Такой нужный Workflow. Взаимодействие людей

Люди решают все. А потому эффективное взаимодействие людей - это важный фактор успешной деятельности предприятия. Поэтому любой руководитель должен быть заинтересован в повышении процессов взаимодействия своих сотрудников между собой.

Попробуем разобраться, из чего же складывается эффективное общение. Естественно есть множество курсов и тренингов эффективного общения, где Вас научат самым разным приемам, от того, как держать руки при разговоре до списка «правильных» слов и НЛП. Но, во-первых, таким знаниям не будет обучаться каждый сотрудник, а во-вторых, это больше относится к серьезным деловым переговорам, где важно выйти победителем из ситуации, чем к повседневному общению коллег, в ходе которого важно решить общие задачи. Поэтому мы будем рассматривать вопрос повышения эффективности взаимодействия с точки зрения минимальных усилий со стороны сотрудников. Итак, для продуктивного взаимодействия важно следующее:

●     единожды сказанное должно быть услышано и не требовать повторения;

●     любые работы или поручения не должны быть забыты;

●     любые работы или поручения не должны быть «спущены на тормозах», т.е. должны быть проконтролированы;

●     подключение новых людей к обсуждению должно происходить максимально быстро;

●     должна быть возможность быстрого возвращения к результатам любого обсуждения спустя даже продолжительное время;

●     каждый должен участвовать в обсуждении тогда когда ему это удобно, а не тогда, когда удобно всем остальным;

Список можно продолжать долго и каждый и Вас может легко это сделать. Достаточно вспомнить ситуации, когда вопрос надо обсудить с человеком, находящимся в отъезде, когда вместо ответственного за принятие решения нужно добиться ответа от замещающего, а он «не в курсе» и т.д.

Со всеми этими проблемами взаимодействия все сталкиваются ежедневно и многие считают, что бороться с этим нельзя. Можно! И нужно! Многие эти проблемы решаются или хотя бы становятся менее острыми при наличии на предприятии системы, содержащей в себе Workflow. Судите сами:

●     все Ваши мысли зафиксированы в текстовом виде и при необходимости могут быть прочтены собеседниками многократно, до полного понимания, при этом Вас не будут отвлекать просьбами повторить сказанное;

●     если Вам пришло письменное электронное поручение, то не получится про него забыть (нарочно или случайно) – оно будет напоминать о себе, всячески показывая, что срок его исполнения приближается;

●     инициатор поручения всегда будет оповещен о завершении работ (всех или части) исполнителями и будет иметь возможность проконтролировать результат (конечный или промежуточный);

●     любой новый участник обсуждения сможет прочитать всю предыдущую переписку по вопросу и понять суть дела;

●     зафиксированное обсуждение вопроса хранится в системе и может быть в любой момент найдено и прочитано;

●     после получения поручения или вопроса Вы можете ответить на него тогда, когда появится свободное время или когда закончите уже начатую работу, а не тогда когда Вам задали вопрос.

Естественно у Workflow есть и свои недостатки, в частности тот, о котором писала Елена Истомина, но плюсов все-таки значительно больше. Я не призываю полностью переходить на виртуальное общение и совсем отказаться от личных устных бесед и совещаний, но во-первых, устно общаться нужно тогда, когда это удобно, а не тогда, когда нет другой альтернативы, а во-вторых, совещание является очень продуктивным способом взаимодействия, но только при хорошей предварительной работе, которая должна производиться заочно.