Внедрили на троих: опыт автоматизации процессов и документооборота в небольшой компании

До: ручное согласование и сканирование бумажных документов для ЭДО

В «Норд-Вест Инжиниринг», предоставляющей полный цикл услуг по разработке, производству и обслуживанию газоаналитического оборудования, большой документооборот: входящая и исходящая корреспонденция, первичные, внутренние, финансовые документы — всё это необходимо для успешной работы компании.

До внедрения Directum Lite половина документов формировалась в существовавшей на тот момент системе и через ЭДО отправлялась контрагентам. Другая половина — создавалась, согласовывалась, подписывалась и передавалась исполнителям в бумажном виде, и все связанные процессы проходили в ручном режиме. Документооборот контролировал генеральный директор, но на это уходило много сил и времени. Были риски:

• потерять важную информацию;
• упустить из виду приоритетные задачи;
• допустить серьезные ошибки при работе с документами.

Из-за рутины и попыток удержать процессы под контролем у руководителя не оставалось времени на главное — стратегические задачи и развитие бизнеса. От этого заметно проседала эффективность работы организации.

Критерии, по которым выбирали ПО

Руководство понимало: для решения проблем нужна информационная система, которая подойдет небольшой компании, вернее, для трех пользователей, закроет потребности по автоматизации документооборота и при этом будет проста для сотрудников. Облачная версия Directum Lite подошла по всем критериям:

• все документы хранятся в одной системе;
• можно настраивать процессы согласования под свои требования;
• документы автоматически заносятся в журнал регистрации, где их можно быстро найти;
• отражается вся информация о работе с документом: у кого он на согласовании, кому поступит в работу, где задерживается;
• документы на подпись приходят генеральному директору отдельной задачей, в системе легко отследить историю работы с письмом, договором, актом или счетом.

Как внедряли систему

ПО установили самостоятельно, вернее, эту работу взял на себя генеральный директор, под контролем специалистов команды Directum. Для управления входящей и исходящей корреспонденцией, внутренним документооборотом и договорной работой внедрили решения «Делопроизводство» и «Договоры».

И сразу же началось обучение. Поначалу казалось, что 3 сотрудника быстро научатся пользоваться системой. Но практика показала: даже в небольшом коллективе нужно полноценное обучение и работа с персоналом, который не хочет что-либо менять в своих должностных обязанностях. Справиться с сопротивлением помог личный авторитет генерального директора «Норд-Вест Инжиниринг», который сначала изучил систему по обширной справке и видеороликам с инструкциями, а потом научил всему и подчиненных.

После: экономия времени для решения стратегических задач компании

Пока рано говорить о том, что система для трех пользователей окупилась. Но положительные изменения в компании уже ощутили. Процессы стали проходить быстрее, повысились их управляемость и эффективность благодаря тому, что:

• больше не нужно регистрировать документы в бумажном журнале — в системе это делается в один клик;
• все делопроизводство ведется в одной системе, письма не теряются, информацию можно быстро найти благодаря удобному поиску;
• стал прозрачным контроль за движением документов;
• согласование документов проходит в системе, по заранее настроенным маршрутам, процесс стал в разы быстрее;
• руководителю больше не нужно связываться с сотрудником, чтобы узнать статус документа — вся информация есть в системе.

Возможности «на вырост»

Любой бизнес развивается, и команда из 3 пользователей через несколько лет может расшириться до 50. «Вырастить» систему вместе с компанией — дешевле и проще, чем покупать ПО, когда уже сильно увеличились штат сотрудников и количество бизнес-процессов. Потому что не нужно убеждать в пользе изменений большой коллектив и сразу всех учить работать в «цифре». А изначально внедренную систему нужно лишь масштабировать и добавить ей новую функциональность. Directum Lite можно адаптировать под изменившиеся условия даже без помощи разработчика — с помощью no-code.