Удаление электронных документов
Необходимо ли организациям проводить предварительное утверждение решения об удалении документов, если срок их действия истек, и они не являются юридическими или налоговым?
Необходимо ли организациям проводить предварительное утверждение решения об удалении документов, если срок их действия истек, и они не являются юридическими или налоговым?
В прошлом декабре (2011 года) мы провели исследование по данной теме, и доля ответивших составила 2% от всех респондентов. Некоторые читатели блога отметили, что праздничные дни, возможно, не лучшее время для проведения такого рода исследований, и, приняв это во внимание, мы повторили попытку. Количество ответивших осталось на прежнем уровне, однако мы добавили несколько дополнительных вопросов и получили новые данные.
В целом результаты обоих исследований совпали. Почти все респонденты (96%) сообщили, что они предварительно утверждают решение об уничтожении бумажных документов, которые хранятся вне офиса, а большинство ответивших (78–82%) также знакомы с процессом предварительного утверждения решения об уничтожении физических документов в офисе. В процесс согласования чаще всего оказывались вовлечены следующие подразделения:
● отдел делопроизводства,
● юридический отдел,
● подразделение, занимающееся налоговым учетом,
● а также отделы-владельцы уничтожаемых документов.
Процесс предварительного утверждения решения об удалении электронных документов более применим к документам, хранящимся локально (73% во 2-м исследовании), особенно в хранилищах большого объема; чем к электронным документам, хранящимся вне офиса или на облачном сервере (61% во 2-м исследовании).
Было предложено добавить в опрос четыре новых вопроса, отражающих существующую практику утверждения решения об удалении или уничтожении документов. Мы обнаружили, что, судя по ответам наших респондентов, на делопроизводителей обычно не возлагается ответственность вынесения окончательного решения по вопросу: следовать или нет политике хранения документов. Обычно такая ответственность лежит на бизнес-единице – владельце документов, или объединении, включающем данную бизнес-единицу. Отдел делопроизводства – лишь следующий в списке принимающих окончательное решение.
|
Кто принимает конечные решения при разрешении спорных ситуаций и по соблюдению установленной политики хранения для физических документов, хранимых в офисе? |
Бизнес-единица/ Владелец – 32%; Отдел делопроизводства (здесь и далее ОД) – 23%; Группа (сообщество) – 20%; |
|
Кто принимает конечные решения при разрешении коллизий и по соблюдению установленной политики хранения для физических документов, хранимых вне офиса? |
Группа (сообщество) – 33% ОД – 22% |
|
На ком лежит основная ответственность за процесс утверждения решения об удалении электронных документов, хранящихся локально? |
Группа (сообщество)/ бизнес-единица/ владелец – 22%, ОД – 19% |
|
На ком лежит основная ответственность за процесс утверждения решения об удалении электронных документов, хранящихся удаленно и/или «в облаке»? |
Группа (сообщество) – 30%, ОД/бизнес-единица/владелец – 16% |
Результаты исследования говорят, что для того, чтобы сделать процесс уничтожения/удаления документов в корпоративных системах управления документами эффективным и имеющим юридическую силу, мы должны иметь возможность создать бизнес-процесс утверждения такого решения.
Я пообщалась с нашими экспертами из GimmalSoft Compliance Suite и узнала, что в стандартной поставке системы маршрут бизнес-процесса уничтожения документов состоит из одного этапа. Если организации хотят добавить еще этапы согласования, они могут модифицировать стандартный маршрут.
В данной статье использовались материалы выборочного исследования на основе опроса, который был разослан по электронной почте примерно 2200 контактам, указавшим свою должность как делопроизводитель, специалист по управлению информацией, руководитель отдела делопроизводства, руководитель отдела по управлению информацией. Мы получили 49 ответов (2%) в первом исследовании и 46 ответов (2%) во втором. Государственные учреждения и нефтяные и газовые компании составили большинство респондентов, примерно одну треть от всех ответов в обоих опросах.
Автор: Susan Cisco, директор Gimmal Group
Источник: www.aiim.org
Перевод: компания DIRECTUM.
Комментарии 3
Хорошая статья, хороший перевод. Хотела бы внести небольшие, но, на мой взгляд, важные уточнения.
«Предварительное одобрение» - это по-нашему утверждение решения о выделении документов к уничтожению, оформляемое у нас в виде акта на уничтожение.
В первом абзаце вместо «и они не являются юридическими или налоговыми» следовало бы сказать «и они не подпадают под запреты на уничтожение, связанные с судебными или налоговыми вопросами».
В третьем абзаце вместо «хранятся вне офиса» лучше, во избежание недопонимания, было бы сказать «находятся на внеофисном хранении».
В пятом абзаце вместо «следовать или нет политике хранения документов» точнее было бы сказать «выполнить действия, предусмотренные перечнем документов с указанием сроков хранения на случай истечения этих сроков». Следование политике под вопрос не ставится! В место «или объединении…» - нужно «либо это решение принимается при участии делового подразделения» (здесь подразумевается – совместно со службой управления документами).
Наталья, большое спасибо за рекомендации. Учтём.
В свое время довелось комментировать этот материал на cnews.ru, правда в готовые текст статьи вошла малая часть комментариев. Пользуясь случаем, приведу вопросы и свои ответы:
1. Согласны ли вы с результатами опроса, который упомянут в отчете, как отражении общего тренда в отрасли? На что он указывает? Можно ли применить подобные данные к России?
Немного смущает, что на вопросы интервью ответили только 2% опрошенных. Такую выборку с очень большой натяжкой можно назвать репрезентативной. Соглашусь в той части, что компании не оставляют без внимания вопросы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Думаю, что эта задача сложнее, чем может показаться на первый взгляд. Во-первых, нередки конфликты требований. Например, документ, содержащий персональные данные, должен быть уничтожен сразу после выполнения задачи. Согласно другим требованиям, документ должен храниться определенный срок. Во-вторых, даже если срок хранения документа истек, не во всех случаях его следует уничтожать. Он может потребоваться в последующих судебных разбирательствах или как источник определенных знаний. В-третьих, с точки зрения налогового законодательства конечный срок хранения документов, равно как и конечность срока, в течение которого организация может быть подвергнута налоговой проверке по делам минувших дней, является своеобразной амнистией для предпринимателей. В этом случае документы чем раньше документы будут уничтожены, тем лучше. Все это делает управление сроками хранения документов очень похожим на управление юридическими рисками .
2. Так ли необходимо создание воркфлоу для автоматизации политики удаления документов в современных системах?
Все зависит от принятой процедуры уничтожения документов. Процедура может быть жестко регламентировано, а уничтожению предществовать создание описей и актов. В этом случае автоматизация такой процедуры поможет проводить ее с меньшими отколнениями от установленных требований.