Специалисты по архивному делу обсудили проблемы хранения электронных документов на 30-й конференции ВНИИДАД

Сфера архивов сейчас безусловно рассматривается через призму электронных архивных документов. Этой теме посвятили значительную часть пленарного заседания. Обсуждались вызовы современного мира и технологий. Отдельно выделялись методы долгосрочного сохранения документов, их воспроизведение на всем сроке хранения, поддержание целостности и неизменности, а также способы сохранения нашего культурного наследия.

Проблем у архивов много

Павел Кюнг

директор ВНИИДАД

«Развитие нормативного регулирования данного вопроса не успевает за практикой».

Среди проблем, требующих оперативного решения, руководитель ведущего профильного НИИ выделил вопросы поддержания юридической значимости электронных документов, сохранения аутентичности при их миграции, конвертации, передаче из СЭД (системы электронного документооборота) в СХЭД (систему хранения электронных документов), выработки технологических подходов хранения электронных документов, определения необходимых метаданных, форматов и др.

Считаю, что в решении этих вопросов стоит обратиться к опыту реальных ИТ-проектов и при разработке нормативно-правовой базы привлекать специалистов компаний-вендоров. Это позволит двигаться в одном направлении и ускорить обновление законодательной базы.

Разработчик построит нас по линейке?

Новый ГОСТ на горизонте

Участники конференции отметили необходимость стандартизации терминологии в области архивного дела. Работа по актуализации ГОСТ Р 7.0.8-2013 уже ведётся. Проблема терминологии затрагивает не только российских участников, но также представителей Республики Беларусь. Чтобы взаимодействовать на едином языке и понимать друг друга, необходимо иметь общепризнанную терминологию, а сейчас есть недопонимания в этом вопросе. И по планам в скором времени обновленный ГОСТ появится, всем нужно будет освежить свои знания и понимание терминов.

«Безграничные» архивы

Представители ближнего зарубежья активно делились опытом своих подходов цифровизации архивного хранения. Однако, несмотря на использование терминов «электронный архив» или «электронное хранение», большинство докладов касалось организации хранения сканированных документов и перевода описей в цифровой формат. Ни один из представителей бывших республик не рассказал о том, как они хранят электронные документы без дублирования на бумаге или планируют это делать. В этом смысле российский опыт на данный момент уникален.

ВНИИДАД провел свой анализ состояния и развития архивного дела в государствах — участниках СНГ за 2021–2023 годах, выводы были представлены в докладе.

Тематические секции раскрыли опыт различных стран, отмечу доклады:

• Амира Аль-Хути, эксперт по архивам и делопроизводству из Национального управления документации и архивов Султаната Оман, рассказала о информационной инфраструктуре электронного архива.
• Мухайё Сражидиновна Исакова, доктор исторических наук, старший научный сотрудник Национального архива Узбекистана, выступила с докладом об интеграции нормативно-правовых документов в сфере делопроизводства и архивного дела.

Очень интересно погрузиться в национальные особенности. Это позволяет свежим взглядом посмотреть и на наши задачи.

Что еще волнует архивистов

Проблемы подготовки кадров в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления, а также необходимость актуализации и совершенствования образовательных программ для подготовки таких специалистов рассматривались на круглых столах. Такой формат позволил обменяться мнениями и найти точки развития. Говорили о современных технологиях обеспечения сохранности архивных документов.

Вместо вывода

Радует, что после пандемии начинают возвращаться офлайн-встречи, многие участники приняли участие очно — в спорах и обсуждениях мы делаем шаг вперед, обогащаем друг друга знаниями и новыми идеями. При этом сохранен онлайн-формат участия — теперь это тоже норма. Проникнуться научной атмосферой и узнать новости архивного дела из первых уст смогли люди из любых уголков не только нашей страны.

Оценивая мероприятие в целом, отмечу, что 30-летний вопрос места документации в информационном обществе остается современным, несмотря сложности, отрасль должна активнее меняться. У архивистов нет альтернативы, нужно двигаться вместе с ИТ.

С некоторыми докладами можно ознакомиться на сайте и кратко в новости.