Вопросы к эксперту: выбор и доработка СЭД

На вопросы читателей журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота» отвечает Павел Бурка, консультант отдела внедрения DIRECTUM

Как выбрать СЭД, чтобы руководителю было удобно оценивать работу сотрудников и предприятия в целом?

Под системой электронного документооборота иногда понимается некий файловый архив, который позволяет управлять документами в рамках одной организации. При таком понимании СЭД не может быть источником достаточного количества информации для руководителя. Просто контролировать документооборот – это не значит контролировать работу предприятия. Можно, конечно, считать количество созданных документов, количество документов, отправленных в архив, но это не дает контроля над деятельностью компании в целом. Поэтому я бы посоветовал систему с расширенным функционалом, позволяющим автоматизировать бизнес-процессы в организации и отследить выполнение задач по этим бизнес-процессам, то есть систему с наличием модуля workflow. Если говорить о выборе определенного механизма workflow, то он должен быть интуитивно понятным, чтобы сотрудник в организации, ответственный за ведение каких-либо процессов, мог самостоятельно, не прибегая к помощи разработчика, менять бизнес-процессы. В этом случае можно отследить показатели по загруженности сотрудников рабочими задачами, скорости прохождения бизнес-процессов и другие показатели.

Можно ли доработать систему под требования конкретной компании?

Вообще, каждое внедрение начинается с этапа исследования бизнес-процессов компании. В рамках бизнес-консалтинга наши консультанты проводят работы по анализу бизнес-процессов в этой компании, смотрят, насколько они актуальны, анализируют, выявляют узкие места, выдают рекомендации, после чего составляется документ, в котором согласовываются те бизнес-процессы, которые будут настроены в СЭД. Далее консультанты «перекладывают» эти процессы на возможности нашей системы. То есть доработка системы под конкретную компанию сводится, главным образом, к тому, чтобы переложить существующие процессы на возможности системы. А дальше уже настраиваются частности, например, организации нужна настройка определенного отчета.

Часто компании хотят полностью перенести свои процессы в существующем виде в систему, поскольку не планируют менять привычных процессов. Некоторые – просят поставить правильную работу с учетом рекомендаций консультантов. На мой взгляд, это более правильный подход, поскольку консультанты по-другому видят привычную работу – сверху, они как эксперты способны оценить, как оптимально организовать взаимодействие в СЭД, в том числе для удобства управленческого состава.

У консультантов есть богатый опыт внедрения, они знают все подводные камни и типовые варианты решения вопросов. Но в любом случае в основе каждого нашего проекта лежит принцип разумной адаптации системы под нужды конкретного заказчика, поэтому в процессе внедрения мы учитываем все замечания и пожелания пользователей.

Если говорить о практике, то в основном доработки касаются регламентации договорных процессов – типовых маршрутов, настройки справочников, вынесения дополнительных реквизитов в карточке документа, настройки определенных отчетов. Исходя из многолетнего опыта общения с заказчиками у нас выработаны так называемые бизнес-решения: набор компонент, технических и методических средств, которые включают еще и достижение определенных показателей эффективности в процессе внедрения. Это помогает заранее учесть необходимость доработок для учета специфики предприятия и провести их эффективно. Самые востребованные бизнес-решения – «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами».

Источник: Журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота", №8 2012