Зачем бизнесу HR-экосистема, если есть точечные решения

Альтернатива — использовать экосистемные продукты, на базе которых можно эффективно управлять разными бизнес-процессами. Практика показывает, что такой вариант обеспечивает удобство работы и существенную экономию ресурсов. Издание CNews изучило, как это происходит, на примере Directum HR Pro — части комплексной экосистемы Directum.

Почему 1+1=3: бонусы экосистемного подхода

Главное достоинство продуктов с широкой и разнонаправленной функциональностью — их способность закрывать сразу несколько задач в рамках единой платформы. Это дает бизнесу ряд стратегических преимуществ.

Один продукт — одна ИТ-команда

Каждая новая система — это не только лицензии, но и кадровые последствия. Причем чем сложнее ПО, тем актуальнее проблема. В сегменте B2B не работает привычная схема, когда установил приложение — и оно сразу же работает. В случае со сложным программным обеспечением для его развертывания потребуется слаженное взаимодействие команд как со стороны вендора, так и со стороны заказчика, в штате которого обязательно должны быть квалифицированные ИТ-специалисты.

Узкопрофильные решения требуют «персональных» администраторов: один для HR-системы, другой для документооборота, третий для архива. Получается «цифровой Вавилон», где каждый работник говорит на языке своего ПО.

При экосистемном подходе текущие ИТ-специалисты, освоив единую платформу, смогут поддерживать все модули — от кадров до проектного управления. Это снижает потребность в дополнительном обучении и исключает дублирование функций.

Оптимизация инфраструктуры

При классическом подходе к цифровизации компаниям приходится развертывать отдельные серверы для каждой системы. Такой сервер требует выделенных ресурсов, индивидуальной настройки и регулярного обслуживания, что увеличивает нагрузку на ИТ-отдел.

Экосистемные решения обычно развертываются в единой инсталляции, что дает возможность избежать затрат на дополнительные серверные мощности и упрощает техническую поддержку. Для бизнеса это способ перераспределить ресурсы ИТ-специалистов с рутинного обслуживания разрозненных систем на более важные задачи.

Меньше затрат на интеграции

Как качественная интеграция систем упрощает жизнь кадровика Внедряя отдельные системы для разных процессов, компании сталкиваются с неизбежным следствием — необходимостью «подружить» программы между собой. Каждое такое подключение требует отдельной проработки: подготовки данных, разработки API, настройки механизмов обмена и отладки взаимодействия. Например, создание и утверждение локального нормативного акта в одной системе, а ознакомление сотрудников — в другой требуют координации.

При экосистемном подходе все процессы идут в единой среде по заранее согласованным правилам. ЛНА создается, согласуется, регистрируется в модуле делопроизводства, а затем может быть сразу отправлен на ознакомление сотрудникам. Больше того — вопросы архивного хранения с корректными сроками тоже решаются в одной системе благодаря архивному модулю.

Результат — процессы идут быстрее, а ИТ-отдел тратит время на развитие, а не на стыковку разрозненных систем.

Безопасность без повторных проверок

Цифровизация кадров: почему безопасность превыше всего При внедрении нового программного обеспечения проверка на соответствие требованиям информационной безопасности становится отдельным проектом. Каждый раз специалистам приходится заново анализировать архитектуру, механизмы защиты данных и потенциальные уязвимости.

На контрасте общая платформа означает одинаковые подходы к аутентификации, шифрованию данных и управлению доступом. Когда служба безопасности уже проверила ядро системы, добавление новых функций требует лишь точечного контроля, а не полного аудита. Это не означает снижения требований, но исключает дублирование действий.

Единый интерфейс для всех задач

Если каждая программа выглядит и работает по-своему, управление превращается в постоянное переключение контекста. Разные логины, непохожие меню, свои горячие клавиши. Экосистемные продукты предлагают единый UX-дизайн: где бы ни находились нужные данные — в HR-модуле или системе договоров — интерфейс остается привычным.

Такой подход особенно важен для руководителей, ведь им приходится работать по совершенно разным задачам и нужен доступ и к кадровым отчетам, и к финансовым показателям, и к статусам проектов. При этом рядовые сотрудники также получают преимущества от последовательного и понятного интерфейса: когда все задачи можно решить в одном окне, удобно всем.

Один вендор — меньше хлопот

Разные системы означают отличающиеся условия договоров: где-то техподдержка включена в стоимость, где-то оплачивается отдельно; одни обновления выходят ежеквартально, другие по мере готовности. Это создает постоянную головную боль для ответственных сотрудников: нужно помнить сроки десятков соглашений, вести отдельные переговоры с каждым поставщиком.

Экосистемный подход сокращает эту нагрузку. Один договор вместо пяти, единый контакт по всем вопросам поддержки, синхронизированный цикл обновлений. Финансовый отдел получает прозрачную схему оплаты, юристы — стандартизированные условия, а ИТ-служба — единую точку ответственности.

Что учесть при выборе экосистемного подхода

Консолидация процессов в единой среде сулит значительные выгоды, но за синергией всегда стоит определенная цена. Прежде чем сделать выбор, важно трезво оценить не только преимущества, но и ограничения комплексных ИТ-систем.

Зависимость от вендора

Концентрация процессов на одной платформе создает риски технологической зависимости. Компания оказывается связанной не только архитектурными решениями и стандартами поставщика, но и его стратегией развития продукта, политикой лицензирования и приоритетами в разработке новых функций. Эта связь усиливается со временем: накопленные данные, настроенные интеграции и обученные сотрудники создают комплексную систему, которую невозможно быстро заменить.

Если по каким-то причинам понадобится сменить платформу, потребуется масштабная трансформация, сопоставимая по сложности с первоначальным внедрением.

Неравномерность развития модулей

Большинство вендоров развивают экосистемы из определенного ядра — будь то ERP, документооборот или CRM. Как следствие, разные компоненты могут демонстрировать различный уровень зрелости и функциональной полноты. Решения, не входящие в основную компетенцию вендора, иногда уступают лучшим отраслевым практикам.

Потребуются профильные эксперты

Несмотря на унификацию технической поддержки, для эффективной работы с каждым бизнес-направлением нужны профильные методологи. Глубокие знания специфики кадрового делопроизводства или архивного дела невозможно заменить общей подготовкой по платформе.

Затяжной старт

Интеграция разнородных процессов в единую экосистему часто требует более сложного и длительного внедрения по сравнению с точечными решениями. Необходимость одновременной настройки множества модулей может увеличивать сроки выхода на операционную эффективность.

Компромиссы в функциональности

Универсальные платформы иногда вынуждены жертвовать глубиной проработки отдельных функций ради обеспечения целостности решения. В некоторых случаях специализированные системы предлагают более гибкие возможности для нестандартных бизнес-процессов.

Сбалансированный подход к выбору

Эти ограничения не отменяют преимуществ экосистем, но подчеркивают важность взвешенного отношения к подбору ПО.

Стоит помнить, что ключевой плюс экосистемы — возможность наращивать функциональность по мере развития компании. Если задел на перспективу важен для бизнеса, ему стоит присмотреться к комплексным продуктам.

Айрат Сибгатуллин

директор продукта Directum HR Pro

Экосистемный подход — это возможность решать все бизнес-задачи в едином цифровом пространстве. Руководители получают один интерфейс для управления всеми процессами. ИТ-специалисты работают с одной платформой вместо набора разрозненных систем. Компания приобретает не просто HR-решение, а основу для цифрового роста.

Ниже на примере системы Directum HR Pro рассмотрим конкретные кейсы взаимодействия разных решений между собой.

HR-процессы в экосистеме: примеры

Айрат Сибгатуллин, Directum: Базового КЭДО уже мало Бизнесу сегодня нужен не просто набор продуктов, а целостная цифровая среда для управления процессами — от стратегического планирования до операционной работы. Именно такую задачу решает экосистема Directum, в которой доступен широкий пул возможностей — от управления целями и KPI до базового делопроизводства.

Directum HR Pro — часть экосистемы Directum. ПО отвечает за управление кадровыми процессами и документами. При этом еще больше возможностей для клиентов открывается в связке решений HR Pro с другими компонентами большой экосистемы.

Вот лишь несколько примеров.

Кадровый ЭДО + «Делопроизводство»

Directum HR Pro в связке с решением «Делопроизводство» обеспечивает бесшовную интеграцию кадровых и организационных документов. Приказ о приеме на работу автоматически регистрируется в соответствующих журналах учета, прикрепляется к делам и учитывается в общей системе документооборота без необходимости дублировать информацию или вручную переносить данные между системами.

Кадровый ЭДО + «Регламентирующие документы»

В большинстве компаний жизнь локального акта заканчивается после подписания. В Directum она только начинается: модуль «Регламентирующие документы» ведет каждый ЛНА от первой черновой версии до архивации. Автоматические напоминания о пересмотре, контроль актуальности связанных документов, аналитика по частоте изменений — система обеспечивает реальное применение нормативной документации. Главное: в HR Pro ознакомление с регламентирующими документами можно провести не только в бумажном виде «под роспись», но и в цифре.

Кадровый ЭДО + «Долговременный архив»

Часто HR-системы просто хранят кадровые документы. Directum HR Pro вместе с модулем «Долговременный архив» автоматизирует весь цикл: от определения сроков хранения до своевременного уничтожения. Система сама напоминает о необходимости экспертизы ценности и фиксирует все действия.

Айрат Сибгатуллин

директор продукта Directum HR Pro

Directum HR Pro — это законченный продукт для цифровизации кадровых процессов, но его мощь раскрывается внутри экосистемы. Вы начинаете с автоматизации HR, а получаете инструмент, который соединяет кадровые процессы с документооборотом, управлением проектами и аналитикой. Сегодня приказы и отпуска, завтра — интеграция KPI сотрудников с бизнес-метриками компании, причем без смены платформы и болезненных интеграций.

Кадры в общем цифровом контуре

Выбор HR-решения, встроенного в бизнес-экосистему, — это инвестиция в эффективность компании. Такой подход помогает решать текущие кадровые задачи и в то же время создает основу для цифровой трансформации всех смежных процессов.

Directum HR Pro демонстрирует, как интеграция с другими бизнес-модулями превращает стандартные HR-функции в часть единого цифрового контура предприятия. В результате компания получает комплексное решение для управления персоналом в контексте всех бизнес-процессов.

Источник: CNews

Изображение на обложке от freepik