Впереди — Документооборот 3.0

Сергей Бушмелев

Сегодня модно говорить не только о версиях программных продуктов, но и о версиях целых технологий. И именно с этой точки зрения мы предлагаем представить себе эволюцию электронного документооборота: от версии 0.1 до версии 3.0.

Основы современного электронного документооборота были заложены в «традиционном» делопроизводстве. Бумажный, или, по нашей классификации, Документооборот версии 0.1, стал платформой для электронного документооборота, определив регламенты и процессы обработки документов, сформировав структуру метаданных о документах.

В те далекие времена бумажные документы проходили нелегкий путь доставки адресату традиционной почтой или курьером, регистрации вручную в канцелярии и передачи в архивное хранение в виде многостраничной подшивки. И если бы не низкая скорость перемещения и катастрофически высокий процент потерявшихся бумаг, неприемлемые для растущих потребностей XX века, такой вид документооборота продолжал бы существовать еще очень долго.

Коренным образом положение и сущность документооборота изменили всеобщая компьютеризация, Интернет и электронная почта, способствовавшие популярности электронных документов и их виртуальной циркуляции. Благодаря этому в конце ХХ века документооборот прошел несколько стадий виртуализации: от первых спонтанных опытов применения электронной почты и локальных папок в качестве средств документационного обмена (Документооборот 0.2, 0.3 и т. д.) до систематического использования ИТ для обеспечения движения документов (Документооборот 0.9). Все эти механизмы делали обмен документами более эффективным и оперативным.

Постепенно к середине 90-х годов XX века используемые ИТ оформились в отдельный класс программных продуктов — системы электронного документооборота. Так появилась версия электронного документооборота 1.0. Во многом она была революционной: впервые эта сфера удостоилась целенаправленного внимания разработчиков ПО (как на Западе, так и в России). С другой стороны, документооборот 1.0 имел ряд ограничений. Прежде всего, первые средства автоматизации документооборота были ориентированы только на профильные отделы и сотрудников (делопроизводство, канцелярия, секретариат), не охватывая работу всех сотрудников компании, что влекло за собой лишние преобразования документов, отсутствие единой среды хранения и управления всеми видами корпоративной неструктурированной информации. Кроме того, Документооборот 1.0 унаследовал недостатки своих предшественников (версий 0.2 — 0.9), а именно: электронные документы не обладали юридической силой, т. е. обмен такими документами между сторонними организациями был невозможен. СЭД оставались локальным, частным решением, облегчающим работу с документами внутри компании, но не распространяющимся за ее пределы.

Первое ограничение — частичный охват — преодолевается трудно и сложно, многие компании только сейчас начинают внедрять средства управления контентом (Enterprise Content Management), охватывающие множество пользователей и процессов в компании. Осознание роли ECM, появление мощных, но простых в использовании инструментов работы с документами, имеющихся на рабочем столе каждого сотрудника предприятия и взаимодействующих с единой инфраструктурой хранения и управления неструктурированной информацией, — это и есть переход к Документообороту версии 2.0.

Однако Документооборот 2.0 сохранил другое ограничение — проблемы обмена документами между сторонними организациями. Ситуация осложняется и тем, что многочисленные ECM-системы эпохи Документооборота 2.0 существенно отличаются друг от друга. Недостаточность законодательной базы и отсутствие единых стандартов затрудняют полноценный и юридически значимый документооборот между сторонними компаниями с разными ECM-системами.

Преодолеть названные трудности призван Документооборот 3.0. Являясь сегодня в большей степени концепцией, в будущем он должен совместить в себе преимущества комплексной автоматизации своих предшественников — версий 1.0 и 2.0 с возможностями юридически значимого обмена документами между компаниями, свойственного прародителю — традиционному Документообороту 0.1. Приблизить это будущее — наиболее актуальная задача для всех, кто заинтересован в том, чтобы повысить эффективность работы компаний и упростить их взаимодействие.