Штрафы, сопротивление сотрудников и другие страхи HR при переходе на КЭДО

Кадровый электронный документооборот стал для российских HR возможностью экономить до 70% времени на работу с документами, до 100% на закупку бумаги, принтеров и доставку документов. Однако несмотря на то, что использовать преимущества КЭДО стало возможно больше двух лет назад, с ним работают меньше половины крупных и средних компаний. По данным исследования Nopaper — это 44%.

КЭДО вытеснит кадровых специалистов с рабочих мест

Страх траты ресурсов на внедрение нового инструмента не стоит на первом месте у кадровых специалистов. На самом деле специалисты по кадрам опасаются, что КЭДО полностью заменит их, как программистов искусственный интеллект.

Сидеть ровно точно не придётся

«Искусственный интеллект вытеснит рутинную работу у программистов, как и КЭДО у HR. Уже сейчас 77% программистов используют AI для решения своих задач. Также и в КЭДО — с автоматизацией процессы станут легче и быстрее, понятнее и прозрачнее. Специалист сможет уделять больше времени задачам, где нужно принимать решения, анализировать возможные варианты, пробовать новые идеи. Один специалист по кадрам сможет вести гораздо большую численность, чем раньше, повышать свой уровень зарплаты через увеличение мощности работы.

А для тех HR дженералистов, которые и КДП ведут, и занимаются всеми вопросами персонала, сразу после внедрения КЭДО откроется больше временных возможностей, чтобы заниматься внутренними коммуникациями, повышением эффективности сотрудников, настройкой систем мотивации, работе с лояльностью, бучением и развитием», — Наталья Данилова, операционный директор ГК Artsofte.

Внедрение новых инструментов — это сложно

Кадровые специалисты опасаются, что для запуска и настройки электронного документооборота придётся нанимать отдельного специалиста, который внедрит платформу и отладит все бизнес-процессы кадрового ЭДО. А им самим придется долго и сложно переучиваться.

Внедрение КЭДО — это просто

Сложности внедрения редко ложатся на плечи только специалиста по кадрам. Обычно это кто-то из руководителей в организации и специалисты техподдержки на стороне сервиса КЭДО.

Внедрение занимает от пяти дней после передачи информации по оргструктуре в сервис и готовности юридической базы компании-заказчика — то есть после подписания с работниками соглашение о переходе на электронный кадровый документооборот.

Сотрудники не смогут научиться работать с КЭДО

Кадровики иногда опасаются, что вместо автоматизации документооборота получат только больше работы — сотрудники не будут читать сложные инструкции, будут задавать сотни вопросов.

В итоге персонал не сможет самостоятельно создавать и подписывать документы, либо вообще откажется от КЭДО. Также есть шанс, что возрастные работники могут даже уволиться из-за внедрения новых технологий.

Платформы КЭДО проще, чем принтер

Разработчики платформ КЭДО не стремятся сделать интерфейс сложным, а наоборот, снижают порог входа, чтобы любой пользователь мог работать с системой.

Пользователи ИТ-решений для кадровых процессов могут отправить заявление на отпуск за пять минут и не искать нужных сотрудников для согласования и подписи — оформление проходит онлайн.

Если персонал испытывает сложности в работе с платформой, то всегда есть техническая поддержка. Также, согласно исследованию Nopaper, наличие КЭДО — важный фактор для молодых специалистов, которые ценят мобильность.

Госинспекция не пропустит электронные документы

Существует мнение, что подписанные в КЭДО документы не пройдут проверку государственной инспекции труда и других госорганов, а то и вообще не дойдут до проверяющих.

Нормативные требования у КЭДО в коде

Платформы кадрового ЭДО настроены на соблюдение нормативных требований, форм и законодательства в целом. Сделать ошибку практически невозможно в отличие от бумажной документации.

В электронных документах нельзя исправить ошибки

Этот страх возникает из-за особенностей бизнеса, затянувшегося процесса трудоустройства или пропущенных дедлайнов, например, если сотрудник не подпишет документ вовремя, специалист получит штраф за просрочку.

Все ошибки можно учесть в локальных актах

Страх развеивается прописанным порядком действий в проблемных ситуациях в локальном нормативном акте «О переходе на КЭДО». Пока КЭДО не стало обязательным, каждый работодатель может установить удобные для себя правила. Например, оставить часть документов на бумаге, чтобы проконтролировать их подписание.

«Ежедневно кадровые специалисты совершают ошибки. Проводят не те даты, пишут не ту фамилию. Сокращение ошибок и повышение точности — то, что может дать КЭДО. Именно из-за ошибок и появляются штрафы. Меньше штрафов — меньше расходов. Снижение количества ошибок и человеческого фактора — это важно», — Наталья Недашковская, HRD с 25-летним опытом, автор Telegram-канала HR хроники.

Проверять ЭЦП придётся каждый год

Постоянное отслеживание действия электронной подписи может стать проблемой для HR, если подписей будет много. Так как срок действия каждой ЭЦП — 12 месяцев.

О сроке действия подписи напомнит платформа

Действительность любой электронной подписи можно проверить в удостоверяющем центре, который выпустил подпись, в Минцифры или у вендора платформы.

Но сервисы КЭДО сами напоминают о сроке действия подписи. Перевыпустить ЭЦП можно моментально.

Данные в КЭДО могут потеряться

Не каждый HR и руководитель компании доверяют электронным сервисам хранение информации, считая, что сохранность документов надёжней в коробках.

«Облако» не горит

«Убеждайте: если вся документация будет храниться в электронном виде — это снизит вероятность их утери. Не стоит забывать и про такие ситуации, как пожар или потоп, которые могут полностью уничтожить документы. Плюс, любой может случайно зайти в кадры, посмотреть чужие документы, и узнать то, что не следовало бы. В случае с КЭДО — только у сотрудников кадровой службы будет доступ к необходимой информации в любое время», — уверена Наталья Недашковская, автор Telegram-канала HR хроники.

КЭДО нарушает закон о хранении персональных данных

Компании не хотят размещать данные о сотрудниках и свою внутреннюю информацию на сторонних ресурсах, чтобы не допустить утечки данных, и получить штраф за нарушение закона об обработке и хранении персональных данных.

Одно согласие против многих штрафов

Чтобы не нарушить закон, компании нужно взять согласие на обработку персональных данных у сотрудника и заключить лицензионное соглашение с вендором платформы.

Дополнительно можно подстраховать компанию, если порядок и правила работы с персональными данными будут прописаны в локальном нормативном акте «О переходе на КЭДО».

КЭДО — это не страшно

«Кадровый электронный документооборот — это не что-то страшное. КЭДО не вытеснит специалистов по кадрам с рабочих мест, не создаст трудностей в освоении персоналом платформы и тем более не доставит проблем с госинспекцией. КЭДО, как и любое изменение, требует управляемого процесса внедрения и перестройки жизни компании по КДП. Но внедрение КЭДО на дальнем горизонте планирования — это ваше вложение в сэкономленное время и закрытые риски», — Наталья Данилова, операционный директор ГК Artsofte.