«Узкие места» при обработке счетов: как избежать аврала

Работа бухгалтера совсем не ограничивается миром активов, пассивов, дебетов и кредитов. Нужно разбираться и во всем, что связано с финансовой и учетной документацией, которая служит основой для внутренних и внешних бизнес-процессов. Чтобы вовремя успеть составить отчет, бухгалтерам часто приходится засиживаться допоздна и трудиться по выходным. При взаимодействии с поставщиками нужно соблюдать сложные процедуры управления счетами, заказами и платежами, а помимо этого документы необходимо своевременно согласовывать, подписывать, сверять, готовить к налоговым проверкам. Большие объемы счетов, ручная подготовка реестров, отсутствие четких регламентов и контроля серьезно усложняют работу и затягивают сроки оплаты. Эти проблемы очевидны и не вызывают удивления у опытных специалистов, но их можно и нужно решать, поскольку во многом они обусловлены недостаточной автоматизацией бизнеса.

Давайте разберемся, с какими трудностями сталкивается большинство отечественных компаний при обработке финансовой документации и что из этого вполне можно доверить ПО, сэкономив тем самым время и деньги, затрачиваемые на трудоемкие операции.

А может быть вы поспорите с нами, и скажете, что проблемы надуманы, и автоматизация этих операций является «автоматизацией ради автоматизации» или «отговорками и нежеланием/неумением бухгалтера выполнять свои прямые обязанности»?

Разные форматы, в которых счета поступают в организацию

Компании ежедневно получают сотни, а в некоторых случаях и тысячи, учетных документов. При этом поступают в организацию они совершенно в разных форматах и разными способами: по обычной почте, курьером, по факсу, по электронной почте. Это серьезно усложняет работу бухгалтера, поскольку каждый отдельно взятый счет, к примеру, должен быть досконально проверен, сопоставлен с заказами на закупку, условиями контракта, графиком платежей, а затем занесен в учетную систему.

Ошибки при ручном вводе

При постоянном потоке входящих документов ошибки, возникающие при ручном вводе информации, неизбежны. К сожалению, некоторые из них обходятся компании в крупную сумму. Например, оплата одного и того же счета дважды, в случае если работник допустил дублирование товаров или услуг. Или оплата неверной суммы в случае опечатки. Или оплата счета, товары по которому еще не поступили.

Сложность процесса согласования

Маршруты согласования могут различаться по количеству визирующих лиц, территориальному месторасположению и текущей доступности. При этом каждый согласующий должен собственноручно заверить документ. И чем больше людей вовлечено, тем сложнее становится отслеживать каждый этап. Процесс визирования бухгалтерских документов нередко сопровождается трудоемкими операциями по сбору счетов, подготовке реестров платежей, контроля оплаты ответственным за него сотрудником. В результате длительного согласования возникает недовольство как внутренних служб компании, ответственных за данные документы, так и внешних поставщиков.

Потеря оригиналов документов

Еще одна неизбежная проблема при работе с большим объемом бумажных документов, и не только бухгалтерских, – их утеря. Это не только негативно отражается на целостности учета, но и увеличивает затраты предприятия на повторный цикл обработки. В случае с финансовой документацией промедление может привести к просрочке оплаты, штрафам по просроченным обязательствам и, как следствие, потере лояльности поставщиков.

Поиск документов и подготовка отчетности

Как зачастую показывает практика, бухгалтер сдает отчетность в последний момент. И это происходит не потому, что у него недостаточно знаний и навыков. Как правило, для проверки необходимо подготовить и собрать огромное количество документов, причем часть сведений приходит, когда уже поджимают сроки. Если речь идет о крупной компании и о десятках тысяч платежных документов, сопровождающих ее деятельность, то поиск нужной информации отнимает неоправданно много времени.

Стоит признать, что традиционный «бумажный» подход к обработке первичной документации устарел и не может решить вышеописанные проблемы. Поскольку от эффективности работы финансовых служб во многом зависит успех компании, необходимо искать новые пути оптимизации бизнеса и выбирать такую систему, которая позволяет: 

●    исключить ошибки при вводе информации;

●    исключить случаи потери счетов;

●    обеспечить прозрачность процесса согласования на всех этапах;

●    сократить длительность и трудозатраты на обработку и согласование оплаты по счетам;

●    обеспечить оперативную подготовку к налоговым и аудиторским проверкам;

●    выполнять поиск нужных документов в различных разрезах.

Решение этих задач нам видится в переходе на электронный документооборот. Сегодня электронные документы имеют юридическую силу, а рынок предлагает множество специализированных решений, поэтому автоматизация финансовых бизнес-процессов является логическим шагом на пути снижения затрат и повышения эффективности работы компании.