Трудовой договор онлайн: что нужно знать?

Для проведения собеседований, встреч с коллегами и совещаний есть уже ставшие привычными инструменты онлайн-взаимодействия. Но сам процесс заключения трудового договора до недавнего времени был неудобным и сложным, особенно если стороны находились в разных городах.

Работодатель пересылал документ с курьером, кандидат подписывал его и отправлял обратно. Если вкрадывалась ошибка (к примеру, подпись, поставленная не в ту графу), все приходилось начинать заново. Тратились деньги и время с обеих сторон.

377-ФЗ, принятый в ноябре 2021 года, спешит на помощь: теперь внутри организации можно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО), а значит обрабатывать документы и подписывать их без дублирования на бумаге. КЭДО распространяется на большинство кадровых документов, в том числе и на трудовой договор.

Важно, что обмениваться документами в цифре можно также и с соискателями при приеме на работу.

Как происходит онлайн-трудоустройство?

Хорошо ли вы знаете КЭДО? Проверьте себя! Организовать КЭДО можно на цифровой платформе «Работа в России» или в корпоративной информационной системе, которую использует компания. Обязательные требования к такой системе — поддержка подписания и хранения электронного документа, а также фиксации факта его получения работодателем и сотрудником.

Портал «Работа в России» сегодня имеет ограничения по функциональности, в то время как системы КЭДО переживают настоящий бум и готовы закрыть широкий спектр задач, связанных с созданием, подписанием, обменом и хранением кадровых документов.

После успешного собеседования кандидат направляет работодателю основные документы для трудоустройства (паспорт, ИНН, трудовая книжка) в виде скан-копий или фотографий для занесения в информационную систему.

В будущем большая часть данных будет экспортироваться автоматически из цифрового профиля гражданина, если соискатель даст на это разрешение. До конца 2022 года технология тестируется в рамках эксперимента (регламентирован Постановлением Правительства РФ от 03.06.2019 № 710).

Затем данные проверяются через сравнение с информацией о будущем сотруднике, которая размещена в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) — у кандидата должна быть подтвержденная учетная запись на «Госуслугах».

После этого соискатель должен ознакомиться с приказом об использовании КЭДО в организации, подписать согласие об участии в электронном кадровом документообороте и затем — трудовой договор. На этом этапе не обойтись без электронной подписи, использование которой регламентирует 63-ФЗ. За ее выдачу отвечает удостоверяющий центр (УЦ).

Законодательство предусматривает разные типы подписей для работника (усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная и простая ЭП), но рекомендуется использовать УНЭП, так как ею можно заверить любой документ, для которого разрешено электронное оформление.

Работодатель для подписания трудового договора использует УКЭП. Важно, что сотрудник имеет право потребовать бумажный экземпляр трудового договора, даже если соглашение было заключено онлайн.

Также 377-ФЗ устанавливает: если сотрудник принимается на работу после 31 декабря 2021 года и на эту дату у него нулевой трудовой стаж, работодатель может не запрашивать у него согласие на взаимодействие через КЭДО.

Удаленное трудоустройство — новая реальность

Модернизированные стандарты делают процесс найма быстрым и удобным. Где бы ни находился соискатель, рекрутинг, собеседование и трудоустройство можно провести за считанные часы.

Будущий сотрудник экономит время и получает возможность искать вакансии за пределами своего города, а работодатель сохраняет не только временные, но и материальные ресурсы, которые раньше уходили на обслуживание принтеров, услуги курьеров и организацию хранения документов.

Использование корпоративных информационных систем тоже стоит денег, но даже здесь выгода впечатляющая: одна только доставка трудового договора в другой город раньше могла обойтись в несколько тысяч рублей; в то же время стоимость лицензии КЭДО для одного сотрудника составляет несколько сотен рублей в год (к примеру, в системе Directum HR Pro — 500 руб.).

Также взаимодействие в цифре повышает эффективность работы HR-специалистов. Поиск соискателей становится быстрее, организация собеседования — проще, процедура согласования кандидата — прозрачнее. Вся информация хранится в одном месте и всегда доступна.

За цифровыми технологиями — будущее. Переход кадровых процессов в электронную форму — это зарождающийся, но уже вполне очевидный тренд. Поэтому компании, которые первыми поднимут флаг цифровизации, ждут и репутационные бонусы.

В ближайшем будущем возможность удаленного приема на работу и дальнейшего обмена кадровыми документами с работодателем в электронной форме вполне могут стать критериями, напрямую влияющими на выбор компании соискателем.