Сроки хранения документов: Нужно развеять мифы, чтобы всё сделать правильно

Данная заметка Росса Непина (Ross Nepean) была выложена 28 апреля 2016 года на блоге североамериканской компании TAB, поставляющей программные решения, услуги, оборудование и материалы для управления документами.

Независимо от того, используете ли Вы бумажные документы, электронные, или же сочетание тех и других, важно внедрить аккуратную программу отслеживания их сроков хранения. Это позволяет снизить вероятность ряда дорогостоящих последствий, в числе которых весомые штрафы за уничтожение документов до того, как истекли установленные законодательством минимальные сроки хранения, а также проигрыш судебных споров из-за того, что Вы слишком долго сохраняли уже ставшую ненужной информацию.

К сожалению, многие организации при разработке своих политик в области управления сроками хранения до сих пор используют устаревшие эмпирические правила либо, что ещё хуже, основывают их на каком-либо из многочисленных искаженных представлений, существующих в корпоративной культуре.

Для того, чтобы помочь Вам разработать эффективную программу отслеживания сроков хранения документов, мы постараемся развеять некоторые из распространенных по этому поводу мифов:

Миф №1: Мы не вправе уничтожать какие-либо документы

Давайте с этим мифом расправимся в первую очередь. Можно абсолютно законно уничтожить документы при условии, что истек установленный законодательством минимальный срок хранения. Даже американский закон Сарбейнса-Оксли (направленный на повышение корпоративной подотчетности и предусматривающий, в том числе, суровейшие наказания за умышленное уничтожение документов, относящихся к незавершенным аудитам и расследованиям – Н.Х.), который, как думают некоторые, вообще запрещает уничтожение каких-либо документов, тем не менее позволяет уничтожать документы, если при этом нет намерения воспрепятствовать правосудию.

Миф №2: Электронные документы не являются официальными

Представления, согласно которым официальными всегда являются бумажные документы, или же что электронные документы не должны сохраняться в соответствии с установленными сроками хранения, способны вовлечь Вас в беду. По мере расширения использования электронных носителей информации создается всё больше законов, устанавливающих, что является электронными документами и как коммерческие организации должны их обрабатывать и хранить. Суть заключается в следующем: пусть формат документов Вас не обманывает!

Миф №3: Все документы могут быть уничтожены по истечении семи лет

Мой комментарий: В Северной Америке 7 лет – такой же распространенный срок хранения деловых документов, как у нас 5-летний срок, вытекающий из закона о бухгалтерском учете и Налогового Кодекса. Этот срок связан с налоговым учетом, но законом прямо не устанавливается и по сути дела является сложившейся хорошей практикой.

Это одно из наиболее распространенных ошибочных представлений. Семилетний срок хранения не является правилом, применимым во всех случаях и для всех видов деятельности, поэтому слепое следование ему может привести как к преждевременному уничтожению документов, так и к их избыточно длительному хранению. К тому же общий возраст документа не всегда является определяющим критерием. Некоторым документам устанавливаются условные сроки хранения, отсчитываемые от определенных событий, и часы не начинают идти до тех пор, пока не произойдёт событие, такое, например, как:

●   Прекращение трудовых отношений с работником;

●   Вывод из эксплуатации установки или объекта;

●   Ликвидация организации.

Миф № 4: Наши старые документы имеют историческую ценность

Очень естественно отождествлять возраст с исторической ценностью, но это не всегда так, когда вы устанавливаете ценность документов. Стремление держаться за созданные десятилетия тому назад документы на основе предположения, что они могут представлять определенную ценность для Вашей организации, может дорого Вам стоить в плане необоснованных расходов на хранение. Профессиональный архивист поможет Вам выделить те материалы, которые документируют важные фрагменты истории организации и поэтому заслуживают сохранения. Таких документов обычно гораздо меньше, чем Вы могли бы подумать!

Если такого рода мифы влияют на подход Вашей организации к установлению и отслеживанию сроков хранения, то настало время разработать официальную, основанную на фактах программу управления сроками хранения документов. Разработка подобной программы и совершенствование текущих процессов – задача непростая, но её решение даст значительную отдачу в виде сокращения расходов и соблюдения законодательно-нормативных требований.

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: блог компании Tab https://recordsmanagement.tab.com/records-retention-2/records-retention-busting-the-myths-to-get-it-right/

Источник: Блог Натальи Храмцовской