Тенденции отрасли ECM 2008 от AIIM: вольный тезисный перевод

На недавно состоявшемся FORUM DIRECTUM 2008 на пленарном докладе мы упоминали о ряде тенденций, которые озвучил Джон Манчини, президент AIIM, на конференции в Бостоне 4 марта. AIIM (The Enterprise Content Management Association), при поддержке которой проходил Форум, занимается вопросами управления корпоративной информацией с 1943 года и является наиболее авторитетной организацией в области ECM в мире.

Думаю, многим будет интересен тезисный перевод доклада г-на Манчини, который я и привожу здесь с разрешения европейского офиса AIIM.

• Мы все время твердим, что ECM – на пике популярности, но так ли это? Теоретически на вершину его могли вынести несколько волн, например, соответствие требованиям и судебные иски, или организация совместной работы и  взаимодействия пользователей, но пока до этого далеко.
• В настоящий момент американские компании в рамках ИТ-бюджетов тратят 78.9 млрд. долларов на оборудование, 105 миллиардов на ПО. Но ECM до сих пор не в основном русле затрат; тратят на ECM мало – непропорционально величине проблемы управления неструктурированной информацией.
• Типичные пользователи средних компаний в своем восприятии ECM видят два ключевых препятствия: а) никто в компании не занимается проблемой управления документами как таковой и б) ECM – это слишком дорого. Другими словами – «это все актуально для крупных компаний, у меня и других проблем много».
• Есть 4 основных момента, которые создают напряжение в сфере ECM.
• Первый. Количество корпоративной информации растет и она все больше критична для бизнеса. И к пониманию этого приходят организации среднего размера (100-1000 пользователей).
• Второй. Исторически индустрия управления документами сосредотачивалась на внедрениях в областях: а) критичных для миссии компании; б) где затрагивается много документов; в) где автоматизируется один сквозной процесс; г) в рамках одного департамента; д) в больших организациях. Сейчас идет смена фокуса: появляется единая среда управления документами для десятков тысяч работников, а не сотен специалистов, вовлеченных в обработку документов. И появляется множество инструментов, связанных с управлением документами, распространенных во всей организации и предназначенных для всех сотрудников. Это приводит к снижению цен на ключевую функциональность управления документами, слиянию вендоров – и превращению технологий управления документами в часть стека инфраструктурных решений.
• Третий. Даже после столь долгого присутствия ECM и множества внедрений проблема бумажных документов снова всплывает с не меньшей силой. Бумаги очень много – и становится больше! Есть три основных ракурса этой проблемы, которые мы должны помочь организациям  понять. Первый  - традиционный: избавиться от бумаги. Второй – избавиться от бумажных документов, изначально рожденных электронными. И третий – «зеленый» фактор: в США в 2004 году было «испачкано» 8 млн. тонн офисной бумаги (3.2 млрд. пачек). Это – 178 млн. деревьев.
• Четвертый. У мейнстримовых рынков есть несколько признаков: 1) спрос одновременно глубокий (больше задач) и широкий (больше пользователей); 2) технологии стабильны и стандартны; 3) играют большие игроки; 4) решение прикладных задач важнее технологий. Т.е. приложения должны быть проще в применении именно конечными пользователями  (хотя технологии могут быть сложными; например, iPhone жутко удобен и им пользуешься не задумываясь, но страшно представить, как он работает внутри). В этом контексте можно выделить три признака зрелого рынка, где решения просты в использовании: а) не нужно начинать проект с многомиллионного исследования; б) применение технологии – основное действие; в) конечные пользователи ожидают, что программное решение должно работать так, как уже привыкли работать пользователи (не должно быть ничего специального).
• Последний элемент простоты, который мы должны понять и проработать, заключается в том, что каждый термин, который мы используем  – это лишнее препятствие к простоте. Например, на вопрос, «вы когда-нибудь слышали об «ECM» в связи с темой управления информацией?» лишь 26% сказали «Да» (опрос среди 308 организаций, 100-1000 сотрудников в каждой).

Действительно, задача уничтожения всех препятствий, всех крупных и мелких неудобств, возникающих между человеком (руководителем, айтишником, бизнес-пользователем, частным лицом) и электронным документом, документооборотом, общением – эта задача основная для разработчиков ECM-систем, ключевая для отрасли. Дьявол в мелочах.