-психологических аспектов, влияющих на предстоящее внедрение системы.

Виктор Сенкевич, управляющий директор Paybot, рассказал CNews, что при внедрении СЭД его компания использует собственную методологию, отличающуюся от традиционных подходов внедрения КИС тем, что она не содержит формализованного документа, содержащего техническое задание заказчика. Он объясняет это тем, что обязательное наличие во внедрении этапа разработки техзадания может нести определенные риски, связанные с неадекватной оценкой потребностей компании ее бизнес-процессов. Оценивая документ, подготовленный западными аналитиками, специалист отметил его недостатки в том, что некоторые критерии зрелости в нем можно было бы сделать более конкретными и детальными, более привязанными к терминологии ECM, поскольку в настоящем виде он применим для оценке зрелости с точки зрения внедрения почти любой корпоративной системы, а не только ECM. Кроме того, господин Сенкевич предложил расширить рекомендации по внедрению ECM у "незрелых" компаний.

В целом, участники российского рынка СЭД пришли к выводу, что модели зрелости актуальны в случае существования развитых рынков и таких заказчиков, которые четко понимают перспективность использования СЭД в своих бизнес-процессах. В случае с российским рынком по-прежнему применимы индивидуальные подходы или иными методики оценки.

Источник: CNews, 2 апреля 2010