Сможет ли ECM-система писать заявления за сотрудника?

Многие хотят процесс создания кадрового заявления автоматизировать силами ECM-системы. Казалось бы, при достаточной степени автоматизации бизнес-процессов организации, ответ на выше озвученный вопрос может быть положительным. Да и трудовое законодательство сейчас совершенствуется в сторону электронных документов даже в таких архаичных процессах, как кадровое делопроизводство. Но все ли так просто?

Разберем, например, автоматизацию заявления на отпуск. И действительно, как было бы хорошо, когда в означенный день заявление бы само создалось в ECM-системе и отправилось на согласование, утверждение, выплату отпускных, запускало передачу дел для сотрудника, уходящего в отпуск. Тем более, что в конце года в любой организации составляется и утверждается график отпусков, благодаря чему можно четко вычислить дату автоматического формирования заявления.

Но, знаете ли вы что…

Согласно Трудовому кодексу РФ статье 123 «Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков», не позднее чем за две недели до наступления календарного года в организации должен быть утвержден график отпусков, которым устанавливается очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации. Третьей частью той же статьи установлено, что о времени начала отпуска работодатель должен предупредить сотрудника под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Выполнение этого требования является обязательным для работодателя. При этом в трудовом кодексе нет норм, согласно которым сотрудник должен писать заявление о предоставлении ему ежегодного оплачиваемого отпуска, запланированного графиком отпусков.

Получается, что сотрудник пишет заявление о предоставлении отпуска только в нескольких случаях:

●   если очередность предоставления очередного оплачиваемого отпуска не установлена в графике отпусков. Такая ситуация может возникнуть в случае, если сотрудник работает в организации более полугода (или менее, по согласованию с работодателем), но на момент составления графика отпусков в организации он не работал. А это значит, что предугадать, когда этот сотрудник решит пойти в очередной оплачиваемый отпуск ни ECM-система, ни работодатель не смогут, до написания сотрудником заявления.

●   если работодатель нарушил 123 статью трудового кодекса и не уведомил сотрудника о времени начала его ежегодного оплачиваемого отпуска. В данном случае сотрудник может подготовить заявление о переносе отпуска на другое время.

●   если сотрудник по каким-то причинам не может/не хочет идти в отпуск по графику, он должен написать заявление о переносе отпуска на другое время.

Во всех остальных случаях, уведомления о времени начала отпуска достаточно для начала процедуры оформления отпуска. Ни какое заявление в данном случае ни сотрудник, ни ECM-система писать не должны.

С другой стороны есть человеческий фактор. Если в организации все-таки идет нарушение норм трудового кодекса или график отпусков готовится для галочки и никто очередность не соблюдает, то действительно сотрудникам приходится писать заявления о предоставлении отпуска (правильнее сказать заявление о переносе). В этом случае ECM-система не сможет предугадать, когда сотрудник организации решит пойти в отпуск, а значит, и заявление автоматически создать не сможет.

А вообще, если говорить о технических возможностях ECM-систем, то реализовать функционал по отправке заявления на согласование можно, только вот юридической значимости он иметь не будет. Для того чтобы придать юридическую значимость отправке заявления  на согласование в электронном виде необходимо поставить простую ЭП. В этом случае подойдет ввод логина и пароля  и нажатие кнопки «отправить».

Итого, учитывая все вышесказанное, заявление система не должна писать, но при правильной ситуации, когда все идет "по плану", ECM-система может начать процедуру отправки человека в отпуск с уведомлением его об этом под «роспись».

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"