Так станет ли меньше бумаги?
Анализируем практику - на сколько реально сокращается объем бумаги при внедрении СЭД
С репликой «Я бы не стал своим клиентам
говорить что бумаги у Вас будет меньше - ибо не правда это» в комментариях в
блогу Быть или не
быть … СЭД я очень не согласна, а потому подумала, что эта тема достойна
отдельного обсуждения. Безусловно, из-за несовершенства текущего
законодательства в отношении электронных документов кардинально избавится от
бумаги не получится. Но говорить о том, что бумаги при внедрении СЭД не
уменьшается нельзя.
Давайте приведем реальные цифры из работы нашей компании, которая внутри себя бумаги никогда не знала поскольку всю жизнь занималась автоматизацией в том числе и своей.
1. В месяц изменяется порядка 4500 документов (причем большинство документов, как правило, имеют не один вариант, т.к. проходят несколько стадий согласования), а подписывается в бумажном виде только порядка 400 (договора, акты, приказы, заявления). Я лично за месяц меняю порядка 150 документов, читаю порядка 300 (не могу представить, как бы это выглядело в бумажном виде!) и только от силы 5 из них печатаю (в основном к совещаниям).
2. Есть у нас внутренний стандарт по порядку планирования и учета выполнения работ, который нужен без исключения всем до единого сотрудникам. Занимает он 4 страницы. Если его распечатать хотя бы на каждый отдел, то получится 92 листа, а если на каждого сотрудника, то все 740. Реально же не печатается ни один! И таких документов не мало. СМК большинства предприятий выглядит как огромный стеллаж, заставленный бумагами, и я всегда с трудом представляю, сколько же еще этой бумаги распечатано, чтобы довести регламенты до всех сотрудников. А вы говорите бумаги меньше не будет…
Может наша организация, конечно, не совсем типовой вариант и у других количество связей с внешним миром больше и больше бумажных документов. Есть и у нас сотрудники, которые в основном работают с бумагой (бухгалтерия, секретари). Но я точно знаю, что внутри организации всегда есть реальные «кандидаты на выбывание» с бумаги, нужно только их найти и научить людей работать с документами в электронном виде (это, безусловно, не просто, но это уж другая тема).
Похожие статьи
Комментарии 9
Отечественный практический опыт также показывает, что после внедрения СЭД потребление бумаги чаще всего возрастает. И в этом нет ничего плохого! С моей точки зрения, СЭД надо внедрять ради повышения отдачи от основной деятельности компании, а не ради экономии на бумаге и скрепках.
Интересная статистика, которая кстати подтверждает некоторые наблюдения. Наша организация существует 19 лет и примерно 15 пытается автоматизировать свой документооборот. Как видим - не безуспешно. Так что бумаги реально может стать меньше, весь вопрос насколько быстро :)
А рост бумаги я могу связать только с ростом документов вообще после внедрения в организации СЭД, ведь создавать их становится все проще. А еще с тем, что создает документы много народу. И если раньше документы на бумагу выводил десяток опытных в делопроизводстве секретарей, то теперь это начинает делать каждый менеджер. Естественно вырастает количество ошибок в документах и необходимость их перепечатки.
Ну и еще один аспект, который напрямую влияет на количество бумаги - не так много организаций, имеющих поголовную автоматизацию, когда каждый сотрудник имеет прямой доступ к ПК как только ему необходима информация по текущей работе (стандарт, регламент) или необхдимо узнать новости (приказ, распоряжение).
Я, правда, в своем комментарии говорил о топ менеджерах. Это я им так говорить не стал бы. Однако, в общем, по всей компании, конечно можно добиться снижения доли бумажного документооборота. Взять, например, служебные записки. Нет ничего более простого, чем просто запретить их хождение в бумажном виде. Но потребуется автоматизация 100% численного состава сотрудников и нормальная ИТ дисциплина в компании. А такое есть только в приличных компаниях, коих не много.
Если речь идет традиционном "офисном" мониторе, то пользы здесь мало. Если о дорогом профессиональном (или же вообще о специализированном устройстве, например, на базе eInk), то это вполне приемлимо.
Как Вы относитесь к исследованиям, показывающим, что информация с экрана воспринимается хуже, чем напечатанный текст?
Со смешанными чувствами. Читать справочные материалы с экрана мне намного удобнее. Книги мне удобнее читать с бумаги.
Тут большую роль играют не только объективные данные, но и психологическое восприятие. Если сотрудники будут считать, что лазерные принтеры вредны, то они могут постараться меньше печатать документов, вне зависимости от того, насколько достоверны результаты исследований. Это как с мониторами - было поверье, что достаточно наставить кактусов вокруг монитора и вредного излучения уже нет.
Зрение портится одинаково, что при чтении с бумаги, что при чтении с монитора. А количество бумаг действительно сокращается, надо только всех сотрудников приучить работать с документами в электронном виде. А это иногда трудно сделать, особенно если люди в возрасте.
Опять же готова согласиться, что у большинства пользователей мониторы плохо настроены, а порой и непрозрачны из-за слоя пыли. Но у некоторых "продвинутых" тоже встречаются проблемы с глазами.