Документооборот из подручных средств

Какими бы серьезными ни были требования заказчиков к ECM-системам и каким бы зрелым ни был рынок Enterprise Content Management, всегда найдется место решениям по управлению документами, собранным из общедоступных компонент.

Если окинуть быстрым взглядом задачи, возникающие при управлении документооборотом, то окажется, что для того чтобы получить быстрый и вполне рабочий результат достаточно приложить совсем не много усилий. А именно, нужно:

                   1. Определиться с хранением и поиском документов.

                   2. Организовать взаимодействие сотрудников (в первую очередь начальников с подчиненными, хотя не менее важны и горизонтальные связи).

                   3. Сформировать и поддерживать в актуальном состоянии некоторый несложный набор правил работы со всеми используемыми инструментами.

Этим постом мы с Михаилом Романовым попробуем начать цикл «Документооборот из подручных средств». Итак…

Архив

За основу архива возьмем файловую систему. Что нам нужно?

1.   Хранить тела документов.

2.   Разграничивать права на документы.

3.   Уметь документы искать. Причем искать документы можно по-разному: можно задавать структуру хранения заранее, размещая документы в правильных папках, а можно искать документы по атрибутам или тексту.

4.   Ну, и собственно, работать с документами: создавать, читать, править, пересылать, подписывать и т.п. Для этого нам нужен надежный и быстрый доступ.

Хранение

Начнем с хранения. Нам должно быть без разницы, документы каких форматов мы храним. Мы их будем размещать в папках на общем ресурсе. Поскольку наиболее распространенной ОС у нас является Windows, мы будем использовать ее возможности по созданию разделяемых сетевых папок.

Однако, у нас нет возможности размещать карточки документов, т.е. нет метаданных. Это существенное ограничение, т.к. резко сокращает возможности поиска, но мы попробуем с ним смириться, тем более, что документы некоторых офисных форматов содержат метаданные внутри.

Другое ограничение состоит в том, что каждый документ будет лежать только в одной папке. Однако и здесь можно его обойти (пусть не очень удобным способом) – будем создавать ссылки на документы (*.lnk).

Права доступа

Сразу же нужно разграничить доступ. Возможности назначения прав доступа в NTFS достаточно богатые. Нужны следующие права:

·         администратору архива – полные права на архив;

·         всем пользователям – запрет на удаление документов (в т.ч. на собственные документы); разрешение на создание папок и документов; разрешения на чтение всех документов и полные права на собственные документы и папки (но остается запрет удаления).

Ограничения: администратор видит все документы и может их удалить. Серьезные документы с коммерческой тайной в такой архив не положишь. Руководителю придется хранить их отдельно и управлять таким архивом самостоятельно.

Впоследствии при создании документов и папок пользователь будет назначать им права вручную, либо эти права будут наследоваться от папки, где размещен документ.

В следующем посте – поиск и доступ к документам.