Совещания без распечаток и блокнотов

В рамках спецпроекта ECM-Journal «28 дней без бумаги» пофантазируем на тему, как сделать рабочие встречи и собрания более эффективными и не требующими от нас пользоваться принтерами, ручками и карандашами.

Как сократить использование бумаги на совещаниях уже сейчас

Совещания — один из эффективнейших инструментов координации и организации коллективной работы, который при этом имеет свои минусы. Рабочие встречи съедают время и требует подготовки как со стороны организатора, так и со стороны участников. Организатор должен заранее оповестить участников, о чем пойдет речь на собрании, разослать повестку и материалы по теме. Участники же, как минимум, должны ознакомиться с разосланными материалами.

Планировать совещания и приглашать участников можно с помощью корпоративных или личных календарей, рассылать материалы – через информационную систему или по электронной почте, а вот само проведение совещания по-прежнему остается наиболее неавтоматизированной его частью. И хорошо, если техническое оснащение помещения, где совещание проводится, позволяет показывать участникам необходимые материалы. Но если такой возможности нет, приходится по старинке печатать раздаточный материал, по ходу делать заметки в блокноте, а потом еще вручную набивать протокол…

Тут мы задумываемся, а можно ли как-то обезбумажить совещания (и за счет этого сделать их более эффективными)?

Конечно, на помощь придут гаджеты! Коих в наши дни у каждого, да порой не по одному.

При наличии у участников совещания смартфонов с доступом в интернет можно решить проблему печати раздаточного материла аж несколькими способами.

Во-первых, ничто не мешает сотрудникам синхронизировать свои устройства с корпоративными учетными записями Exchange или установить на них мобильный Outlook. Если организатор при отправке приглашений вставит в них материалы, то участники смогут использовать весь необходимый контент во время совещания со своего устройства. Это удобно. Особенно, если участник после одного совещания сразу идет на другое.

Во-вторых, можно использовать свободные файловые хостинги, например, Google Диск, которые позволяют настроить общий доступ к файлам. В нужный момент все участники просто могут открыть документы, к которым организатор заранее дал доступ. Тут, конечно, есть свои нюансы. Например, организатор должен быть уверен, но у всех участников есть доступ к выбранному ресурсу, и не возникнет трудностей при попытке получить доступ к материалу.

В-третьих, если в компании используется ECM-система, имеющая достаточно функциональный мобильный клиент (как, например, наш Jazz), возможен и более идеализированный вариант проведения совещаний. В приглашения, рассылаемые участникам, достаточно добавить ссылки на документы и прочие объекты системы — и организатору не придется задумываться о том, как и при помощи какого ресурса дать доступ к материалам, потому что все они централизованно хранятся в системе с заранее выданными правами доступа и прочими плюшками КИС. Мобильный клиент также может дать дополнительные возможности: сразу можно заносить в систему фото зарисованных в ходе совещания мыслей или по мере принятия решений отправлять ответственным задачи и поручения.

Таким образом, обезбумажить совещания можно уже сейчас. В нашем распоряжении есть средства, как это сделать, пусть даже и не идеально. Конечно, во всех перечисленных случаях участники совещания, скорее всего, все равно будут делать пометки и записи в своих блокнотах. Поэтому можно пойти еще дальше и придумать специальное мобильное приложение для совещаний.

А какое оно может быть — приложение для совещаний

Связка нескольких мобильных приложений и сервисов, таким образом, может упростить и подготовку к совещанию, и подключение внешних участников, и непосредственно проведение. Использование доступных уже сейчас возможностей – большой шаг в сторону обезбумаживания рабочих встреч, но если пойти дальше, можно придумать и специальное приложение для совещаний.

Основные решаемые задачи

Среди главных задач специального приложения могут быть оперативная фиксация нагенерированного в ходе совещания контента и облегчение формирования протокола, в том числе – за счет и на основе зафиксированной информации.

Для повышения удобства фиксации могут использоваться различные технологии:

●    NFC-метки, установленные в переговорных комнатах и конференц-залах, позволят легко сформировать список участников, посетивших совещание;

●    голосовой ввод поможет оперативно заносить в документы проговариваемую информацию (в т.ч. таким образом в протокол могут добавляться поручения и назначения);

●    захват информации с камеры позволит обогатить контент, формируемый на совещании, схемами и записями, сделанными на доске или флипчарте;

●    планшеты со стилусами дадут возможность создавать схемы, майндмэпы и иллюстрации сразу в цифровом виде.

Соответственно, можно иметь в ECM-системе такую сущность, как совещание, и при помощи функциональности приложения и устройства обогащать каждое совещание генерируемым контентом. Это полезная сама по себе возможность выглядит еще более востребованной при проведении регулярных совещаний по одному вопросу, процессу или проекту. Чтобы не содержать историю позапрошлогодних совещаний, как мертвый груз, потребуется разработать политики хранения, переноса в архив и удаления данного контента.

А для того чтобы быстро – еще во время совещания – формировать (и, в ряде случаев, даже согласовывать) протокол, потребуется только отбирать и структурировать зафиксированный контент. Тут поможет специально запрограммированный шаблон протокола, в который будут автоматически или по инициативе секретаря добавляться те или иные данные: список участников, тайминг соблюдения регламента, ответы на вопросы повестки, открытые вопросы, выданные поручения, исполнители поручений и так далее.

Такой «умный протокол» может даже согласовываться по частям (даже во время самой встречи), чтобы весь процесс согласования не затягивался, у участников не размывалось внимание, и чтобы однозначно принятые решения сразу начинали прорабатываться и исполняться.

Вероятные возможности приложения

Организаторы и участники могут видеть список совещаний. При взаимодействии со списком есть возможность принять совещание (при необходимости – запланировать напоминание о старте встречи), отклонить совещание, переслать приглашение потенциально заинтересованным коллегам, отменить ранее организованное совещание, познакомиться с изначальными материалами (списком участников, повесткой, вложенными документами и прочим контентом из ECM-системы), дополнить материалы совещания.

Непосредственно во время встречи приложение переходит в соответствующий режим – проведение или участие в совещании.

Проведение доступно организатору и/или секретарю. Этот режим позволяет выводить на гаджеты участников необходимую информацию: слайды, схемы, тексты документов, а также интерактивный контент, например, опросы.

Организатор фиксирует генерируемый участниками контент: добавляет фото, записывает голос, заносит быстрые заметки и так далее. По ходу или непосредственно в конце совещания запускается формирование протокола, который сразу же показывается участникам, чтобы те могли полностью или частично согласовать документ непосредственно на совещании. Также секретарь может в приложении следить за таймингом совещания, отмечать отработанные пункты повестки.

Режим участия, соответственно, предполагает отметку присутствия (автоматически или вручную), знакомство с предоставляемой информацией, интерактивные действия, добавление прочих ресурсов совещания (которые, вероятно, должны проходить модерацию со стороны организатора), согласование протокола или его части.

Также в качестве полезной функциональности можно предложить формирование заданий на основе согласованных поручений из протокола, создание черновика повестки следующего совещания на основе отметки о выполнении пунктов текущей повестки.

При описанной функциональности работа в режиме проведения совещания должна осуществляться с планшета, в то время как для простого участия в собрании будет достаточно иметь при себе смартфон.

Конечно, возможности такого решения могут расширяться при определении новых потребностей целевой аудитории.

А заработает ли это?..

Гипотетическую функциональность «лучшего приложения для совещаний», отчасти описанную здесь, мы пытались продумать с Михаилом Кислицыным и Петром Федотовым (чтобы открыть профайлы, требуется авторизация на DIRECTUM Club) в рамках небольшого эксперимента внутри компании.

Сама по себе идея показалась интересной – удобное формирование богатого набора контента, привязанного к совещанию, лично нам и коллегам бы не помешало.

Но… во-первых, здесь ключевую роль может играть уже не сам инструмент («идеальное приложение»), а методология проведения совещаний, которую, соответственно, нужно будет отдельно насаждать. Во-вторых, открытым остается вопрос, насколько вообще будет удобно проводить совещания, все участники которых так активно используют гаджеты. Если у вас есть мысли или критика на этот счет, пожалуйста, высказывайте их в комментариях.

А еще мы ждем прототипы и/или конкретные идеи воплощения темы совещаний на конкурсе DIRECTUM Awards, на котором в этом году есть новая номинация «Инновационная идея».