Универсальных критериев выбора нет

В условиях, когда и крупные зарубежные вендоры предлагают свои полнофункциональные ECM-системы, и добрый десяток российских разработчиков активно продвигает тиражные продукты, ИT-директора сталкиваются с нетривиальной задачей выбора. Последовательность рассуждений, ведущую к правильному результату, предлагает Александр АКСЕЛЬРОД, гендиректор «КОРУС Консалтинг ДМ».

Универсальных критериев выбора ECM-системы не существует, но есть такие, которые позволяют сразу же отсечь часть предложений. Первое, на что нужно смотреть, – это количество сотрудников, которые будут работать с системой. Если оно невелико, предположим, пять–десять человек, то не нужно внедрять тяжелую ECM-платформу, например, IBM FileNet: стоимость этого внедрения в расчете на одного пользователя будет просто фантастической. Лучше остановиться на решении российских вендоров – «1C», или DIRECTUM, или кого-то еще. Такие решения стабильно работают и с гораздо большим количеством пользователей, а стоимость лицензий у отечественных поставщиков ПО существенно ниже.

Следующий критерий, с которым надо подходить к выбору ECM-системы, – это объем контента, как структурированного, так и неструктурированного, который планируется хранить в базе данных. Исходя из него выбирается класс системы.

А дальше, по мере погружения в бизнес компании, открывается масса других, не менее важных критериев. Является ли компания географически распределенной, достаточно ли ей единой централизованной инсталляции или требуется инсталляция распределенная? И если распределенное внедрение предпочтительней, то требуется ли консолидированная отчетность? Важны также предполагаемая защищенность системы (планируется ли работать в ней с конфиденциальными или с секретными документами), поддержка необходимой операционной системы и СУБД и т.п.

Получив ответы на все эти вопросы, можно переходить к функциональности, потому что одно дело – автоматизировать деятельность работников канцелярии, другое – если автоматизации подлежит множество бизнес-процессов (документооборот, закупки, электронный архив, управление цифровым контентом), и к тому же необходима интеграция с учетной системой.

На многих предприятиях существует корпоративный стандарт. И если таковым является IBM, то стоит ли выбирать решение Oracle, не в обиду последней будь сказано, и разводить зоопарк? Другое дело, если ИТ-системы в компании разновендорные.

Особняком стоят вопросы: платное должно быть программное обеспечение для ECM-системы или бесплатное? Как оно лицензируется, т.е. что для компании важнее – количество пользователей, объем контента, какие-то другие функции системы? При этом СЭД на базе СПО не стоит смешивать со средствами коллективной работы, коих существует масса. Все они, начиная с Google Docs, «заточены» под четкое выполнение простых функций, не более того. Делать из них систему электронного оборота со всеми ее атрибутами неправильно даже для маленьких компаний, которым тоже нужно отслеживать сроки прохождения документов, давать по ним поручения, контролировать исполнительскую дисциплину. Как вы в Google Docs выдадите поручения? Так что эта система и другие средства совместной работы, построенные на СПО, для классических систем электронного документооборота – не конкуренты.

Нельзя упускать из вида и важную тенденцию: постепенный рост интереса к мобильным приложениям, которые корнями уходят в систему электронного документооборота. С течением времени многие из них стали представлять собой набор срезов из разных корпоративных информационных систем в одном модуле. Поэтому, выбирая ECM-систему, стоит интересоваться наличием в ней мобильного клиента. В перспективе трех-пяти лет руководителю бизнеса обязательно потребуется возможность консолидации разных задач в одном мобильном приложении.

Источник: ИКС - IKSMEDIA.RU