Вы все еще совещаетесь?

Недавно коллега подкинул ссылку на интересную статью. В статье сравнивался "старый" стиль управления, основанный на многочисленных совещаниях и "новый", где роль совещаний сводилась к минимуму, а производственные коммуникации строились с помощью электронной почты, чата и внутренней социальной среды. Приводились доводы в пользу и нового, и старого подходов, и вывод вроде бы напрашивался сам: организация сама определяет пропорции "личного" и "электронного" взаимодействия. В зависимости от характера деятельности, принятой модели управления, культуры и т.п.

Если рассматривать абстрактные организации, то так или иначе разговор сведется к этой простой и бесполезной мысли. Можно попытаться ввести какую-то классификацию, например, по модели управления, по характеру деятельности организации. Или же наоборот, разбить все совещания на виды, и уже для вида определить, будет ли его перевод в "электронную форму" эффективным или нет. Но это уже тема для хорошей статьи. Мне же, пользуясь форматом блога, хотелось бы рассказать о своем персональном опыте и вовлечь в дискуссию читателей. Итак, попробую систематизировать свой опыт.

Чаты. Хороши для оповещения коллег, всех или большой группы. Для персональных коммуникации не всегда удобное средство - можно забыть "уйти в приват" и тогда частные вещи становятся достоянием слишком большой аудитории. Широковещательный режим чата способствует тому, что важная информация разбавляется изрядной долей спама.

Системы мгновенного обмена сообщениями. Позволяют мгновенно решать мелкие вопросы, что называется, не вставая со своего рабочего места. Хорошая альтернатива телефонным звонкам. Правда, если суть вопроса не получается уместить в паре предложений, то я лучше позвоню по телефону или, если есть такая возможность, встречусь лично. Во-первых, набирать текст на клавиатуре у меня получается медленнее, чем говорить, а во-вторых, к личному общению прибегаю в случаях, если не уверен, что смогу по "коммуникатору" [Microsoft Office Communicator] мотивировать участника сделать то, что мне надо. Личного обаяния еще никто не отменял :) Не рассматриваю как стопроцентную альтернативу совещаниям, но регулярное общение при помощи мгновенных сообщений уменьшает количество ситуаций, когда требуется собирать совещание.

Объединенные коммуникации (Unified Communications). Скажу сразу, что пользовался только "скайпом", голосовыми сервисами "аськи" и "коммуникатора", так что в моем сознании это скорее замена голосовой телефонии.  Про недешевые средства телеприсутствия только читал, вживую не видел и тем более не тестировал.

Внутренняя социальная среда. Читаю внутренние блоги, иногда что-то пишу. Раз в год на внутренней доске объявлений (разумеется, электронной :) ) вывешиваю объявление, где приглашаю коллег угоститься, чем бог пошлет. Неформальный характер социальной медиа позволяет высказать спорное мнение, или (что думаю, чаще) просто подурачиться. Производственные вопросы сам с помощью неформальной социальной среды (блоги, форумы) решаю редко. Во-первых, не всегда вопросы можно вынести "на всеобщее обозрение" - хотелось бы контролировать аудиторию. Во-вторых, не всегда это бывает эффективно. На вопрос отвечает, как правило, небольшое количество респондентов, и не всегда те, от которых бы хотел услышать ответ. Но как среда взаимодействия для рабочей группы - архиполезная вещь. Можно быстро собрать воедино документы, систематизировать информацию в виде вики.

Электронная почта. Первое средство для взаимодействия с внешними контрагентами. Тем не менее, уже не вспомню, как обходился без электронной почты. И когда писал бумажные письма (официальная переписка не в счет). Регулярно получаю письма от коллег - как правило, это ссылки на веб-страницы, реже документы. Получаю и отправляю задания другим сотрудникам редко - видимо, в силу наличия в компании СЭД. Тем более, что быстро найти взглядом нужное письмо в ворохе входящей корреспонденции (письма внешних контрагентов, рассылки, рекламная информация и.т.п.) непросто. Не скажу за других, но в моем сознании электронная почта и совещания - субстанции параллельные, одно другое не заменяет.

СЭД. Регулярно использую в общении с коллегами. И не только как транспорт для официального (заявления, заявки) и "производственного" (проекты документов) контента, но и для обсуждения производственных вопросов. На мой взгляд, формат "задача-задание" является этаким растянутым во времени совещанием, когда участник вступает в совещание тогда, когда у него есть время: рецензирует документ, отвечает на вопрос. Так что СЭД действительно способна сократить количество и длительность "живых" совещаний, созывая последние только по действительно важным вопросам. Еще СЭД - это питательная среда для развития горизонтальных связей в коллективе, а возможность установить срок, к которому необходимо выполнить задание и поставить наблюдателя укрепляет горизонтальную связь вполне реальной вертикалью.

А что вы думаете по этому поводу? Какие еще механизмы "электронного взаимодействия", способные если не заменить, то уменьшить необходимость в "живых" совещаниях? Или это вообще не нужно делать?