Система моделирования бизнес-процессов: возможности, влияющие на эффективность практического применения

В статье В.В. Репина рассматриваются функциональные возможности систем моделирования бизнес-процессов, которые могут существенно повлиять на эффективность их практического применения в ближайшем будущем. Автор приглашает к диалогу как пользователей систем (бизнес-аналитики, менеджеры по развитию), так и потенциальных клиентов.

Для чего нужна система моделирования?

В статье речь пойдет о программных продуктах определенного класса – системах моделирования бизнес-процессов (ARIS, Casewise, iGrafx, Business Studio и др.). С точки зрения автора статьи, такие системы могут быть весьма полезны при создании базы знаний компании, основанной на процессном взгляде на деятельность. Эти системы позволяют:

●   создавать комплексные, многоуровневые модели бизнес-процессов, организационной структуры, документов, целей и показателей, которые могут, в первую очередь, быть использованы для оптимизации (реинжиниринга) бизнес-процессов и орг. структуры организации;

●   накапливать информацию в контексте процессов (результаты внутренних аудитов, выполнения корректирующих и предупреждающих действий, проектов оптимизации; информации по бенчмаркингу и проч.);

●   генерировать для персонала компании информацию регламентирующего характера (регламенты, инструкции, положения и т.п.) в форме документов MS Word или в виде страниц на web-портале;

●   выполнять имитационное моделирование бизнес-процессов с целью поиска направлений их оптимизации;

●   частично поддерживать деятельность по оперативному управлению (ввод/вывод плановых и фактических значений показателей, в т.ч. с использование web-портала);

●   разрабатывать технические задания для автоматизации бизнес-процессов (например, путем создания моделей в нотации BPMN).

В настоящее время наблюдается активное развитие систем моделирования. На мой взгляд, существует ряд аспектов, которые могут существенно повлиять на эффективность практического применения систем моделирования в ближайшем будущем. Рассмотрим их последовательно.

Регламент без регламента

Практически все руководители компаний в той или иной степени убеждены в необходимости регламентации деятельности своих сотрудников. При достижении определенного уровня зрелости компания не может без них обойтись. Однако как только в организации появляется значительное число регламентирующих документов, возникает ситуация, когда эти документы:

●   своевременно не обновляются;

●   противоречат друг друг;

●   частично дублируют друг друга;

●   и т.п.

С точки зрения сотрудников, использующих регламенты, проблема выглядит так:

●   нет времени читать «толстые» регламенты;

●   сложно находить нужную информацию в большом количестве документов;

●   долго и сложно вносить изменения в связанные между собой нормативные документы;

●   прочие.

Таким образом, налицо конфликт между необходимостью регламентировать деятельность и сложностью практического использования нормативных документов. В рамках стандартного, общепринятого взгляда этот конфликт является неразрешимым. Поэтому многие консультанты ищут ответ в использовании других методов, в первую очередь в автоматизации бизнес-процессов. Однако автоматизация, к сожалению, по разным причинам не устраняет данный конфликт в полной мере (не все процессы можно автоматизировать и т.д.). Нужно искать решение в другой плоскости.

Именно в этой связи стоит сказать про первый функциональный аспект среды моделирования бизнес-процессов, который данный конфликт практически устраняет. Он может быть сформулирован следующим образом:

Полный отказ от регламентирующих документов в традиционном смысле (бумага, файлы MS Word или pdf). Информация, опубликованная со статусом «Утверждено» на внутреннем web-портале компании, заменяет собой регламенты, т.е. является обязательной к исполнению.

Что это означает? Среда моделирования используется в качестве базы знаний по бизнес-процессам. После внесения изменений в модель процесса (орг. структуры, документов и т.п.), информация становится доступной на портале со статусом «На согласовании». Web-портал (тесно интегрированный или непосредственно являющийся модулем среды моделирования) позволяет осуществлять согласование и утверждение изменений в электронном виде (в т.ч. с использование ЭЦП). Кроме того, система дает возможность:

●   визуализировать последние изменения (например, выделять цветом на схемах те операции процесса, требования к которым были изменены);

●   уведомлять пользователей по e-mail;

●   визуализировать изменения различного в виде иконок (как, например, сделано на Facebook*);

●   автоматически генерировать список всех изменений с гиперссылками на нужные разделы регламентов, которые касаются именно данного сотрудника;

●   прочие.

Таким образом, скорость внесения изменений в массив регламентирующей информации радикально изменяется. С учетом наличия таких устройств, как планшеты, у всех сотрудников появляется быстрый и легкий способ доступа к нужной именно ему информации.

Простота моделирования

Второй аспект работы со средой моделирования – это простота. Для работы нужна простая, но выразительная нотация описания процессов. Но что мы имеем на сегодняшний день? CFFC (Cross Functional Flow Chart) – диаграмма с «ромбиками», eEPC и BPMN. Последняя нотация – самая сложная. Некоторые считают, что ее может использовать любой сотрудник компании, если ограничить количество применяемых элементов (т.е. фактически создать т.н. «методический фильтр», как это в свое время делали консультанты при внедрении ARIS). Но на практике довольно сложно обучить большое количество людей в компании корректно использовать BPMN. Итак, нужна нотация, которая была бы простой и понятной «с первого взгляда» обычного человека, но в то же время достаточно выразительной для целей описания реального бизнес-процесса.

Есть еще одна проблема, но в другой плоскости. Удобно ли отображать информационные потоки на диаграмме BPMN? Скорее «нет», чем «да». А если нужно будет изобразить другую информацию, например материальные потоки? В свое время ARIS предлагал решать такого рода проблему путем создания множества моделей разного типа, описывающих один и тот же процесс. Сложно назвать такой подход удобным для пользователя.

Думаю, что в перспективной системе бизнес-моделирования должны быть реализованы «многослойные» модели. Т.е. модель будет одна, но можно будет переключаться между слоями, меняя визуальное представление. Хотим видеть на схеме потоки управления – включаем слой «Work Flow/Control Flow». Хотим видеть потоки данных и хранилища – включаем слой «Data Flow» и т.п. Почему при бизнес-моделировании до сих пор нет возможности делать слои, как в P-CAD или Photo Shop?!

Далее. Очень бы хотелось уйти от необходимости разрабатывать отчеты для вывода информации из системы путем сложных настроек, требующих хороших знаний структуры данных модели, программирования на каких-то языках и т.п. Нужна возможность простого визуального проектирования отчета по принципу «взял нужный атрибут со схемы (из описания объекта) и перетащил в шаблон отчета». Система должна сама определять нужную структуру запроса к базе данных. Слишком уж сложно сейчас проектировать отчеты для пользователей, если их потребности выходят за рамки простейших и банальных требований. В этой связи хочется добавить еще возможность простого визуального расширения структуры данных модели без необходимости глубокого владения системными командами и т.п.

Все в web

Современная система моделирования процессов, на мой взгляд, должна работать через web-броузер, т.е. не иметь каких-либо десктопных приложений (за исключением сервера базы данных и служебных приложений для администраторов). Таким образом, работа будет осуществляться прямо в броузере – графические схемы, справочники процессов, орг. структура, документы и проч. При этом должна существовать возможность фильтровать информацию по статусам моделей (например «Для публикации»). Кроме того, обязательно должна быть реализована возможность использовать ЭЦП для согласования и утверждения моделей процессов.

Следует особенно подчеркнуть важность такого параметра системы, как скорость работы. При использовании web-портала информация должна обновляться практически мгновенно. Страницы со схемами процессов и документами должны открываться очень быстро. Иначе пользователи просто не захотят пользоваться справочной и регламентирующей информацией из системы. Не должно быть таких ситуаций, когда процесс обновления информации из базы на web-портале загружает сервер на много часов, если не суток.

Работа на web-портале среды моделирования даст возможность измерять активность пользователей, анализировать, какая информация пользуется спросом, а какая нет. Таким образом, легко будет рассчитать ряд показателей, по которым можно управлять системой описания и регламентации бизнес-процессов компании, планомерно повышая ее эффективность.

Еще одной особенностью должна стать возможность гибкой настройки интерфейса системы под свои задачи. Пользователь должен иметь комфортное информационное пространство для работы, а не жесткое меню, построенное в логике разработчика системы и понятное только ему.

Процесс без графической схемы

«Процесс может быть любым при условии, что это графическая схема» - это перефразированный девиз Генри Форда про черный автомобиль. Почему-то при моделировании организации во многих системах (кроме iGrafx) схему бизнес-процесса принято считать самим бизнес-процессом. Но это не так. Модель процесса не тождественна его графической схеме. Процесс - это более сложный объект для управления. Поэтому в современной среде бизнес-моделирования процессы должны выступать как объекты, с которыми можно связать информацию различного характера, в том числе несколько графических схем бизнес-процессов. В качестве примера можно привести систему моделирования iGrafx, в которой такое идеологическое разделение процесса и графической схемы реализовано вполне четко. В системе создается справочник процессов, причем каждый процесс является объектом. К такому объекту может быть привязано неограниченное количество любых других сущностей, определенных в системе, в т.ч. различных графических схем. На мой взгляд, такое решение позволяет создавать весьма интересные и практически полезные методические решения при внедрении процессного управления.

Поддержка оперативного управления

Оперативное управление процессами предполагает планирование и контроль деятельности по определенным показателям. Система моделирования будет гораздо более востребованной практически, если обеспечит возможность интеграции с учетными системами и возможность ввода/вывода плановых и фактических значений показателей. Обязательно должна быть возможность быстрой и легкой настройки панелей управления с интерактивными графиками и диаграммами, которые необходимы руководителю для управления процессом. Конечно, в данном случае налицо пересечение функциональных возможностей системы с BI/BPM (Business Performance Management). Поэтому, видимо, необходима интеграция с такими системами, но обязательно в удобной пользователю форме и через web-интерфейс.

Прочие

Среди прочих, не таких значительных аспектов перспективной системы бизнес-моделирования, можно упомянуть следующие:

●   легкость перехода с версии на версию;

●   отсутствие глюков (багов);

●   цена решения (не более 3 тыс. рублей за одно рабочее место).

Процессное управление «пойдет в массы» только при наличии простого, удобного, эффективного и дешевого программного инструмента.

Резюме

Приглашаю к дискуссии. Уверен, что практикующие бизнес-аналитики предложат еще десяток-два аспектов, которые являются для них критичными. Собственно, статья и была написана для того, чтобы обсудить различные взгляды на требования к перспективной системе моделирования бизнес-процессов.

Источник: Fine Xpert.ru

* - организация, признанна экстремистской на территории РФ